Linapokuja suala la kutuma barua pepe kwa huduma kwa wateja, watu wengine wanaweza kuhisi kukwama. Je! Unatengenezaje barua hizi katika fomu ya barua pepe, kwani zilifanywa kwenye karatasi? Ni aina gani ya makongamano au itifaki zinazotumika kwa ombi la huduma kwa wateja? Ingawa hii inatofautiana na tasnia, mkoa, na utamaduni, kuna miongozo ya kawaida ya kuhakikisha kuwa barua pepe zako za huduma kwa wateja zinafaa.
Hatua
Mfano wa Barua pepe
Mfano wa Barua ya Kuthamini Wateja
Kusaidia wikiHow na kufungua sampuli zote.
Sehemu ya 1 ya 3: Kupitia Wavuti
Hatua ya 1. Tafuta jibu
Kabla ya kukaa chini kuandika barua pepe kwa idara ya huduma kwa wateja wa kampuni yoyote, unapaswa kuhakikisha kuwa jibu la swali lako haliko kwenye wavuti yao tayari. Kampuni nyingi zina majibu ya maswali ya kawaida kwenye kurasa anuwai za wavuti yao, kawaida Maswali Yanayoulizwa Sana na kurasa za msaada.
Kawaida unaweza kupata ufikiaji wa sehemu hizi za wavuti ya kampuni kwa kutembeza hadi chini ya ukurasa wowote na kubofya kiunga kinachosema "Wasiliana Nasi" au "Msaada" au "Huduma ya Wateja."
Hatua ya 2. Pata ukurasa wa msaada wa wateja
Ikiwa hauoni kiunga cha huduma kwa wateja chini ya wavuti yao, unaweza kutumia kisanduku cha utaftaji. Mara nyingi kuna uwanja ambao unaweza kucharaza au ikoni ya glasi ya kukuza katika kona ya juu ya kulia ya ukurasa wa kwanza wa kampuni. Andika kwa maneno ya utaftaji kama "huduma ya mteja" au "wasiliana" na ubonyeze kuingia.
-
Mara nyingi ukurasa wa "Wasiliana Nasi" ni mahali ambapo kampuni zitatoa uwanja wa barua pepe kwa wateja kuwasilisha maoni au malalamiko yao.
Angalia ukurasa huu ili kuhakikisha kuwa utatumiwa nakala ya barua pepe; ikiwa sivyo, tafuta tovuti ili utumie anwani ya barua pepe kwenye akaunti yako ya barua pepe ili uweze kuweka rekodi ya barua yako
Hatua ya 3. Tumia upau wa utaftaji
Tafuta kipengee ambacho una swali juu ya upau ule ule wa utaftaji uliotumia kupata anwani ya barua pepe ya huduma ya wateja. Kutafuta suala lako au kuuliza kwa njia hii kunaweza kufunua jibu bila ya kutuma barua pepe kabisa.
- Hii ni muhimu kwa kuonekana kwa akili na kupata heshima wakati unatuma barua pepe. Ikiwa unaandika juu ya kitu ambacho tayari kinaonekana kwenye wavuti, timu ya huduma ya wateja inaweza kukuona kama mteja anayehitaji na wavivu, na kwa hivyo sio faida.
- Angalia Maswali pia. Mara nyingi jibu la swali lako tayari limeulizwa na kuchapishwa kwa njia ya swali linaloulizwa mara kwa mara. Ndiyo sababu tovuti nyingi zina ukurasa kama huu: kuweka barua pepe za huduma kwa wateja kwa kiwango cha chini.
Hatua ya 4. Pitia sera ya kampuni
Ikiwa hautapata jibu la swali lako kwenye upau wa utaftaji au chini ya Maswali Yanayoulizwa Sana, unaweza kuipata katika "Kuhusu Sisi" au urudishe kurasa za sera. Tena, nenda chini kabisa ya wavuti na uangalie viungo vinavyopatikana. Tafuta kiunga chochote ambacho kinaweza kuwa na jibu la swali lako: Kuhusu sisi, Kiashiria, Kadi ya Mkopo, Upatikana wa Bidhaa, Sera ya Kurudisha, Sera ya Faragha, Masharti ya Matumizi, na kadhalika.
Hata ikiwa hautapata jibu chini ya moja ya viungo hivi, ni muhimu kuzipitia kwa sababu unaweza kutumia ujuzi wako wa ziada wa kampuni kupata kile unachohitaji kutoka kwao kwenye barua pepe yako
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandika Barua pepe
Hatua ya 1. Amua ikiwa ni barua pepe ya malalamiko au ya kuthamini
Sio mawasiliano yote ya barua pepe na msaada wa mteja lazima yawe malalamiko au maswali. Unaweza kutaka tu kuwashukuru kwa huduma yao nzuri ya wateja. Barua pepe nzuri kama hizi zinakaribishwa na kampuni nyingi kama vile barua pepe zinazouliza maswali.
