Barua pepe ya kushiriki maarifa ni barua pepe iliyoundwa kushiriki habari, haswa mahali pa kazi au mpangilio mwingine wa kitaalam. Kushiriki maarifa ni njia nzuri ya kuwaonyesha wenzako kuwa unawajali na unataka kushiriki kile unachojua nao, kwa matumaini kwamba inaweza kuwasaidia baadaye. Inaweza pia kusaidia kuimarisha uhusiano wako wa kitaalam. Jaribu kufanya maarifa yako ya kushiriki barua pepe iwe wazi na iweze kumeza iwezekanavyo. Hii itafanya iwe rahisi kwa wengine kuelewa na kunyonya.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kutunga Barua pepe yako
Hatua ya 1. Eleza madhumuni ya barua pepe yako wazi na kwa ufupi katika mstari wa somo
Andika mstari wa mada ambao unapeana hadhira yako hakikisho wazi la nini cha kutarajia wanapofungua barua pepe yako. Jaribu kuweka urefu wa mstari wa somo kwa maneno kama 7.
- Kwa mfano, ikiwa unataka kushiriki maarifa uliyoyapata wakati wa kuhudhuria mkutano wa kuweka alama, unaweza kufanya mada hiyo iwe kama: "Njia kuu za kuchukua kutoka Mkutano wa Miami Coders 2020."
- Barua pepe zilizo na mistari isiyoeleweka au ya kupindukia ya somo zina uwezekano mdogo wa kufunguliwa. Jiepushe na mistari fupi ya mada ya maneno 1-2 tu ambayo hayasemi vizuri barua pepe hiyo inahusu nini.
Kidokezo: Ikiwa unataka watu wasome barua pepe yako ya kushiriki maarifa ndani ya muda uliowekwa, ingiza tarehe kwenye safu ya mada. Kwa mfano, unaweza kuweka "Maendeleo ya Viwanda ya Kujadili katika Mkutano wa Agosti 2."
Hatua ya 2. Anza barua pepe na salamu iliyoelekezwa kwa hadhira yako maalum
Fikiria juu ya hadhira unayopanga kutuma barua pepe yako ya kushiriki maarifa na uchague salamu na kiwango sahihi cha utaratibu. Fanya salamu iwe pamoja na kila mtu atakayepokea barua pepe.
- Kwa mfano, ikiwa unatuma barua pepe kwa timu ndogo ya watengenezaji wa programu ambao unafanya kazi nao kwa karibu na unajua vizuri, unaweza kuanza barua pepe na kitu cha kawaida na cha kirafiki kama: "Mchana mzuri, ninjas wenzangu."
- Ikiwa unatuma barua pepe ya kushiriki maarifa kwa watu wa hali ya juu au aina fulani ya kikundi ambacho kina watu ambao hawajui kibinafsi, unaweza kuchagua salamu rasmi zaidi kwa njia ya: "Ndugu wanachama wa baraza kuu," au " Habari za asubuhi, timu ya uuzaji.”
- Ikiwa unashiriki maarifa na mtu 1 au 2 tu, unaweza kuwashughulikia kwa jina katika salamu ya barua pepe yako.
- Unapokuwa na shaka, unaweza kutumia tu kitu cha kawaida kama: "Halo, kila mtu," au "Mchana mwema."
Hatua ya 3. Andika historia fupi au muktadha mwanzoni mwa barua pepe
Anza na kifungu kifupi, chini ya salamu yako, ambayo inaelezea kile utakachoshiriki kwenye barua pepe yako. Hii itawapa wasomaji muktadha zaidi kwa kile wanachotaka kusoma kuliko safu ya mada.
Kwa mfano, ikiwa unashiriki mafunzo kutoka kwa mkutano wa kuweka alama, unaweza kuandika kitu kama: "Wiki iliyopita, nilipata bahati ya kuhudhuria toleo la 2020 la Mkutano wa Miami Coders. Ningependa kushiriki nawe baadhi ya njia muhimu za kuchukua kutoka kwa mkutano wa siku 2, wakati ambao tulijifunza juu ya ujasusi bandia na mwenendo wa kuweka alama kwa mwaka wa 2021. Natumahi kuwa maarifa haya yatakuwa muhimu na ya kuvutia kwako kama ilivyo kwangu.”
Hatua ya 4. Vunja mwili wa barua pepe katika sehemu
Gawanya vidokezo kuu unayotaka kushiriki katika sehemu zenye mshikamano, kwa hivyo ni rahisi kufuata na kuchimba. Weka vichwa vya habari mwanzoni mwa kila sehemu ya habari kuifanya iwe wazi maandishi haya hapa chini ni ya nini. Vunja sehemu ndefu katika aya fupi nyingi ili kugawanya habari, badala ya kutupa donge la habari kwenye kizuizi 1 cha maandishi marefu.
