Barua pepe ya kukubali inamruhusu mtu mwingine kujua kwamba umepokea ujumbe au ombi, hata ikiwa huwezi kutoa jibu kamili mara moja. Wakati hauitaji kutuma kitambulisho kwa kila barua pepe ya kibinafsi unayopokea, unapaswa kujibu katika hali ya kitaalam au biashara unapojibiwa moja kwa moja. Ikiwa unahitaji tu kumwambia mtu mwingine uliyepokea barua pepe yake, tuma maelezo mafupi ili uwajulishe. Ikiwa mtu huyo aliomba huduma au aliamuru bidhaa, toa habari zaidi juu ya wakati gani wa kutarajia jibu au jinsi ya kutatua maswala yoyote.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kuthibitisha Umepokea Barua pepe
Hatua ya 1. Jibu ikiwa umeorodheshwa kwenye To: line au umepewa jina kwenye ujumbe
Angalia sehemu ya juu ya barua pepe ili uone ikiwa mtumaji ameorodhesha anwani yako ya barua pepe kwenye laini ya "Kwa:". Ikiwa haujaorodheshwa hapo, chunguza mwili wa barua pepe ili uone ikiwa jina lako linaonekana mahali popote pale. Ikiwa utaona jina lako, hakikisha kutuma kitambulisho kwa kuwa ulielekezwa moja kwa moja.
Ikiwa anwani yako ya barua pepe imeorodheshwa tu kwenye laini ya "CC" ya barua pepe lakini haukutajwa mwilini, basi hauitaji kutuma kitambulisho kwani ujumbe labda ulitumwa kwa kundi kubwa la watu
Onyo:
Epuka kutambua barua taka kwani zinaweza kuendelea kukutumia barua pepe ikiwa utajibu.
Hatua ya 2. Shughulikia mtumaji kwa jina katika salamu
Anza salamu yako juu ya barua pepe yako ili mtu mwingine aione mara tu wakati anaifungua. Tumia salamu rasmi, kama "Hujambo" au "Mpendwa," ikifuatiwa na jina lao. Ikiwa unamjibu mkuu au mtu usiyemfahamu, tumia jina lake likifuatiwa na jina lao la mwisho. Ikiwa unamjua mtu mwingine vizuri, unaweza kutumia jina lao la kwanza.
Kwa mfano, unaweza kusema, "Hujambo Bibi Davis," au "Mpendwa Jonathan," kama salamu yako
Hatua ya 3. Sema kwa kifupi kwamba umesoma kupitia barua pepe
Tumia tu sentensi chache kwa kukubali kwako kwa hivyo haionekani kuwa na maneno mengi. Asante mtu huyo kwa kutuma barua pepe au uwajulishe kuwa umepokea ujumbe wao. Ikiwa kuna maelezo maalum, yarudie katika sentensi zako za ufunguzi ili kuonyesha kuwa ulisomwa kupitia ujumbe wao.
- Kwa mfano, unaweza kuandika kitu kama, "Asante kwa kunitumia ujumbe kuhusu mkutano wa wiki ijayo," au "Nimepokea na kusoma kupitia barua pepe yako kuhusu mteja wetu mpya."
- Ikiwa haukuwa na wakati wa kusoma kupitia barua pepe, unaweza kusema kitu kama, "Asante kwa kunifikia. Nimepokea ujumbe wako na nitausoma mara tu nitakapoweza.”
Hatua ya 4. Toa wakati unaokadiriwa wa kujibu ikiwa barua pepe ina ombi au swali
Ikiwa una wakati wa kujibu kikamilifu mara moja, fanya haraka iwezekanavyo ili kusaidia kuonyesha kuwa wewe ni wa kuaminika na wa kuaminika. Vinginevyo, toa muda ambapo mtu mwingine anaweza kutarajia ujumbe mwingine kutoka kwako ili wasifikirie kuwa unawapuuza. Kuwa mwangalifu usiahidi kupita kiasi juu ya muda gani unaweza kujibu ikiwa unafikiria inaweza kuchukua muda mrefu.
- Kwa mfano, unaweza kusema, "Nitaweza kukupatia habari hiyo ndani ya siku 2," au, "Nitawasiliana tena baadaye leo kujadili suala hili zaidi."
- Ikiwa haujui itachukua muda gani kujibu, tumia, "nitarudi kwako haraka iwezekanavyo na maswali au maoni yoyote."
- Ikiwa hakuna ombi au suala ambalo unahitaji kushughulikia kwenye barua pepe, hauitaji kujibu kwa muda uliopangwa.
Hatua ya 5. Maliza barua pepe kwa kufunga na jina lako kabla ya kuituma
Tumia kufunga rasmi katika barua pepe yako, kama vile "Bora," au "Asante tena," kusaidia ujumbe kuwa sauti ya kitaalam zaidi. Andika jina lako baada ya kufunga kufunga ujumbe wako. Hakikisha kila kitu kimeandikwa kwa usahihi kabla ya kubofya kitufe cha Tuma.
