Watu wengi wameandika barua pepe nyingi na kujiuliza ni kwanini wanapaswa kusubiri majibu kwa muda mrefu. Kutoa barua pepe hisia ya uharaka ni rahisi, lakini unahitaji kuchagua maneno yako kwa uangalifu. Tegemea maneno nyeti wakati unamtaka msomaji achukue hatua mara moja. Kwa muda mrefu ikiwa unaweka barua pepe yako kwa ufupi na thabiti kwa sauti, unaweza kufanya barua pepe yoyote iwe ya haraka.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuunda Mstari wa Somo
Hatua ya 1. Rejea mpokeaji katika safu yako ya mada
Ukiwasiliana na mtu huyo moja kwa moja, barua pepe yako inasimama zaidi. Unaweza kufanya hivyo kwa kutaja jina la mtu huyo au kwa kutumia maneno "wewe" na "yako." Maneno haya ni ya moja kwa moja, ya mazungumzo, na yanamhimiza mpokeaji kufungua barua pepe.
- Kwa mfano, anza mstari wa mada na kifungu kama "Hey Bill!" au "Je! umepiga simu bado?"
- Ikiwa haujui jina la mtu huyo, unaweza kurejelea maelezo ya kibinafsi kama eneo la mpokeaji. Kwa mfano, sema, "Migahawa bora katika jiji lako."
Hatua ya 2. Tumia lugha ya haraka katika mstari wa somo
Ni muhimu kurudisha haraka haraka iwezekanavyo. Mhimize msomaji kubonyeza barua pepe kwa kujumuisha wito wa kuchukua hatua au kumbukumbu ya uhaba. Mbinu hizi zinaonyesha kwamba msomaji anahitaji kuchukua hatua mara moja kufaidika na barua pepe.
- Kwa mfano, tumia maneno na vishazi kama "Haraka!" au "masaa 24 yamebaki" kumwita msomaji achukue hatua sasa.
- Dokezea kwamba kitu ni chache, kama vile kwa kusema, "Bidhaa hii inaruka kutoka kwenye rafu."
Hatua ya 3. Dokezea ni nini kilicho ndani ya barua pepe
Fuata neno la dharura na picha wazi ya kile msomaji anapaswa kutarajia ndani ya barua pepe. Tumia maneno yanayolenga vitendo kupendekeza jinsi msomaji anapaswa kujibu. Hakikisha unaweka laini ya mada wazi na fupi ili kichwa kisichanganye.
- Kwa mfano, unaweza kusema kitu kama, "Haraka! Ni mauzo."
- Unaweza pia kuelezea barua pepe kupitia nambari. Kwa mfano, sema, "njia 5 za kupunguza bili yako ya umeme."
Hatua ya 4. Muulize msomaji swali kwa njia mbadala ya kujishughulisha
Swali linaweza kuwa njia nzuri ya kudokeza kile kilicho ndani ya barua pepe yako. Swali linapaswa kuwa muhimu kwa msomaji. Inapaswa kurejelea tukio la dharura au mada ambayo msomaji anahitaji kujua, akiwahimiza kusoma barua pepe mara moja.
- Kwa mfano, unaweza kusema kitu kama, "Nafasi ya mwisho - umeagiza tiketi zako bado?"
- Mfano mwingine ni, "Je! Unawezaje kuwa na tija zaidi leo?"
Sehemu ya 2 ya 3: Kuunda Nakala ya Barua pepe
Hatua ya 1. Kiongozi na suluhisho la shida inayofaa
Katika maandishi, fafanua ni kwanini unatuma barua pepe. Onyesha msomaji ni nini hufanya barua pepe hii iwe ya haraka na kwanini wanapaswa kuitikia haraka iwezekanavyo. Kuwa maalum kama iwezekanavyo kupendekeza kile mtu mwingine anapata kutokana na kusoma barua pepe yako.
- Kwa mfano, unaweza kusema kitu kama, "Umechoka kutembea karibu na viatu vilivyochakaa? Uuzaji wetu una viatu vya majina kwa bei ya chini."
- Unaweza kuandika, "Piga simu kwa mteja leo ili aingie chini ya tarehe ya mwisho."
Hatua ya 2. Eleza kusudi la barua pepe kwa sentensi fupi
Epuka kufanya barua pepe ya haraka kuwa ndefu na yenye kutatanisha. Jizuie kwa sentensi fupi au aya. Peleka ujumbe wako kwa njia ambayo ni rahisi kueleweka na kwa usahihi wa kisarufi.
- Ili kuzuia kufanya ujumbe wako kuwa mrefu sana, jaribu kuorodhesha vidokezo muhimu zaidi unavyohitaji kufanya.
- Biashara nyingi zinajumuisha picha kwenye barua pepe. Tangazo la mauzo linaelezea madhumuni ya barua pepe kwa ufanisi.
Hatua ya 3. Tumia sauti ya upole na isiyo ya kupingana
Kwa kujaribu kusikika kuwa ya dharura, unaweza kutoka kama wa kushinikiza au wa kutisha. Epuka kudai kwamba msomaji azingatie na ajibu, kwani hii inarudia nyuma mara nyingi kuliko sio. Badala yake, andika maneno yanayohusiana na wakati na maoni ya hatua ambazo msomaji anapaswa kuchukua.
