Ingawa watu wanaandika faksi na masafa kidogo kuliko hapo awali, bado unaweza kuhitaji kutuma faksi mara kwa mara. Bado kuna sababu nyingi nzuri za kutuma faksi, haswa ikiwa unatuma mikataba au ikiwa mpokeaji wako hana teknolojia au vifaa vinavyohitajika kupeleka makaratasi kwa njia nyingine yoyote. Kwa bahati nzuri, unaweza kutuma hati kwa faksi kwa kutumia mashine ya faksi, kompyuta, au hata simu janja.
Hatua
Njia 1 ya 3: Kutumia Mashine ya Faksi
Hatua ya 1. Weka mashine yako ya faksi
Ili kutuma na kupokea faksi kwa kutumia mashine ya faksi, utahitaji kuhakikisha kuwa mashine yako ya faksi imechomekwa na kushikamana na unganisho lako la simu ya mezani.
- Mstari wa kujitolea unapendekezwa ikiwa unapanga kutuma faksi mara kwa mara kwa sababu hautaweza kutumia mashine ya faksi na simu kwa wakati mmoja.
- Unapaswa pia kuhakikisha kuwa mashine yako ya faksi ina toner na karatasi ikiwa una mpango wa kupokea faksi.
- Ikiwa hauna mashine ya faksi nyumbani au kazini, unaweza kutuma moja bure kutoka kwa maktaba yako ya umma. Unaweza pia kwenda kwenye duka kama Kinko au Duka la UPS ili kutuma hati zako kwa faksi kwa ada. Chaguzi hizi hufanya kazi vizuri ikiwa hautarajii kutuma faksi mara kwa mara.
Hatua ya 2. Rekebisha mipangilio yako
Mashine zote za faksi ni tofauti, lakini kawaida utakuwa na chaguo la kurekebisha mipangilio fulani. Soma mwongozo wako wa mtumiaji ili ujifunze zaidi juu ya huduma maalum ambazo zinapatikana kwenye mashine yako.
- Ikiwa unataka kujua kwa hakika kwamba faksi yako ilipitishwa kwa mafanikio, washa mipangilio ya ukurasa wa uthibitisho. Kipengele hiki kikiwashwa, mashine itachapisha ukurasa baada ya kutuma faksi, ambayo itakujulisha ikiwa ilisafirishwa kwa mafanikio au la.
- Unaweza pia kuanzisha kichwa cha faksi, ambayo ni mstari wa maandishi ambayo itaonekana juu ya kila hati unayotuma. Kwa kawaida ni pamoja na habari ya kimsingi juu ya nani faksi imetoka.
- Ikiwa una mpango wa kupokea faksi pia, unaweza kuchagua kati ya hali ya kupokea moja kwa moja au hali ya kupokea mwongozo, ambayo itahitaji ukubali faksi inayoingia.
Hatua ya 3. Kusanya hati zako
Kutumia nyaraka za asili badala ya nakala zitampa mpokeaji hati iliyo safi na rahisi kusoma.
Tumia karatasi ya kufunika juu ya kurasa utakazotumia faksi. Karatasi ya jalada inapaswa kuwa na habari kama vile jina la mtumaji na nambari ya faksi, jina la mpokeaji na nambari ya faksi, tarehe, na idadi ya kurasa zilizojumuishwa kwenye faksi
Hatua ya 4. Weka hati zako kwenye mashine
Mashine nyingi zina feeder ya karatasi na skrini ya flatbed. Ikiwa una ukurasa mmoja tu, unaweza kutumia kazi yoyote. Ikiwa una kurasa nyingi, feeder ya karatasi kawaida hufanya kazi vizuri.
- Unapotumia kipeperushi cha karatasi, unaweza kuingiza kurasa zako zote mara moja. Mashine yako ya faksi inapaswa kuwa na ikoni inayoonyesha ni mwelekeo upi ambao karatasi zinapaswa kukabiliwa kwenye feeder ya karatasi. Mashine zingine za faksi pia hutoa fursa ya kuchanganua na faksi pande zote mbili za hati, kwa hivyo angalia mwongozo wako wa mtumiaji ili uone ikiwa hii inawezekana kwenye mashine yako.
- Unapotumia skrini ya flatbed, inua kifuniko juu ya mashine na uweke hati yako chini kwenye skrini ya glasi. Hakikisha kupangilia hati yako na alama zilizotolewa kwenye skrini na kufunga kifuniko kabla ya kuendelea.
Hatua ya 5. Ingiza nambari ya faksi
Unapoingiza nambari, hakikisha kuingiza nambari ya eneo, nambari ya nchi, na nambari zozote ambazo unahitaji kupiga simu. Unapaswa kuingiza nambari sawa sawa na vile ungeipigia simu ukitumia simu.
Hatua ya 6. Bonyeza kitufe cha kutuma
Baada ya sekunde chache, utasikia mashine ikianza kupeleka faksi na karatasi zitaanza kulisha kwenye mashine ya faksi.
Kitufe kwenye mashine yako kinaweza kusema "nenda" au "faksi" badala ya "tuma."
Hatua ya 7. Tafuta ujumbe wa uthibitisho
Mashine zingine zitaonyesha ujumbe kwenye skrini kukujulisha ikiwa faksi yako ilipitishwa kwa mafanikio. Ikiwa uliweka mipangilio yako ili kupokea uthibitisho uliochapishwa, mashine yako itachapisha ukurasa unaoelezea hali ya faksi yako.
