Kufungua kikasha chako cha barua pepe kunaweza kuwa kama kufungua sanduku la Pandora la sarufi isiyofaa, tahajia mbaya, na ladha mbaya. Fikiria maoni ambayo barua pepe zako hufanya kwa wengine; daima ni wakati sahihi wa kuweka barua pepe zako mbali na kifurushi. Fuata hatua hizi na uboreshe adabu yako ya barua pepe.
Hatua
Hatua ya 1. Weka barua pepe yako fupi, mazungumzo, na umakini
Ni ngumu kusoma barua kwenye skrini ya kompyuta kuliko kwenye karatasi, kwa hivyo weka barua pepe fupi na kwa uhakika. Ingawa hakuna urefu mzuri wa barua pepe, fanya sentensi fupi, karibu maneno 8-12 na uacha nafasi kati ya aya.
Katika barua pepe ya kazini, nenda moja kwa moja kwa uhakika: "Natumai uta …" "Nadhani tunapaswa…." nk kulia mbele, na kufanya kesi hiyo katika mistari ifuatayo. Watu wengi husoma tu mistari michache ya kwanza kabla ya kuamua kujibu au kuweka akiba baadaye. Mstari huo unapaswa kutoa "nyama" ya kutosha ili kuruhusu uamuzi unaofaa. Kwa barua pepe za kibinafsi, mara nyingi ni wazo nzuri kufungua na barua fupi ya kibinafsi kabla ya kuingia kwenye hatua kuu ya barua pepe yako
Hatua ya 2. Epuka uumbizaji mzuri
Kubadilisha fonti na rangi, kuingiza orodha za risasi, au kutumia HTML kunaweza kufanya barua pepe ionekane kuwa ya kushangaza au kutoa kuwa haiwezi kusoma kwa mpokeaji, hata ikiwa muundo huo unaonekana sawa kwenye kompyuta yako. Weka rahisi.
Hatua ya 3. Punguza viambatisho
Usiongeze kiambatisho isipokuwa ni lazima. Weka viambatisho vidogo iwezekanavyo. Maombi mengi ya barua pepe yanaweza kutuma na kupokea viambatisho hadi 1 MB, lakini chochote juu ya hiyo inaweza kuwa shida kwako au kwa mpokeaji, na faili ndogo hata zinaweza kuchukua muda mrefu kufungua ikiwa unganisho la barua pepe la mpokeaji ni polepole. Ikiwa unahitaji kutuma faili kubwa, ibonye au zip au utumie huduma za mkondoni ambazo zitakusaidia kutuma faili kubwa kama vile YouSendIt.com. Ikiwa unahitaji kutuma kurasa nyingi, kama vile mipango ya mkutano au marekebisho makubwa ya maandishi, tuma faksi au seti ya kurasa zilizochapishwa kwa barua.
- Usifanye viambatisho vya barua pepe isipokuwa lazima. Isipokuwa kiambatisho ni kikubwa sana kutuma vinginevyo, una hatari ya kupoteza muda wa mpokeaji wako na pengine kuwazuia kufikia viambatisho vyako. Vifaa vingi vya rununu haviwezi kubana faili za zip. Kwa kuongezea ni muhimu kwani faili nyingi za kawaida kama.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word na Powerpoint) tayari ziko katika muundo uliobanwa.
- Kumbuka kuwa watu wengi au wafanyabiashara hawatafungua viambatisho kutoka kwa mtu wasiyemfahamu, na akaunti zingine za barua pepe zimewekwa ili kutuma barua pepe zilizo na viambatisho moja kwa moja kwenye folda ya barua taka, kwa hivyo ikiwa unaomba kazi, kwa mfano, hakikisha unafuata maagizo ya mpokeaji kuhusu viambatisho. Ikiwa hakuna maagizo yaliyopewa, tuma barua pepe nyingine kumruhusu mpokeaji ajue utatuma barua pepe na kiambatisho.
Hatua ya 4. Fikiria kabla ya kutuma
Usitumie barua pepe wakati una hisia. Jisikie huru kuandika mada na maandishi ya barua pepe, kisha uihifadhi. Ongeza tu wapokeaji na uitume baada ya kuwa na muda wa kufikiria juu ya kile unachotuma; unaweza kubadilisha mawazo yako na kuwa bora kwako.
Barua pepe pia imekuwa nyenzo ya kuuliza au kuwaambia watu vitu ambavyo kwa kawaida usingeweza kusema ana kwa ana (jiulize kwanini unakuwa mtu tofauti kimantiki mkondoni?). Ikiwa unatuma mtu chochote, isome tena na ujiulize ikiwa ungewaambia hivi ikiwa walikuwa karibu nawe, au ana kwa ana. Ikiwa iko kwenye mada inayogusa, isome mara mbili.
