Kuandika barua pepe ya kukumbusha rafiki inaweza kuwa ngumu. Hutaki kuonekana kama mtu wa kushinikiza au papara, lakini ni muhimu kupata ujumbe wako. Weka sauti ya kirafiki katika barua pepe yako na salamu na maneno laini. Funika mahitaji ya barua pepe yako ya ukumbusho ili mpokeaji ajue wazi unachotaka. Hakikisha barua pepe isiyo na hitilafu ili usionekane kuwa wa kirafiki tu, bali pia mtaalamu pia.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuweka Toni ya Kirafiki
Hatua ya 1. Msalimie mpokeaji
Katika hali za kibiashara, itabidi utumie salamu ya kawaida, kama "Mpendwa fulani-na-hivyo." Walakini, barua pepe za kibinafsi na zaidi zinakuwa za kawaida. Salamu zingine za barua pepe ambazo zinaweza kukusaidia kupiga toni ya urafiki kutoka mwanzo ni pamoja na:
- Habari John
- habari
- Muda mrefu bila kuona
- He!
Hatua ya 2. Rejelea muunganisho wako kwa mpokeaji
Ukizingatia tu ukumbusho, ujumbe wako unaweza kuonekana kuwa baridi. Rejelea unganisho lako la kibinafsi kwa mpokeaji kwa kujumuisha misemo inayoonyesha urafiki wako na uzoefu wa pamoja. Hii inaweza kujumuisha:
- Shule imekuwaje?
- Rafiki yangu, umekuwaje?
- Nilikuwa na wakati mzuri na wewe wikendi iliyopita.
- Mara ya mwisho tuliongea lini, mwezi mmoja uliopita?
- Safari hiyo tuliyoenda pamoja ilikuwa mlipuko! Tutalazimika kuifanya tena hivi karibuni.
Hatua ya 3. Lainisha maoni yako
Hii ni muhimu sana kwa sehemu ya ukumbusho wa barua pepe. Ikiwa imekuwa muda mfupi tangu uwasiliane na mpokeaji, inaweza kufaa kutoa msamaha mdogo au udhuru wa kuwasiliana tu kwa sababu ya ukumbusho. Mifano kadhaa ya maneno laini ni pamoja na:
- Najua ni muda umepita tangu tuongee, lakini nilitaka kukukumbusha kuhusu…
- Vitu vimekuwa vizito sana na mtoto mchanga, nilikumbuka tu kukukumbusha…
- Najua umekuwa na shughuli nyingi, kwa hivyo sikutaka kukuudhi, lakini nilitaka kutuma ukumbusho…
Hatua ya 4. Kuwa na adabu
Ikiwa ukumbusho ni muhimu, ni rahisi kupata nguvu sana. Kumbuka kwamba mpokeaji ana mambo yanayoendelea katika maisha yake. Kumbuka kusema "tafadhali" na "asante" na maneno sawa pia. Unaweza kujumuisha misemo ya adabu kama:
- Samahani kukusumbua, lakini nilitaka kuhakikisha…
- Ikiwa unaweza tafadhali jibu barua pepe hii mara tu unapokuwa na muda…
- Asante kwa kuchukua muda kusoma jibu lolote la ukumbusho huu. Nina Shukuru.
- Nitasubiri jibu lako.
Sehemu ya 2 ya 3: Kufunika Wanaohitaji
Hatua ya 1. Tumia mstari wa mada
Sio lazima uandike laini ya mada ya werevu. Wale ambao ni wazi na kwa uhakika watakuwa muhimu zaidi. Hizi zitamruhusu mpokeaji kujua madhumuni ya barua pepe kwa mtazamo. Chaguzi kadhaa za kawaida za ukumbusho wa barua pepe rafiki zinaweza kujumuisha:
- Kuingia
- Kikumbusho cha haraka kuhusu…
- Safari / tukio linalokuja / nk.
- Kuhesabu kwa safari / tukio / nk.
Hatua ya 2. Kumbuka kujumuisha ukumbusho wako
Unapojaribu sana kuwa rafiki na mwenye adabu, inaweza kuwa rahisi kuacha kitu muhimu, kama ukumbusho halisi. Weka kikumbusho chako karibu na mwanzo wa barua pepe, muda mfupi baada ya salamu na unganisho fupi la kibinafsi. Kwa mfano:
- "Habari, Ni muda umepita tangu tuongee, Ben. Mke wako na watoto wako vipi? Yangu yananifanya niwe na shughuli nyingi, lakini nilitaka kuwasiliana nawe kuhusu…"
-
Haya!