- Kwa mfano, unaweza kuandika, "Bora, Beth" au "Asante tena, Travis."
- Unaweza pia kutoa nambari ya simu au anwani mbadala ya barua pepe baada ya jina lako ikiwa unataka kumpa mtu mwingine njia tofauti ya kuwasiliana nawe.
Hatua ya 6. Fuatilia barua pepe kamili ya majibu haraka iwezekanavyo
Ikiwa barua pepe asili ilikuwa na ombi au swali, chukua wakati wa kuandika majibu kamili wakati utaweza. Shughulikia kero zote au maswali katika ujumbe kamili kuonyesha kuwa umechukua muda kuzingatia ujumbe wao. Dumisha sauti nzuri na nzuri wakati wote wa ujumbe ili kudumisha mkusanyiko mzuri nao.
Ikiwa unahitaji muda zaidi, kama vile unasubiri ripoti au hati, jaribu kutuma barua pepe ya ufuatiliaji na sasisho na muda mpya ili mtu mwingine asifikirie umesahau juu yao
Njia 2 ya 2: Kujibu Huduma za Biashara na Maagizo
Hatua ya 1. Weka jina la mtu unayemfikia juu ya barua pepe
Anza na salamu rasmi, kama "Hujambo" au "Mpendwa", kudumisha sauti ya kitaalam katika ujumbe wako. Ikiwa haumjui mtu huyo vizuri, tumia jina lake likifuatiwa na jina lao la kukaa kawaida. Ikiwa unamfahamu zaidi mtu huyo au wanampa jina lao la kwanza, unaweza kushughulikia kwa jina hilo badala yake.
Kwa mfano, unaweza kuandika, "Ndugu Mheshimiwa Christensan," au "Hello Dana," kama salamu yako
Hatua ya 2. Asante mtu huyo na utaje bidhaa au huduma aliyoomba
Onyesha shukrani ya kweli kwa mtu huyo katika sentensi ya ufunguzi ya barua pepe yako. Katika sentensi hiyo hiyo, rudia bidhaa ambayo mtu huyo aliamuru au ni maswala gani au wasiwasi gani aliowataja katika mawasiliano ya awali. Kwa njia hiyo, mtu huyo atatambua kuwa umechukua muda kusoma au kusindika ujumbe wao wa hapo awali.
Kwa mfano, unaweza kusema, "Asante kwa kuagiza maboksi 2 ya chokoleti kutoka duka letu," au, "Tunashukuru wewe kufikia kwa ufunguzi wa kazi uliyoomba."
Hatua ya 3. Mpe mtu muda wa kutarajia jibu au uwasilishaji
Sema katika sentensi inayofuata ni muda gani itachukua kwa huyo mtu mwingine kusikia tena kutoka kwako ili asihisi kama umesahau juu yao. Hakikisha muda uliopeana ni sahihi na waaminifu, la sivyo wanaweza kukasirika ikiwa hawasikii tena kutoka kwako.
Kwa mfano, unaweza kusema, "Unaweza kutarajia kifurushi chako katika siku 3 za biashara," au, "Tafadhali ruhusu siku 1-2 za biashara tukujibu."
Tofauti:
Ikiwa haujui itachukua muda gani kujibu, sema kitu kama, "Tutakufikia haraka iwezekanavyo kushughulikia wasiwasi wako."
Hatua ya 4. Toa maoni ikiwa kuna maswala ambayo huwezi kutatua kupitia barua pepe
Ikiwa huwezi kutatua shida yao moja kwa moja, jaribu kupendekeza chaguzi zingine ambazo zinaweza kusaidia zaidi. Kudumisha sauti ya adabu na uelewa wakati wote wa ujumbe ili isisikie hasi au ionekane sio ya kweli. Jaribu kutoa maelezo mengi iwezekanavyo kwa mtu ili waweze kuchukua hatua zifuatazo kutatua maswala yao.
Kwa mfano, unaweza kusema, "Samahani kusikia kuna shida na kuhamisha pesa kwenye akaunti yako ya kuangalia. Jaribu kutazama Maswali Yanayoulizwa Sana ili uone ikiwa shida yako imeshughulikiwa. Vinginevyo, utahitaji kutembelea benki yako na kuzungumza na msimamizi wa akaunti yako ili kuthibitisha miamala yako.”
Hatua ya 5. Acha habari ya mawasiliano chini ya barua pepe
Maliza barua pepe yako kwa kufunga rasmi, kama vile "Bora" au "Asante tena," ili kumaliza ujumbe kwa maandishi mazuri. Hakikisha kuingiza jina lako baada ya kufungwa. Ikiwa unataka kumpa mtu mwingine chaguo za kuwasiliana nawe, unaweza pia kuacha nambari ya simu, anwani mbadala ya barua pepe, au wavuti baada ya jina lako.