- Kwa mfano, sema, "Kuna matangazo 5 yamebaki kwenye ndege. Tafadhali piga simu leo kuweka kiti chako.”
- Ili kuzuia sauti ya kutisha, kuwa moja kwa moja kidogo. Kwa mfano, sema, "Wizi wa vitambulisho huongezeka kwa 5% kila mwaka, na kuifanya iwe muhimu zaidi kuliko hapo awali kulinda habari yako ya kibinafsi."
Hatua ya 4. Jumuisha wito wa kuchukua hatua mwishoni
Tumia sentensi ya mwisho ya barua pepe yako kumwongoza msomaji kuelekea hatua unayotaka wachukue. Hii inahitaji kuwa maalum, kwa hivyo ni pamoja na habari yoyote wanayohitaji kujibu kwa barua pepe yako. Hii inaweza kuwa kitufe cha kubonyeza, kiunga cha wavuti, au nambari ya simu.
- Kwa mfano, ikiwa unataka mtu kupiga simu, sema, "Tafadhali nipigie leo" na ufuate nambari yako ya simu.
- Toa kiunga halisi cha wavuti. Ikiwa unataka mtu aone bidhaa maalum, tuma kiunga kwenye ukurasa wa bidhaa, sio wavuti ya jumla.
- Ikiwa unataka kumuelekeza mtu mahali halisi, inasaidia kutoa mwelekeo, ramani, na marejeleo mengine.
Sehemu ya 3 ya 3: Kusafisha Barua pepe
Hatua ya 1. Tumia anwani ya barua pepe ambayo ni rahisi kutambua
Watu wengi huona anwani ya barua pepe kwanza, na ikiwa haitambuliki, wanaweza kuruka barua pepe. Hakikisha anwani yako ya barua pepe inapendekeza kile mtu mwingine anaweza kutarajia kuona kwenye barua pepe. Binafsisha anwani yako ya barua pepe ili kufanya barua pepe yako ionekane zaidi.
- Kwa mfano, tumia jina lako. Barua pepe inapaswa kuonekana kama "John Smith, wikiHow" au "[email protected]."
- Epuka kutumia nambari na alama za kubahatisha, kwani hii sio mtaalamu na inafanya barua pepe yako ionekane kama barua taka.
Hatua ya 2. Unda tarehe ya mwisho ya jibu kwa barua pepe
Ili kusikika kuwa ya haraka, toa maoni kwamba msomaji anahitaji kuchukua hatua sasa. Hata kama huna tarehe maalum, fanya kuwa kuna moja. Hakikisha unarejelea tarehe hii ya mwisho mara nyingi iwezekanavyo katika barua pepe yote.
- Kwa mfano, unaweza kusema, "Mkataba huu unaisha kesho."
- Ikiwa hauna tarehe maalum ya mwisho, jaribu kusema, "Tafadhali jibu ifikapo Jumanne" au "Ningependa kufurahi ikiwa ungejibu ifikapo saa 5:00 Usiku."
Hatua ya 3. Soma tena barua pepe ili kuhakikisha kuwa ina kusudi thabiti
Habari yote kwenye barua pepe inapaswa kuhusiana na kusudi lako la kuituma. Kusudi hili ndilo linalohitaji kutiliwa mkazo katika mstari wa somo na katika maandishi yote. Kila undani unahitaji kuongoza katika kusudi hilo, ukimwambia msomaji kile wanachohitaji kujua kuifanyia kazi. Hariri maelezo yoyote ambayo hayatoshei, kwani huondoa sauti ya haraka.
- Ikiwa unauza bidhaa, utajumuisha sifa za bidhaa na faida kubwa. Hadithi ndefu au maelezo madogo yanaweza kuvuruga.
- Kwa mfano, ikiwa unamfikia mteja, unaweza kutaka kuwaambia, "Okoa 20% unaponunua kwenye wavuti yangu mpya."
- Fikiria kile mtu huyo anahitaji kujua. Ikiwa tayari umewasiliana na mtu, hauitaji kurudia kile ulichosema hapo awali.
Hatua ya 4. Epuka kuandika kwa herufi kubwa au kifupi
Mbinu nzuri za kuandika na hali ya kisarufi hufanya barua pepe yako iwe rahisi sana kuelewa. Epuka kutumia alama nyingi za mshangao au herufi kubwa zisizohitajika. Tumia lugha inayofaa na uwe mwenye heshima.
- Epuka maneno mafupi kama "u," "ur," "plz," na emoji.
- Alama nyingi za mshangao, herufi kubwa, au nambari pia zinaweza kusababisha kichungi cha barua taka, ikimaanisha kuwa barua pepe yako haiwezi kuonekana kabisa.
Vidokezo
- Weka barua pepe yako sawa na inayoweza kutekelezwa kutoka kwa mstari wa mada hadi sentensi ya mwisho.
- Hakikisha barua pepe inazingatia kile unachotaka kuelezea. Futa chochote kinachokwenda kinyume na ujumbe wako.
- Soma kila wakati na uhariri barua pepe yako kabla ya kuituma. Mara nyingi utapata matangazo ambayo yanahitaji kuwa mafupi zaidi na ya haraka.