Ukweli ni kwamba wakati mwingine, kusajili malalamiko kwa njia ya simu ni haraka na ya moja kwa moja kuliko barua pepe. Barua pepe ni nzuri kwa kuwasilisha shukrani yako au kuuliza swali ambalo halihitaji jibu la haraka, lakini ikiwa unataka suala litatuliwe mara moja, njia bora ni kupiga simu
Hatua ya 2. Andika mstari wa mada wazi
Fanya mstari wako wa mada uwe wa maana na wa uhakika. Unataka mhudumu wa huduma ya wateja ambaye anatazama kikasha chake angalia chako kwanza ili upate majibu haraka. Fanya mada hiyo kuwa fupi, iwe na muhtasari wa barua pepe yako, na uombe kufunguliwa.
Kwa mfano: "Mbwa Alitafuna Dhamana Yangu Ya Maisha Chacos-Inahitaji Kubadilishwa"
Hatua ya 3. Fungua na salamu
Mara tu unapopigilia chini laini ya somo thabiti, hatua inayofuata ni kumsalimu rep rep wa huduma kwa wateja. Usizindue tu katika shida yako. Usingekataa salamu kwenye simu au kwa mtu, sivyo? Inaweza kuwa rahisi kama "Timu ya Huduma ya Wateja Wapendwa."
- Jaribu kupata jina la kuingiza katika salamu yako. Kampuni zingine ndogo zinaweza kuorodhesha majina ya wawakilishi wa huduma zao kwa wateja, na kutumia hii inaweza kukufanya uonekane kuwa wa kupendeza zaidi na kuhitajika kufanya kazi nayo.
- Unaweza kumaliza salamu hii kwa koma au koloni. Huduma ya Wateja wapendwa, AU Huduma ya Wateja Wapendwa:
Hatua ya 4. Weka mazoea ya kawaida ya uandishi
Dumisha heshima ya mwakilishi kwa kutumia aina ya kawaida. Usitumie kofia zote, mchanganyiko wa herufi kubwa na herufi ndogo, au fonti za maandishi. Andika tu kwa kutumia uakifishaji wastani, tahajia, na mtaji. Hii itasaidia barua pepe yako kuchukuliwa kwa uzito.
Hatua ya 5. Kudumisha sauti ya adabu
Weka sauti nzuri, hata ikiwa unasajili malalamiko au unaelezea kuchanganyikiwa kwako. Utathaminiwa zaidi kama mteja na labda utapewa matibabu ya adabu zaidi.
Hatua ya 6. Jitambue
Baada ya salamu yako kwa rep, jitambulishe. Toa jina lako na ueleze wewe ni mteja wa aina gani, iwe ni mara ya kwanza au kurudia. Katika visa vyote viwili, rep atataka kuweka biashara yako. Ikiwa ni muhimu, taja eneo lako la kijiografia (kama vile bidhaa ya nje au huduma).
Hatua ya 7. Kuwa maalum
Tumia lugha maalum katika barua pepe yako. Epuka kutumia maneno ya kawaida, kama "bidhaa yangu;" badala yake, eleza kwa undani bidhaa au huduma ni nini na kwanini bidhaa hii inafaa kutuma barua pepe. Eleza hafla yoyote inayofaa inayohusiana nayo ili mjumbe ajue shida ni nini. Kutoa habari hii katika barua pepe ya kwanza huzuia mazungumzo marefu ya barua pepe.
- Tumia URL ya bidhaa, ikiwa inapatikana, ili rep awe na kumbukumbu ya mara moja kwa maelezo yako.
- Jumuisha kitambulisho chako cha agizo kwenye barua pepe pia, kwani wawakilishi wengi watakuuliza hata hivyo. Nambari hii ya kitambulisho ni jinsi agizo lako linafuatiliwa na kudumishwa katika mfumo wao.
Hatua ya 8. Uliza maswali ya wazi
Nenda kwa uhakika kwenye barua pepe yako. Usipige karibu na kichaka. Mara tu utakapomsalimia rep na kujitambulisha, anza kifungu kipya kinachomwambia mwakilishi haswa kinachoendelea, kwa kutumia lugha maalum iliyotajwa katika hatua ya awali.
Uliza moja kwa moja makubaliano yoyote unayotaka. Unaweza kuhisi aibu kuwauliza, lakini weka kando kwenye barua pepe yako. Ikiwa unataka kitu badala ya bidhaa yenye kasoro, sema hivyo
Hatua ya 9. Andika aya fupi
Hakikisha aya zako ni fupi. Kuwaweka kwa moja, mbili, au kwa sentensi tatu ni rahisi machoni. Pia inaruhusu rep kukanyagua barua pepe haraka jinsi ya kuipatia kipaumbele, na ikiwa barua pepe yako ni kizuizi cha maandishi, watashusha chini ya orodha kwa sababu tu hawana wakati wa kujua nini anasema.
