Kuomba likizo ya kazini inaweza kuwa ya kutisha na ya kushangaza, lakini mara nyingi inahitajika. Ikiwa unapanga wakati wako mbali na kazi ili iweze kusababisha shida ndogo kwa mwajiri wako, utakuwa na risasi nzuri wakati wa kupumzika siku hizo. Unapoketi kuandika ombi lako la barua pepe, kuwa wa moja kwa moja, wa kirafiki, na utoe maelezo mazuri ya kwanini unataka kuchukua kazi. Iwe unachukua likizo au unajishughulisha na mambo ya kibinafsi, unaweza kuomba likizo kwa ujasiri ikiwa una adabu na unafikiria jinsi kutokuwepo kwako kutaathiri mahali pako pa kazi.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 2: Kuweka Muda wa Ombi lako
Hatua ya 1. Angalia sera za kampuni yako juu ya kuomba kuondoka kazini
Angalia kitabu chako cha mwajiriwa au muulize msimamizi ni nini sera ya likizo mahali pa kazi yako. Tambua umepata siku ngapi, ni lini na lini zinaongezeka, na ikiwa unastahiki muda wa kulipwa.
- Uzee unaweza pia kuathiri siku ngapi unaweza kuchukua mbali na wakati unaweza kuchukua likizo.
- Ikiwa wewe ni mfanyakazi mpya, angalia ikiwa unastahiki likizo bado. Kuchukua muda wa kupumzika wakati wewe ni mfanyakazi mpya inaweza kuwa ngumu, na msimamizi wako anaweza kuwa sio mwenye shauku.
Hatua ya 2. Panga siku zako za kupumzika kwa wakati unaofaa
Itakuwa rahisi kuchukua likizo ikiwa hauhusiki na mradi unaoendelea, au ikiwa hakuna tarehe za mwisho zinazokuja. Ikiwa kampuni yako ina wakati fulani wa mwaka ambao uko na shughuli nyingi, unapaswa kujaribu kuzuia kuchukua siku za kazini katika kipindi hicho.
- Ikiwa unahitaji muda wa kupumzika wakati wa shughuli nyingi kwa dharura isiyotarajiwa au fursa, toa ufafanuzi mzuri wa ombi lako.
- Ikiwezekana, uliza ikiwa mtu mwingine yeyote anafikiria kuchukua likizo karibu na tarehe unazotaka. Ikiwa mahali pako pa kazi kuna wafanyikazi mfupi, itakuwa ngumu kwa msimamizi wako kutoa ombi lako.
- Ikiwa ombi lako la likizo limetolewa, kumbusha wafanyikazi wenzako kwamba utakuwa umekwenda karibu wiki moja kabla ya kuchukua likizo yako.
Hatua ya 3. Fanya ombi lako angalau wiki 2 mapema
Unapaswa kuomba siku za kupumzika angalau wiki 2 kabla ya tarehe unayotaka kuanza likizo yako. Kwa ujumla, taarifa ya mapema zaidi unayoweza kutoa, ni bora nafasi unazo za kupata muda wa kupumzika. Kuruhusu msimamizi wako ajue kuwa una mpango wa kuchukua likizo kwa wiki kadhaa, au hata mwezi, kabla ya kupanga kuondoka utaruhusu eneo lako la kazi kujiandaa kwa kutokuwepo kwako.
Kadri unavyopanga kuchukua kazi, ndivyo unavyopaswa kutoa taarifa mapema zaidi. Kutoa notisi ya wiki 2 kwa siku chache za mapumziko inatosha. Ikiwa utaenda kwa wiki moja au zaidi, unapaswa kujaribu kumjulisha bosi wako angalau mwezi 1 kabla ya kupanga kuondoka
Hatua ya 4. Kamilisha kazi nyingi uwezavyo kabla ya kuondoka
Ikiwa kuna majukumu na majukumu ambayo ungefanya wakati wa kuomba kazi, kamilisha mengi yao kadiri uwezavyo kabla ya kuondoka. Kuwahakikishia wafanyikazi wenzako kuwa kukosekana kwako hakutawalemea kupita kiasi kutathaminiwa sana na itafanya iwe rahisi kwa msimamizi wako kutoa ombi lako.
Ikiwa una majukumu ya kazi ambayo hayawezi kukamilika kabla ya kuondoka, fanya mipango na wafanyikazi wenzako ili kukufidia. Hakikisha kwamba wanaelewa kikamilifu majukumu unayohitaji kukamilisha. Wapatie maelezo ya mawasiliano iwapo watahitaji msaada wako
Sehemu ya 2 ya 2: Kuandika Barua pepe yako
Hatua ya 1. Weka ombi lako kwenye mstari wa somo la barua pepe
Unataka msimamizi wako aelewe ombi lako mara moja bila hata kufungua barua pepe. Hasa sema kwamba unaomba likizo, na toa tarehe unazoomba katika mstari wa somo.
Kwa mfano, mstari wa mada unaweza kuwa: "Pat Smith Anaomba Siku za Likizo 2020-10-10 hadi 2020-25-10."
Hatua ya 2. Fungua na salamu ya urafiki
Wasiliana na msimamizi wako moja kwa moja kwa jina na ujumuishe salamu. Inaweza kuonekana kama jambo lisilo la lazima au lisilo muhimu, lakini huweka sauti ya joto na hufanya barua pepe ionekane kuwa ya kitaalam zaidi.
