Njia 6 za Kusimamia Barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi

Orodha ya maudhui:

Njia 6 za Kusimamia Barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi
Njia 6 za Kusimamia Barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi

Video: Njia 6 za Kusimamia Barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi

Video: Njia 6 za Kusimamia Barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi
Video: JIFUNZE KUNUNUA BIDHAA MTANDAO WA ALIEXPRESS/HOW TO BUY ON ALIEXPRESS COUPON,BUYING,TRACKING 2024, Machi
Anonim

Sanduku la barua lisilo safi linaweza kufanya iwe ngumu kwa watumiaji kupata barua pepe zao zinazohitajika. Microsoft Outlook imetoa zana muhimu sana ambazo zinakusaidia kuchuja barua pepe zako na kupanga ujumbe wako kwa njia inayoweza kudhibitiwa zaidi. Mtazamo unaweza hata kusaidia kuongeza ufanisi na utendaji kwako. Ikiwa unatumia Outlook 2010, Outlook 2007 au Outlook 2003, unaweza kudhibiti barua pepe zako kwa urahisi, ukitumia zana zifuatazo kusafisha Kikasha chako, na pia iwe rahisi kupata habari unayohitaji.

Hatua

Njia 1 ya 6: Kuchuja

Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 1
Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 1

Hatua ya 1. Chuja ujumbe haraka

Outlook 2010 ina huduma mpya ambayo husaidia kupanga jumbe kwa tarehe na kuzipanga katika Mazungumzo.

  • Unapotumia huduma hii, ujumbe ambao una mandhari sawa utaonekana kama Mazungumzo na watumiaji wanaweza kuziangalia, kuzipanua au kuzipunguza kwa kubofya ikoni kushoto mwa Mstari wa Mada. Ujumbe ulio ndani ya kila Mazungumzo umeainishwa na ujumbe mpya kabisa uliowekwa juu. Ujumbe mpya unapopokelewa, Mazungumzo yote yatahamia juu ya orodha ya barua pepe ambayo inakusaidia kufuatilia urahisi mtiririko wa barua pepe.
  • Ili kuamsha Mazungumzo, kwenye kichupo cha Tazama cha kikundi cha Mazungumzo, weka alama kwenye sanduku Onyesha Kama Mazungumzo. Unaweza kupunguza saizi ya Mazungumzo na huduma ya Kusafisha. Kipengele hiki kitasaidia kuondoa ujumbe wa nakala katika Mazungumzo.
  • Kwenye kichupo cha Mwanzo katika kikundi cha Futa, bonyeza Safisha kisha bonyeza Kusafisha Mazungumzo. Katika matoleo yote ya Mtazamo, watumiaji wanaweza kupata ujumbe kwenye folda ya kisanduku cha barua haraka kwa kubadilisha njia ambayo wameainishwa kwenye folda ya barua pepe. Kwa mfano unaweza kuchagua barua pepe zako kwa tarehe, mtumaji na saizi ya faili au kiwango cha umuhimu.
Dhibiti Barua pepe Yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 2
Dhibiti Barua pepe Yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 2

Hatua ya 2. Tumia vichwa vya mada vilivyowekwa sanifu

Nishati ya kiakili inayohitajika kugeuza umakini kati ya mada zinazobadilika kila wakati hukukamua, sio sauti. Huwa unasoma kwa mpangilio au kwa mpangilio au kwa "mtu muhimu zaidi." Huu ni uchovu wa ubongo. Tumia sheria hii badala yake; inatumika kwa barua pepe kutoka kwa ripoti za moja kwa moja na inafanya kazi bora kuliko mazungumzo ya mazungumzo.

  • Tambua miradi ya juu ya 2-5 ambayo unajali zaidi; tengeneza vichwa vya mada ili kutafakari haya.
  • Wacha timu ijue utalipa kipaumbele cha kwanza barua pepe hizo zote na vichwa hivi vya kawaida. Masomo haya ni miradi yako ya kipaumbele kwa sasa - barua pepe yako itapangwa kwa njia ya mada na kipaumbele cha juu husomwa / kujibiwa kwanza.
  • Fanya iwe wazi kuwa barua pepe zilizo na majina yasiyofaa zitaweka orodha nyeusi ya mtumaji anayekosea kwa siku 1-x.