Hatua ya 5. Kuwa mwangalifu kwa kutumia vifupisho na hisia
Hii inaweza kukubalika katika barua pepe isiyo rasmi kama vile na rafiki. Walakini, katika barua rasmi hautalazimika kumwambia mtu kuwa "unacheka kwa sauti kubwa," watu wanaweza kuiona kuwa haifai, na wanaweza kuhisi unakuwa mpuuzi.
Vifupisho vingine, kama vile "BTW" ya "By the Way," hutumiwa kawaida katika barua pepe na inakubalika kwa jumla isipokuwa kwa barua pepe rasmi, za kitaalam
Njia 1 ya 3: Kuandika Barua pepe mpya
Hatua ya 1. Tumia sehemu za mpokeaji kwa usahihi
Waliojumuishwa kwenye uwanja wa "hadi" wanatarajiwa kuchukua hatua, na wale walio kwenye "CC" ni kwa kuwajulisha wenzao au wakubwa.
- Kuwa mwangalifu kuhusu kuomba ACTION kutoka kwa zaidi ya mtu mmoja katika uwanja wa "Kwa:". Hii inaweza kusababisha juhudi nyingi kwa kazi sawa, au hakuna juhudi kwa sababu inadhaniwa kuwa mtu mwingine anashughulikia ombi.
- Ikiwa unatuma barua pepe kwa orodha ya watu ambao anwani zao unataka kuweka faragha, ziweke zote kwenye uwanja wa BCC na uweke anwani yako mwenyewe kwenye uwanja wa "to".
- Ikiwa unataka kumweka mtu nje ya uzi (kwa mfano, ikiwa amekujulisha kwa mtu mwingine, na sasa wewe na mtu huyo mnashughulikia maelezo kadhaa na hawataki kutia kikasha cha mtangulizi) hoja anwani ya mtu kutoka uwanja wa "kwenda" au CC hadi uwanja wa BCC.
Hatua ya 2. Fanya laini ya mada iwe muhimu
Mstari mzuri wa mada hutoa muhtasari muhimu wa yaliyomo kwenye barua pepe, kuandaa msomaji haraka. Sanduku za barua pepe zinatumiwa mara kwa mara, kwa hivyo laini nzuri ya mada husaidia mpokeaji kuamua kipaumbele cha barua pepe yako. Pia husaidia kuzuia barua pepe yako kufutwa kabla hata haijasomwa. Kwa kuwa mada ni jambo la kwanza mpokeaji wako aone, isiwe na hitilafu, fupi, na epuka mistari ya generic kama "Hi," "Kuna nini," au jina la mpokeaji (wa mwisho anaweza kuzuiwa na vichungi vya kupambana na barua taka).
Epuka kutanguliza ujumbe wako kwa mpokeaji. Toka kwenye tabia ya kuweka alama kila barua pepe kama "Haraka!" au "Kipaumbele cha Juu" au barua pepe zako zitaishia kutibiwa kama mvulana aliyelia mbwa mwitu na wote watapuuzwa. Inakera na ni kimbelembele kudhani ombi lako la barua pepe ni kubwa kwenye foleni kuliko ya mtu mwingine yeyote, haswa Kuwa na neema ya kutosha kumpa mpokeaji sifa kwa kujifanyia kazi jinsi ya kutanguliza ujumbe wako
Njia 2 ya 3: Kujibu barua pepe
Hatua ya 1. Kuwa mwangalifu juu ya nani unakili kwenye majibu
Ukijibu ujumbe kisha CC: mtu wa tatu ambaye mtumaji asilia hakujumuisha, hakikisha akilini mwako kwamba mtumaji asilia hatakasirika juu yake. Habari hii inaweza kuwa "kwa macho yako tu". Hii ni muhimu sana ikiwa mtumaji asili ndiye msimamizi wako wa kazi. Kuwa mwangalifu juu ya kutumia BCC:. Hii inaweza kurudi nyuma ikiwa mtu anayekuwa BCC: 'nitajibu, bila kuona kuwa nakala yao ilikuwa kipofu.
Hatua ya 2. Amua ni nani unapaswa kujibu
Barua pepe zinazotumwa kwako kwa ujumla zinahitaji ujibu mtumaji tu, lakini kwa barua pepe zilizotumwa kwa watu kadhaa, unaweza kuhitaji kuchagua chaguo la "Jibu kwa Wote" kutuma jibu lako kwa kila mtu. Kuwa mwenye busara; kutumia "Jibu Yote" wakati wote hutengeneza mapato kwa wingi na huacha ujumbe ukitetemeka kwenye visanduku vya watu wengi. Fikiria matokeo ya kupokea barua pepe, kupiga jibu yote na huenda kwa watu ishirini na kisha watu hao ishirini wakajibu wote; inaweza kujumuisha haraka sana kwa mamia ya maelfu ya barua pepe na kila mtu anahisi analazimika kugonga "jibu yote" kama njia ya kuweka kila mtu kitanzi kwa sababu hakuna mtu anayejua ni nani anayetakiwa kuisoma na ambaye sio.