- Salamu yako haiitaji kuwa ya kupendeza. Kusema kitu rahisi kama "Hey Jane", "Hello Dave", au "Salamu Aden" ni sawa kabisa.
- Jihadharini na vyeo vya msimamizi wako na mapendeleo ya jinsi zinavyoshughulikiwa. Ikiwa mahali pako pa kazi kawaida hutumia majina ya mwisho katika mawasiliano, kutumia jina la msimamizi wako kwenye barua pepe kunaweza kuonekana kuwa kukosa heshima. Vivyo hivyo, ikiwa msimamizi wako anatumia kiambishi cha kichwa (kama daktari, profesa, jaji, nk), unapaswa kuitumia katika salamu yako.
Hatua ya 3. Kutoa tarehe zako za likizo
Hata ingawa tayari umeweka tarehe unazotaka kwenye mstari wa somo la barua pepe, unapaswa kuzirudia kwenye mstari wa kwanza wa barua pepe yako. Weka habari hii kwa njia ya ombi.
Kwa mfano, unaweza kuandika: "Ningependa kuomba wakati wa likizo kutoka Jumatano, Oktoba 10 hadi Alhamisi, Oktoba 25."
Hatua ya 4. Eleza kwanini unataka kupumzika?
Mara tu baada ya kutoa tarehe ambazo unataka kuzitoa, toa sababu ya kufanya ombi. Unapaswa kuwa mkweli juu ya kwanini unataka wakati wa kupumzika, hata ikiwa unafikiria sababu yako haitapata jibu chanya. Ikiwa unasema uwongo juu ya kwanini unahitaji muda wa kupumzika kunaweza kuwa na athari kali, na itakuwa ngumu sana kuomba likizo katika siku zijazo.
- Kwa mfano, unaweza kuandika: "Ninaomba siku hizi za kupumzika kwa sababu familia yangu inaenda likizo kwenda Hawaii."
- Ikiwa unaomba likizo kwa sababu ya dharura au tukio lisilotarajiwa, hakikisha unasisitiza hii katika maelezo yako. Mazishi, masuala ya matibabu, au hata harusi za kushangaza ni mifano ya hafla zisizotarajiwa ambazo zinaweza kumfanya msimamizi wako aweze kutoa ombi la dakika ya mwisho.
Hatua ya 5. Mhakikishie msimamizi wako kuwa una mpango wa kutokuwepo kwako
Acha mwajiri wako ajue kuwa umefikiria kwa umakini jinsi kutokuwepo kwako kunaweza kuathiri mahali pa kazi. Ikiwa unahitaji kufanya mipangilio ya mtu kukufunika au ikiwa miradi na wateja waliopo wanaweza kuhitaji umakini wako wakati wa kupumzika, eleza maelezo ya jinsi utakavyotatua maswala haya. Kazi zaidi na kuchanganyikiwa unaweza kuokoa msimamizi wako, ndivyo watakavyokuwa vizuri zaidi na wewe kuchukua wakati wa kupumzika.
- Kwa mfano, unaweza kuandika: "Nimehakikisha kuwa majukumu yangu yatatunzwa nitakapoenda. Nimepanga Charlie kushughulikia wateja wangu. Pia, tayari nimekamilisha makaratasi yote ambayo ningehitaji kufanya wakati wa kutokuwepo kwangu."
- Daima ni wazo nzuri kumwambia msimamizi wako jinsi unaweza kuwasiliana ukiwa mbali. Ikiwa hauwezi, au hautaki, kutoa nambari ya simu au barua pepe ambapo unaweza kufikiwa wakati wa kupumzika, utahitaji kusema habari hii katika ombi lako.
Hatua ya 6. Mwisho kwa maelezo mazuri
Mstari wa mwisho wa barua pepe yako unapaswa kuuliza ikiwa ombi uliloweka ni sawa na mwajiri wako. Unapaswa pia kumshukuru msimamizi wako kabla ya kusaini na jina lako. Hii inadumisha sauti ya urafiki na ya kitaalam iliyoanza na salamu yako.
Kwa mfano, sehemu ya kufunga ya barua pepe yako inaweza kusoma: "Je! Hii yote inasikika sawa? Asante, Pat.”
Ushauri wa Mtaalam
Jinsi ya kutumia vizuri wakati wako mbali:
- Jiwekee lengo kwa jambo unalotaka kujifunza au kufikia katika miezi 6 ijayo. Kuwa na kitu cha kutarajia inaweza kukusaidia kujiweka motisha katika mwezi wa kwanza baada ya kurudi kutoka likizo ndefu ya kufanya kazi.
- Wakati wa kupumzika, fikiria juu ya kazi yako. Jiulize ni wapi unataka kuwa na ikiwa kazi yako inakupa hiyo. Kisha, fikiria nafasi ndani ya kazi yako ambayo inaweza kukusaidia kukaribia malengo yako ya muda mrefu.
- Ikiwa unafurahi mahali pa kazi lakini sio katika jukumu halisi ulilo, fikiria kuzungumza na bosi wako kabla ya kurudi juu ya uwezekano wa kubadilika kwenda jukumu tofauti katika kampuni.
Kutoka Archana Ramamoorthy, MS Afisa Mkuu wa Teknolojia, Siku ya Kufanya kazi