- Hakikisha kila aya yako ina vidokezo vinavyohusiana. Ikiwa unaanza mawazo mapya, anza kuandika aya mpya.
- Kwa mfano, ikiwa unataka kushiriki kile ulichojifunza juu ya ujasusi bandia na mwenendo wa kuweka alama kwenye mkutano wa hivi karibuni uliohudhuria, unaweza kuunda barua pepe yako kama hii: kichwa cha sehemu kinachosema, "Sasisho la Sekta ya Akili ya bandia," kisha andika aya kadhaa kuhusu somo hilo, ikifuatiwa na kichwa kingine cha sehemu kinachosema, "Mwelekeo wa Usimbuaji wa 2021," ikifuatiwa na aya zingine zaidi.
Hatua ya 5. Maliza mwili wa barua pepe na aya ya muhtasari
Andika aya fupi kabla ya ishara yako kuzima ambayo inarudia habari kuu ambayo barua pepe yako ilikuwa nayo. Wacha wasomaji wako wajue ni nini unatarajia kupata kutoka kwa maarifa ya pamoja na ujumuishe vitu vyovyote vya hatua.
- Kwa mfano, unaweza kusema kitu kama: "Kama unavyoona, kuna maendeleo mengi mapya katika AI kwani yanahusu uuzaji na kuna mwelekeo mpya wa kupendeza wa kutazama mnamo 2021. Natumahi utatumia habari hii kwa miradi yetu ya maendeleo na kufikiria juu ya njia tunazoweza kuboresha bidhaa zetu kwa mwaka ujao."
- Mfano wa kitu cha kushughulikiwa kitakuwa kitu kama: "Wacha tujipange kushiriki maoni yetu juu ya habari hii yote kwenye mkutano Ijumaa. Tafadhali njoo umejiandaa na angalau hoja 1 ya kujadili.”
Hatua ya 6. Maliza barua pepe yako na ishara ikifuatiwa na jina lako na kichwa
Chagua ishara ambayo ni fupi na ya urafiki na kiwango kinachofaa cha utaratibu kwa hadhira yako. Jumuisha jina lako na kichwa mwishowe, ili watu wajue haswa barua pepe waliyosoma ni kutoka kwa nani, ambayo ni muhimu sana ikiwa haujui kibinafsi washiriki wako wote.
- Mifano ya ishara za kawaida zinazofanya kazi kwa karibu barua pepe yoyote ni: "Asante," "Salamu," na "Kila la heri."
- Ishara zingine rasmi ni: "Wako mwaminifu," na "Kwa heshima yako."
- Mawazo mengine ya ishara za kawaida zaidi, ambazo unaweza kutumia kwa barua pepe kwa watu kufanya kazi au kuona kila siku, ni: "Tutaonana kesho," na "Cheers."
- Ikiwa unashiriki maarifa nje ya shirika lako, jumuisha jina la shirika lako baada ya jina lako na jina pia, ili watu wajue unaziandika wapi.
Njia ya 2 ya 2: Kufanya Barua-pepe yako iwe ya Kirafiki
Hatua ya 1. Weka barua pepe yako fupi iwezekanavyo
Jaribu kujumuisha habari zote unazotaka kushiriki kwa maneno machache iwezekanavyo. Kadiri barua pepe yako inavyozidi kuwa ndefu, watu ambao unataka kushiriki maarifa yako na wao hawatasoma kitu hicho nzima.
- Ikiwa unaandika juu ya mada ngumu sana, unaweza kujumuisha viungo kwa vyanzo vya nje au viambatisho ili kutoa habari zaidi. Kwa njia hiyo, wale wanaovutiwa na kile unachoshiriki wanaweza kutumbukia ndani zaidi kwa mada.
- Hakuna sheria ya kuweka-jiwe kwa muda gani barua pepe ya kushiriki maarifa inapaswa kuwa, na itategemea sana aina ya habari unayoshiriki na ugumu wa mada hiyo. Utawala mzuri wa kidole gumba ni kutoandika barua pepe ndefu zaidi ya unavyotaka kusoma mwenyewe.
Hatua ya 2. Angazia habari muhimu na alama za risasi au orodha zilizohesabiwa
Rudia vipande muhimu vya habari kutoka kwa aya yako ya maandishi katika sehemu za risasi au orodha zilizohesabiwa. Hii inasaidia kurudia maarifa unayoshiriki na huwapa wasomaji kitu cha kutazama kwa haraka kupata zingine za alama kuu za barua pepe yako.