Bibi, nimekuwa na maana ya kukutumia ujumbe. Samahani nimekuwa na shughuli nyingi. Nilitaka tu kukukumbusha kuhusu tarehe yetu ya chakula cha mchana…"
Hatua ya 3. Kuajiri lugha fupi
Kwa kweli ni kweli kwamba lugha ya adabu hutumia misemo ndefu. Kwa mfano, kifungu "Fanya bidii zaidi" kitakuwa cha adabu kama "Inaweza kuwa wazo nzuri ikiwa ungefanya kazi kwa bidii." Ingawa ni adabu, maneno haya marefu yanaweza kufanya ugumu wa barua pepe yako kuwa ngumu kubainisha.
Tumia muundo rahisi kwa barua pepe yako. Hii inaweza kuonekana kama: Kusalimiana (kufungua) → Uunganisho wa kibinafsi → Kikumbusho → Utataji (kufunga)
Hatua ya 4. Hariri habari isiyo ya lazima
Kwa kila sentensi na kila sehemu ya kila sentensi, jiulize, "Je! Hii ni muhimu?" Katika visa vingine, "lazima" inaweza kumaanisha kitu kipana kama "Ni muhimu kwa hivyo barua pepe yangu haisikii baridi." Ondoa sehemu zisizo za lazima za barua pepe.
Kwa ujumla, vielezi (kama "sana," "kweli," "kweli," "kupita kiasi," na "dhahiri") vinaweza kuondolewa ili kufanya ujumbe wako ufupi zaidi
Hatua ya 5. Funga barua pepe na utabiri
"Valediction" ni neno la kupendeza ambalo linamaanisha "kuaga." Valedictions ni pamoja na maneno kama "Bora," "Salamu," "Wako Kweli," na "Waaminifu." Saini yako inapaswa kufuata utabiri wako. Valedictions hizi za kawaida, hata hivyo, zinaweza kuonekana kama zisizo za kibinadamu. Unaweza kujaribu kitu kama:
- Rafiki yako
- Shangwe
- Kila la kheri
- Uwe na siku njema
- Lebo, wewe ndiye
- Kuangalia mbele kusikia kutoka kwako
Sehemu ya 3 ya 3: Kuhakikisha Barua pepe isiyo na Kosa
Hatua ya 1. Thibitisha barua pepe yako
Hata kutazama kupitia barua pepe yako mara moja au mara mbili haraka kutaondoa makosa mengi rahisi ambayo yangeingia wakati wa kuiandika. Baada ya kumaliza kutunga, soma barua pepe yako kwa tahajia na sarufi.
- Huduma nyingi za barua pepe zina sarufi ya bure na hakiki ya tahajia. Ubora wa haya utategemea mtoa huduma wako wa barua pepe. Katika hali nyingine, wachunguzi hawa wanaweza kuwa sahihi sana.
- Kumbuka kuangalia mstari wako wa mada, salamu yako, na ishara yako (kufunga). Ni rahisi kupuuza juu ya haya na kuzingatia mwili tu wa barua pepe yako.
Hatua ya 2. Soma barua pepe yako kwa sauti
Ikiwa unaandika barua pepe muhimu, au ikiwa kweli unataka kuwa rafiki au mwenye adabu na mtu, soma barua pepe yako kutoka mwanzo hadi mwisho kwa sauti kubwa. Je! Inasikika kama mazungumzo? Ikiwa ni hivyo, barua pepe yako iko tayari kutuma.
Andika tena sentensi au vifungu ambavyo vinaonekana kuwa ngumu. Tumia uamuzi wako bora wakati wa kutathmini hii. Hii itatofautiana kutoka kwa mtu hadi mtu, kulingana na mtindo wako wa kuongea
Hatua ya 3. Kuwa na mtu mwingine aangalie barua pepe hiyo
Kwa mawasiliano muhimu, kama yale yaliyokusudiwa biashara, unaweza kutaka mtu mwingine aangalie ukumbusho kabla ya kuituma. Ikiwa umeandika barua pepe fupi, kwa ujumla hii inachukua muda kidogo na inaweza kusaidia kupata hata makosa madogo zaidi.
- Angalia huduma yako ya kutuma ujumbe mkondoni. Tuma ujumbe kwa rafiki mkondoni ukiuliza kitu kama, "Hei, unaweza kusoma barua pepe fupi ambayo lazima nitumie? Itachukua dakika moja tu."
- Kumbuka kutoa shukrani zako kwa mtu yeyote anayesoma kupitia barua pepe yako. Wanakufanyia neema, baada ya yote.