Hatua ya 3. Fikiria mara mbili kabla ya kujibu kusema tu asante
Watu wengine hawataki barua pepe inayosema "Asante." Hii inachukua muda wa ziada kufungua barua pepe na kuisoma ili kusoma tu kile unachojua tayari. Watu wengine ni pamoja na laini inayosema "NTN" - "Hakuna Shukrani Inayohitajika."
Hatua ya 4. Fupisha majadiliano marefu
Kutembea kupitia kurasa za majibu ili kuelewa majadiliano ni ya kukasirisha. Badala ya kuendelea kupeleka kamba ya ujumbe, chukua dakika kuifupisha kwa wasomaji wako.
Hatua ya 5. Hakikisha kuingiza maelezo ambayo unaitikia
Watu wengi, na kampuni, huandika na kujibu mamia ya barua pepe kila siku. Epuka kutuma barua pepe isiyojulikana ambayo inasema 'Ndio' tu. Jumuisha swali ambalo mpokeaji ameuliza ili wajue unachojibu. Epuka kumfanya mpokeaji kusogeza chini zaidi ya ujumbe mmoja katika historia.
Hatua ya 6. Jibu mara moja
Ikiwa unahitaji kufanya utafiti au kufikiria kabla ya kujibu barua pepe, au ikiwa uko busy sana kuandika jibu kamili mara moja, tuma jibu fupi kumruhusu mtumaji ajue kuwa umepata barua pepe na kushauri ni lini utajibu.
Hatua ya 7. Kuwa makini
Unapojibu barua pepe, unaweza kuokoa kila mtu wakati kwa kutarajia maswali yoyote au wasiwasi jibu lako linaweza kutokea. Shughulikia haya katika jibu lako kabla ya mtu kutuma barua pepe mpya kuuliza juu yao.
Njia ya 3 ya 3: Baadhi ya Vitu vya Msingi
Hatua ya 1. Usitume barua pepe ambazo ni za kibinafsi
Kwa mfano, epuka kusambaza barua pepe iliyo na siri, haswa ikiwa mtu unayemtumia barua pepe hataki utake. Kufanya hivyo kunaweza kusababisha mpokeaji kukosa kukuamini, na pengine uhusiano wako unaweza kuvurugika. Hakika hutaki hiyo itendeke.
Hatua ya 2. Usisambaze uvumi juu ya watu
Ikiwa unajaribiwa kufanya hivyo, jiweke mwenyewe, na fikiria juu ya jinsi ungehisi ikiwa mtu huyo angeeneza uvumi kukuhusu. Kwa mfano, ikiwa rafiki yako ana sifa ya kuwa mbaya na mwenye nguvu, fikiria juu ya jinsi ungejisikia ikiwa rafiki yako angewaambia marafiki wako wengine juu ya moja ya quirks zako. Hautakuwa na furaha sana, sivyo?
Hatua ya 3. Epuka kujadili biashara za kibinafsi za watu
Kwa mfano, epuka kumjulisha rafiki yako kuwa rafiki yake aliachana na mpenzi wa zamani. Barua pepe sio ya faragha kabisa, kwa hivyo inawezekana kwamba mtu ambaye biashara unayojadili anaweza kuona barua pepe na kukukasirikia na / au kuaibika, na hii inaweza kuharibu uhusiano wako na mtu huyo.
Hatua ya 4. Epuka kuwaka moto
Moto ni kimsingi matusi yaliyotumwa mkondoni kukukosea, kwa hivyo ni muhimu kutokupeleka moto kwa watu wengine au kuanza vita vya moto. Hii inaweza kumfanya mtu mwingine awe mwendawazimu, na unaweza pia kusimamishwa kwa akaunti yako kwa hili.
Hatua ya 5. Epuka kushiriki habari za kibinafsi za wengine bila ruhusa
Hii inaweza kuwa chochote, kutoka kwa umri wa mtu hadi jina la shule anayoenda. Jiweke katika viatu vya mtu mwingine - ungehisije ikiwa mtu anampa rafiki yako anwani ya nyumba yako? Hautafurahi sana, kwa hivyo hakikisha kupata ruhusa kabla ya kushiriki habari za kibinafsi za mtu na wengine kupitia barua pepe, au usifanye hivyo hata kidogo.