Njia 2 ya 6: Kupanga vikundi

Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 3
Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 3

Hatua ya 1. Panga ujumbe sawa kwenye folda

Kwa kuunda folda mpya ya barua pepe, watumiaji wanaweza kupanga ujumbe unaohusiana pamoja kwenye folda. Kwa mfano, unaweza kupanga ujumbe kwa kikundi, mada, mawasiliano au kategoria zingine ambazo zinafaa kwa kazi zako au burudani zako. Watumiaji wanaweza pia kuunda folda kwa ujumbe wote uliotumwa kutoka kwa bosi wako au mtu muhimu ikiwa ni pamoja na habari ya kanuni ambayo inahitaji kuhifadhi. Ili kuunda folda mpya katika Outlook 2010, kwenye kichupo cha Folda, kwenye Mpya, bonyeza Folda Mpya. Kuunda folda mpya katika Outlook 2007 au Outlook 2003, kwenye menyu ya Menyu, bonyeza Picha, chagua Mpya kisha Folda.

Njia 3 ya 6: Folda ya Kutafuta

Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 4
Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 4

Hatua ya 1. Unda folda ya utaftaji kupata ujumbe

Tafuta Folda ni njia ya haraka na rahisi ya kupata mkusanyiko wa ujumbe wa barua pepe. Haihifadhi ujumbe wowote lakini toa folda halisi zinazoonyesha ujumbe wote kwenye Kikasha chako kulingana na sifa unazotafuta. Folda za Utafutaji wa Outlook hutoa huduma kama vile Barua pepe isiyosomwa lakini unaweza pia kuunda sheria yako mwenyewe. Kwa mfano, unaweza kutumia Folda ya Kutafuta kusaidia kupata habari zote zinazohusiana na mradi fulani, mteja muhimu au mkutano ujao.

  • Kuunda Folda ya Utafutaji katika Outlook 2010, katika Barua kwenye kichupo cha Folda, katika Mpya, bofya Folda mpya ya Utafutaji.
  • Kuunda Folda ya Kutafuta katika Outlook 2007 au Outlook 2003, katika barua kwenye Menyu ya Faili, songa panya kwenye Mpya kisha bonyeza kwenye Folda ya Utafutaji.

Njia ya 4 kati ya 6: Kichujio cha Barua pepe

Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 5
Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 5

Hatua ya 1. Punguza barua pepe taka na kichujio cha barua pepe

Weka ujumbe wa barua pepe usiohitajika kutoka kwa Kikasha kwa kutumia Kichujio cha Barua pepe cha Outlook Junk. Kichujio hiki kitatuma barua pepe ambazo zimetiwa alama kama barua pepe tupu kwenye folda tofauti kwenye sanduku la barua. Watumiaji wanaweza kutazama yaliyomo kwenye folda hii ili kuhakikisha kuwa hakuna barua pepe halali zilizotumwa kwake kimakosa. Ikiwa ndivyo, unapaswa kurekebisha kichujio ili kuepuka alama isiyo sahihi kwenye ujumbe katika siku zijazo.

Njia ya 5 ya 6: Jamii ya rangi

Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 6
Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 6

Hatua ya 1. Agiza jamii ya rangi

Weka rangi kwa kikundi cha barua pepe kisichohusiana na kategoria zingine katika Mtazamo kama vile noti, mawasiliano na miadi. Kutoka hapo, watumiaji wanaweza kuzitambua na kuzipanga kwa urahisi. Kwa mfano, unaweza kufuatilia kwa urahisi ujumbe wote, miadi na anwani za mradi wa uuzaji wa kompyuta kwa kuunda kategoria inayoitwa "Uuzaji wa Kompyuta" na kuipatia ujumbe.

Njia ya 6 ya 6: Kuweka alama

Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 7
Dhibiti barua pepe yako ya Outlook kwa ufanisi Hatua ya 7

Hatua ya 1. Bendera ya ufuatiliaji

Watumiaji wanaweza kutumia huduma ya Bendera ya Kufuatilia ili kutia alama ujumbe na majukumu ya kusaidia kuzipanga au kuziweka alama. Bendera zitakuhimiza kufuatilia suala, onyesha ombi la mtu au agizo la ujumbe na mawasiliano. Wanaweza pia kupanga folda yako ya barua pepe kwa urahisi kwa sababu unajua nini cha kufanya na wakati wa kuifanya. Kumbuka kuwa unapounda kazi na kuweka tarehe iliyoisha ya kazi hiyo, itaalamishwa kiotomatiki ili usisahau tarehe iliyoisha ya hatua hiyo na kuitimiza.

Ilipendekeza: