Karibu kila mtu anayefanya kazi hutumia barua pepe, lakini inaweza kutuzidi kwa urahisi. Wengine wetu hupokea barua pepe nyingi zaidi kuliko tunaweza kushughulikia kwa ufanisi. Kuweza kujibu barua pepe haraka na vizuri kunaweza kutusaidia kuokoa muda na kuonekana kuwa wataalamu zaidi. Kumbuka:
Sio hatua hizi zote na mapendekezo hufanya kazi katika huduma zote za barua pepe, hata hivyo zinafanya kazi katika Gmail.
Hatua
Hatua ya 1. Elewa sababu ya watu kutumia barua pepe
Barua pepe ni ya kuwasiliana kati ya watu; ni kwa kutuma habari ya maandishi na ya kuona kutoka kwa mtu mmoja hadi kwa mwingine / wengine wengi. Sio kwa:
- Kuhifadhi habari; ni bora kuokoa habari kama hati kwenye kompyuta yako au kwenye wingu
- Kukukumbusha kile kinachotakiwa kufanywa; badala ya kutumia orodha ya kufanya au kalenda kwa hili
Hatua ya 2. Tumia lebo au folda kuweka barua pepe kupangwa, na nje ya kikasha chako
- Tumia lebo ya 'fuatilia' au 'jibu' kwa mambo ambayo lazima ufanye. Unapaswa kisha kuongeza hizi kwenye shajara yako au orodha ya 'kufanya'.
- Tumia 'jibu linalosubiri' wakati unasubiri mtu mwingine
- Tumia 'dharura' kwa vitu ambavyo lazima vifanyike haraka iwezekanavyo
Hatua ya 3. Hifadhi habari muhimu, kisha uweke barua pepe kwenye kumbukumbu
- Pakua viambatisho vyovyote na uhifadhi faili mahali pazuri
- Kisha, ikiwa hautajibu barua pepe, ihifadhi kwenye kumbukumbu
Hatua ya 4. Hifadhi kumbukumbu za barua pepe ambazo umemaliza nazo
Usiogope Kuhifadhi kumbukumbu; Kimsingi inahamisha barua pepe kutoka kwa kikasha chako kwenda kwenye kisanduku cha 'hakuna-jina' (kitaalam, inaondoa lebo ya 'kikasha')
- Haijaenda - hiyo ndiyo sababu ya kufuta
- Inatafuta kila wakati na inaweza kupatikana
Hatua ya 5. Futa barua pepe za makosa, kisha ujiondoe kutoka chanzo chao
Hii itaweka kikasha chako bila barua pepe zisizohitajika na zisizohitajika.
- Futa barua pepe ambazo hukutakiwa kupokea kwanza
- Hizi hazitaweza kutafuta tena au kupatikana baada ya kuwa ndani ya 'pipa' kwa muda
- Ikiwa hutaki kupokea barua pepe hiyo tena, hakikisha umejiandikisha ili usipate kwa kutafuta habari ya 'kujiondoa' chini ya barua pepe
- Ikiwa huwezi kujiondoa kutoka kwake, mpe barua pepe kama barua taka
Hatua ya 6. Tumia nyota kwa barua pepe maalum na muhimu sana au ya haraka
Tumia nyota kidogo, kwa sababu kuwa na barua pepe nyingi zenye nyota hazitasaidia kama barua pepe zenye nyota.
Vidokezo
- Daima kumbuka kusudi la barua pepe, na jaribu kutotumia kwa kitu chochote zaidi.
- Tumia barua pepe kama sehemu ya 'utiririshaji wa uzalishaji', pamoja na orodha ya mambo ya kufanya, kalenda au shajara, na zana nyingine yoyote unayoona inafaa.