Hatua ya 6. Usitumie barua pepe ukiwa na hasira
Itaonyesha umekasirika na unaweza kumkasirisha mtu huyo. Kwa mfano, ikiwa umemkasirikia mtu kazini, na unamtumia mtu huyo barua-pepe kubwa kwa kofia zote, hii inaweza kusababisha mtu uliyemtumia barua pepe kukasirika. Hii ni sawa na kujibu barua pepe; ikiwa umemkasirikia mtu kwa kukutumia ujumbe fulani, zuia kujibu hadi utulie.
Mfano Barua pepe
Mfano Barua pepe Mawaidha ya Mkutano wa Wito
Kusaidia wikiHow na kufungua sampuli zote.
Mfano wa Barua Pepe Kuelezea Sera Mpya
Kusaidia wikiHow na kufungua sampuli zote.
Mfano wa Barua pepe Profesa Kuhusu Swali
Kusaidia wikiHow na kufungua sampuli zote.
Video - Kwa kutumia huduma hii, habari zingine zinaweza kushirikiwa na YouTube
Vidokezo
- Fonti za kawaida hufanya usomaji rahisi. Kwa mfano, Arial, Cambria na Nyembamba. Weka saizi ya fonti kwa kawaida, kwa ujumla isiwe zaidi ya 15. Ikiwa unahitaji kuchukua umakini kwa njia maalum au ya kusisitiza, tumia fonti zenye ujasiri au italiki. Hii ni bora zaidi kuliko kupiga kelele kupitia miji mikuu yote.
- Ikiwa umetumwa mwali, uifute mara moja ili kuepuka kuanzisha vita vya moto.
- Kumbuka kuwa sauti yako haiwezi kusikika kwenye barua pepe. Je! Umewahi kujaribu kejeli katika barua-pepe, na mpokeaji akachukua njia mbaya? Ujumbe wa barua pepe unashindwa kufikisha nuances ya mawasiliano ya maneno. Katika jaribio la kudhihirisha sauti ya sauti, watu wengine hutumia hisia, lakini zitumie kidogo ili usionekane kuwa sio mtaalamu.
Pia, usifikirie kuwa kutumia kiwambo cha tabasamu kutapunguza ujumbe mgumu.
- Epuka kutumia barua pepe kama njia ya kukwepa mawasiliano ya kibinafsi. "Tutakutumia barua pepe" inaweza kuwa sentensi ya kukasirisha zaidi kwa mtu yeyote. Barua pepe haipaswi kukwepa wazo la kuwasiliana ana kwa ana au hata mazungumzo ya simu. Zuia pia kutumia barua pepe kukwepa hali isiyofaa kama kuomba msamaha au kuficha kosa.
- Maliza barua pepe yako kwa adabu. Kufunga kwa taarifa kama "Matakwa mema," "Bahati nzuri," au "Asante mapema kwa msaada wako," inaweza kulainisha hata barua pepe kali na inaweza kutoa jibu zuri zaidi.
- Jihadharini na kutafuta risiti. Wakati kuna visa kadhaa wakati risiti inahitajika inaweza kuhitajika kwa madhumuni ya kutunza kumbukumbu au uthibitisho wa kupokea, mara nyingi hii inakera tu na inamlazimisha msomaji kufanya vitendo vya ziada kushughulikia barua pepe yako. Ikiwa kitu ni cha haraka sana, au unahitaji kuhakikisha kuwa mpokeaji ana ujumbe wako, chukua simu na utumie badala yake.
- Ikiwa umetumwa kitu ambacho kinakufanya usumbufu, kama uvumi uliopelekwa, futa. Haupaswi kutaka kuwa sehemu ya hii.
Maonyo
- Epuka uonevu wa kimtandao. Ni kinyume cha sheria, na inaweza kuathiri sana watu wengine, haswa vijana (inaweza kusababisha kujiua, kwa mfano).
- Usitumie kofia zote. Hii ni mazoezi yasiyo ya lazima na inaweza kumchukiza mpokeaji wako, na kukupa barua ya moto kwa malipo. Miji mikuu yote inachukuliwa kuwa sawa na "kupiga kelele".
- Jiepushe na kusambaza barua ya mnyororo. Kutakuwa na watu wachache sana wanaofurahiya kupokea ujumbe usiohitajika kila wakati. Aina hizi za barua pepe zimejulikana sana kwa kuchafua virusi hatari na hatari ambazo zinaweza kuhamishiwa na kutoka kwa kompyuta. Lengo kusambaza tu ujumbe ambao umepokea moja kwa moja kutoka kwa nyongeza za mazungumzo.
- Usitumie saini yako ya kazi kwa barua pepe za kibinafsi - itakufanya uonekane hauna urafiki.