Kwa mfano, unaweza kuunda orodha na kichwa kama "Mwelekeo wa Uuzaji wa Juu 5 wa 2021" na uandike mwelekeo kutoka 1-5 kwenye orodha iliyohesabiwa chini yake. Wasomaji wanaweza kuona kwa urahisi mwenendo ni nini, kisha soma maandishi ya barua pepe yako ikiwa wanataka habari zaidi ya kina
Hatua ya 3. Tumia lugha rahisi, inayoeleweka iwezekanavyo
Epuka kutumia maneno makubwa na maneno kuelezea vidokezo vyako isipokuwa ikiwa unahitaji. Hii itafanya barua pepe yako iwe rahisi kusoma na kueleweka na hadhira pana ambao labda hawajui mada unayoandika kama wewe.
Fikiria hadhira yako unapochagua lugha gani utumie, vile vile. Ikiwa unaandikia kikundi kidogo cha waandaaji programu, kwa mfano, labda unaweza kuondoka na kutumia jargon zaidi ya kuweka alama kwenye barua pepe yako kuliko ikiwa unaandikia hadhira anuwai
Kidokezo: Ikiwa unahitaji kabisa kutumia neno ambalo watu hawajui kuelezea hoja, toa ufafanuzi mara ya kwanza unapotumia neno hilo katika yaliyomo kwenye barua pepe yako.
Hatua ya 4. Andika kwa sauti ya kitaalam
Kuwa mwenye heshima, tumia sarufi sahihi na uakifishaji, na uchague maneno yako kwa uangalifu. Epuka kuandika kwa sauti ya kawaida na usitumie lugha ya misimu au isiyofaa. Hii itakusaidia kuonekana kama mtaalamu na mjuzi katika somo ambalo unashiriki habari kuhusu.
- Kwa mfano, usiandike maneno katika kofia zote na utumie alama za mshangao kidogo, ili usionekane kama unapigia watazamaji wako.
- Usitumie maneno ya misimu au misemo kama "yo," "kuna nini," au "yall," kutaja chache.
Hatua ya 5. Fimbo na fonti za kawaida, wahusika, na muundo wa barua pepe
Usitumie fonti yoyote au herufi maalum ambazo mifumo mingine haina. Tumia fonti ya mfumo wa kawaida ambayo imejengwa kwenye seva yako ya barua pepe, fimbo na kutumia herufi zilizo kwenye kibodi ya kawaida, na usichanganyike na muundo msingi wa barua pepe yako.
Hii itahakikisha kwamba karibu kila mtu anayepokea barua pepe yako kwenye kompyuta tofauti au kupitia seva tofauti ya barua pepe ataona haswa kile ulichokiona wakati unaandika barua pepe yako
Vidokezo
- Daima zingatia hadhira yako unapoandika barua pepe ya kushiriki maarifa. Hii itakusaidia kuamua kiwango cha utaratibu, sauti, na lugha gani utumie.
- Hakikisha kuwa unatuma barua pepe ya kushiriki maarifa kwa watu ambao watafaidika zaidi kutoka kwayo. Kwa mfano, programu inaweza kuwa havutii mwenendo wa tasnia ya uuzaji na maendeleo, lakini mtu katika huduma ya mteja anaweza.
- Kabla ya kutunga barua pepe ya kushiriki maarifa, jiulize ikiwa ndiyo njia bora ya kushiriki habari. Katika visa vingine, unaweza kuamua kuwa mkutano wa kibinafsi au onyesho la mkutano wa video litakuwa bora zaidi.
- Unda muhtasari wa kile unataka kushiriki kabla ya kuandika barua pepe yako. Kwa mfano, ikiwa unataka kushiriki mbinu kadhaa za uuzaji ambazo umejifunza kwenye wavuti uliyokwenda, unaweza kuandika vidokezo kuu kama "mbinu mpya za SEO," "mikakati ya uuzaji ya barua pepe," na "uuzaji bora wa mazoea."
Maonyo
- Hakikisha lugha unayotumia kwenye barua pepe yako itaeleweka na kila mtu katika hadhira yako. Kwa mfano, usitumie kikundi cha jargon ya programu ikiwa unaandikia kampuni yako yote.
- Daima sahihisha na uandike barua pepe zako kabla ya kuzituma. Ikiwa barua pepe yako ina makosa, hautapatikana kama chanzo cha kuaminika cha maarifa.