Njia 2 ya 3: Kutumia Faksi na Kompyuta
Hatua ya 1. Chagua programu
Wakati wa kutuma faksi kutoka kwa kompyuta, utakuwa na fursa ya kutumia programu ambayo imewekwa kwenye kompyuta yako au huduma mkondoni.
- Mifumo mingine ya uendeshaji huja na programu zinazokuruhusu kutuma faksi. Windows 7, kwa mfano, ina zana inayoitwa Faksi na Scan, ambayo hukuruhusu kutuma faksi bila mashine ya faksi.
- Ili kutumia programu ya kompyuta, utahitaji kuunganisha kompyuta yako kwa laini ya simu. Ikiwa hii haiwezekani, jaribu kutumia huduma ya mkondoni badala yake.
- Kuna huduma kadhaa za mkondoni zinazopatikana, pamoja na MyFax, eFax na FaxZero. Baadhi ni bure, zingine zinahitaji usajili au uanachama, na huduma zingine zitakuuliza ulipe kwa faksi.
Hatua ya 2. Fungua programu na unda faksi mpya
Kila mpango ni wa kipekee, lakini unapaswa kuona chaguo linaloitwa "tengeneza faksi mpya" au kitu kama hicho.
Hatua ya 3. Ambatisha hati zako
Ili kutuma faksi kwa kutumia kompyuta, utahitaji kuzipakia kwenye ujumbe wako. Unapaswa kuona kitufe kinachosema "pakia hati" au kitu kama hicho.
- Ikiwa una hati za elektroniki, unaweza kuzitafuta kwenye kompyuta yako na kuziambatanisha na ujumbe wako.
- Ikiwa una hati za karatasi, utahitaji kutumia skana ili kuzitia dijiti. Ikiwa huna skana, unaweza pia kuchukua picha ya nyaraka hizo na ama utumie barua pepe kwako au pakia picha hiyo moja kwa moja kwenye kompyuta yako.
Hatua ya 4. Ingiza nambari ya faksi na ujumbe
Andika ujumbe mfupi kwa mpokeaji wako kwenye nafasi iliyotolewa kwenye skrini, kama vile ungefanya ikiwa unatuma barua pepe. Hii itakuwa karatasi yako ya kufunika, kwa hivyo hakuna haja ya kushikamana na karatasi tofauti. Utahitaji pia kuingiza nambari ya faksi ya mpokeaji kwenye uwanja wa TO.
Unaweza pia kuulizwa kuandika nambari ya uthibitisho ili kudhibitisha kuwa wewe sio roboti
Hatua ya 5. Piga kutuma
Mara baada ya kushikamana na nyaraka zako, kuandika ujumbe wako, na kuingiza nambari ya faksi ya mpokeaji, bonyeza kitufe cha kutuma, na umemaliza.
Njia 3 ya 3: Kutumia Simu ya Mkononi au Ubao
Hatua ya 1. Pakua programu
Kuna anuwai ya programu za rununu zinazopatikana kwa simu na vidonge ambavyo hukuruhusu kutuma faksi kama vile ungefanya kutoka kwa kompyuta yako. Programu zingine, ni za bure, wakati zingine zinaweza kutoza ada. Programu maarufu ni pamoja na Faili popote, Kifungua Fax, na Faksi ya JotNot.
Programu zingine zitakupa nambari ya faksi ya muda mfupi, ambayo inaweza kuwa sio bora ikiwa unapanga kutuma na kupokea mara kwa mara
Hatua ya 2. Fungua programu na uchague hati yako
Mara baada ya kufungua programu kwenye kifaa chako cha rununu, utahamasishwa kuunda faksi mpya. Jambo la kwanza unahitaji kufanya ni kuchagua hati ambayo unataka kutuma faksi.
- Ikiwa hati yako imehifadhiwa kienyeji kwenye kifaa chako, kwenye barua pepe yako, au katika huduma ya kuhifadhi wingu kama DropBox, unapaswa kutafuta na kupakia hati yako kutoka kwa programu.
- Ikiwa una hati ya karatasi, unaweza kutumia simu yako au kompyuta kibao kuchukua picha ya hati yako na kuiambatanisha na ujumbe wako.
Hatua ya 3. Ingiza nambari ya faksi na ujumbe
Andika ujumbe kwa mpokeaji wako, kama vile ungefanya ikiwa unatuma faksi kutoka kwa kompyuta. Hakikisha kuingiza nambari ya faksi ya mpokeaji kwenye uwanja wa TO wa ujumbe wako.
Hatua ya 4. Piga kutuma
Mara tu ukiambatanisha hati zako, chapa ujumbe wako, na kuingiza nambari ya faksi ya mpokeaji, bonyeza kitufe cha kutuma, na faksi yako itatumwa.
Vidokezo
- Boresha kwa printa ya ndani ikiwa unataka kuwa na faksi kutoka nyumbani kwako au ofisini bila kupakua programu, kupakia nyaraka kwenye wavuti, au kununua mashine tofauti ya faksi. Bado utahitaji unganisho la simu.
- Ikiwa una akaunti na huduma ya faksi mkondoni kama RingCentral au eFax, unaweza kutumia akaunti yako kutuma faksi moja kwa moja kutoka Gmail. Unachotakiwa kufanya ni kuingiza nambari ya faksi unayotaka kutuma ili ifuatwe na @ domainname.com kwenye uwanja wa TO. Kwa mfano, ikiwa unatumia eFax, utaandika [email protected].
- Mashine za faksi wakati mwingine hukwama na kurasa wakati mwingine hushikamana. Ikiwa hii itatokea, utahitaji kutuma tena hati yako.