Hatua ya 10. Funga na saini rahisi
Maliza barua pepe kwa sentensi ya mwisho kwa muhtasari ombi lako au pongezi, ikifuatiwa na salamu. Kutia saini kama "Waaminifu" hufanya kazi vizuri, lakini pia unaweza kuacha salamu na ingiza saini yako ya barua pepe tu. Unaweza pia kuonyesha uharaka wako kwa kusaini na "Kusubiri kwa hamu jibu lako," au kitu kwa njia hiyo.
Saini ya barua pepe ni kizuizi kifupi cha maandishi ambayo ni pamoja na jina lako, kazi, na maelezo ya mawasiliano. Unaweza kuunda saini ya barua pepe katika mipangilio ya mtoa huduma wako wa barua pepe na kuiweka ili ionekane moja kwa moja kwenye ujumbe mpya
Hatua ya 11. Acha viambatisho
Jaribu kuambatisha hati zozote kwa barua pepe unayotuma kwa mtu kwa mara ya kwanza. Tovuti nyingi zina vichungi vya barua taka ambavyo vinalenga barua pepe zilizo na viambatisho, na kuifanya uwezekano wa barua pepe yako kuhamishiwa kwenye takataka kabla haijasomwa.
- Kwa kweli unapaswa kujumuisha kiambatisho ikiwa unawasilisha maombi ya barua pepe kwa kazi na unaulizwa kuambatanisha wasifu wako kama hati ya Neno.
- Usijumuishe majina ya watumiaji, nywila, au kadi ya mkopo / habari ya malipo pia.
Hatua ya 12. Usahihishaji kabla ya kutuma
Baada ya barua pepe yako kukamilika, usifurahi na bonyeza kitufe cha kuwasilisha bado. Unahitaji kusahihisha barua pepe hii, ukihakikisha kuwa hakuna taipu zisizojali zinazoingiliana na ubora wa maneno yako. Hata kama uliandika barua pepe ukitumia simu yako mahiri, lebo ya moja kwa moja "iliyotumwa kutoka kwa iPhone yangu" haitoi udhuru makosa katika sarufi na uakifishaji ambayo inakufanya uonekane chini ya mtaalamu.
Hatua ya 13. Fuatilia
Ikiwa haujasikia jibu kwa barua pepe yako baada ya siku chache, kuna uwezekano kwamba barua pepe hiyo ilinaswa katika kichujio cha barua taka au kuhamishiwa chini ya ghala. Tuma barua pepe ukiangalia barua pepe yako ya hapo awali na uulize ikiwa barua yako ya kwanza imepokelewa.
Sehemu ya 3 ya 3: Kukaa kwa adabu
Hatua ya 1. Kudumisha sarufi sahihi na tahajia
Unaweza usitambue, lakini sehemu ya kudumisha sauti ya heshima ni pamoja na kutumia sarufi nzuri na tahajia. Kujitunza kuwasiliana mwenyewe kunaonyesha wazi kuwa unamheshimu mtu mwingine, na vile vile inaonyesha kuwa wewe ni mtu mwenye adabu.
Hatua ya 2. Onyesha elimu yako na maarifa
Usiwe wa kujidai, lakini ruhusu elimu yako kung'aa kwa kutumia msamiati mzuri. Pia, ikiwa umechunguza tovuti ya kampuni na umejifunza kidogo juu ya sera zao, taja kuwa umezisoma na bado hauwezi kupata jibu la shida yako.
Hatua ya 3. Epuka utani kote
Maneno ya ujinga na utani yana nafasi yao, na mahali hapo sio kwenye barua pepe ambayo unataka kuchukuliwa kwa uzito, angalau sio katika barua ya kwanza. Lugha hiyo inaweza kutafsiriwa kama isiyofaa, kitu ambacho unataka kuepuka wakati unashughulika na biashara yoyote.
Mara tu unapounda uhusiano na rep kupitia safu ya barua pepe, utani utakubaliwa na kueleweka kwa urahisi
Hatua ya 4. Jieleze bila uchokozi
Hata ingawa unaweza kukasirika kwa jinsi bidhaa au huduma imeshughulikiwa, kuelezea hii kwa barua pepe hakutakupa matokeo unayohitaji. Kuwasiliana na suala lako kwa heshima na adabu utakwenda mbali zaidi kuliko barua pepe ya maana au ya fujo.
Kumbuka kwamba huwezi kuelezea vizuri hisia kupitia maandishi. Ikiwa umekasirika juu ya suala lako kutaka uangalizi wa haraka, kutumia simu kunaweza kuwa na ufanisi zaidi
Hatua ya 5. Sema uaminifu wako na shukrani
Mwishowe, kutaja jinsi wewe ni mwaminifu kwa kampuni na jinsi unavyoshukuru siku zote kwa huduma yao hapo zamani inafanya iwe rahisi kwa wawakilishi kuthamini barua pepe yako na kujibu haraka zaidi.
