Ikiwa umekuwa ukifanya kazi kwa muda, labda unajua jinsi barua pepe zilivyo muhimu. Kwa kuwa hakuna njia ya kufikisha toni au lugha ya mwili kwenye wavuti, ni rahisi kutafsiri ujumbe wa mtu vibaya unapoiona kwenye skrini. Endelea kusoma ili ujifunze jinsi unaweza kuandika barua pepe zilizo wazi, fupi, na zenye ufanisi katika mpangilio wa kitaalam.
Hatua
Njia ya 1 kati ya 10: Andika barua pepe wakati unaweza kuzingatia
Hatua ya 1. Ikiwa umetatizwa, barua pepe yako inaweza isiwe pamoja
Unapokuwa na barua pepe ya kuandika, jaribu kukaa bila kukatizwa wakati haufikiri juu ya vitu vingine milioni. Uandishi wako utakuwa wazi zaidi na utaweza kuzingatia sarufi yako, sauti, na ujumbe wa jumla.
- Hii ni muhimu sana ikiwa barua pepe yako inaenda kwa watu wengi.
- Andika barua pepe kwenye chumba tulivu na uweke mbali simu yako na vizuizi vingine.
Njia ya 2 kati ya 10: Weka sauti na maneno yako ya kwanza
Hatua ya 1. Kifungu chako cha ufunguzi kinaweza kuwa na athari kubwa
Ikiwa ungependa sauti yako iwe nyepesi na ya kawaida, fungua na kitu kama, "Hi Jessica! Natumai ulikuwa na wikendi njema.” Ikiwa unataka kuiweka mtaalamu zaidi, sema tu kitu kama, "Hi David."
Jaribu kuzuia kitu chochote kilichojaa sana, kama "Mpendwa Robert." Inaonekana kidogo isiyo ya kibinafsi
Njia ya 3 kati ya 10: Weka barua pepe zako fupi
Hatua ya 1. Ujumbe wenye upepo mrefu huwa unamchanganya mpokeaji wako
Jaribu kuwa mfupi na fupi, ikiwezekana. Weka sentensi zako fupi, na usiongeze maelezo mengi-ikiwa utajikuta unaandika zaidi ya aya 1 au 2, labda unapaswa kuwapa watu habari juu ya mazungumzo ya video au kibinafsi.
- Jaribu kufikia hatua haraka, na epuka kuandika tani ya kupendeza.
- Watu huwa na kusoma barua pepe kwa kupasuka kwa muda mfupi. Ikiwa unaongeza habari nyingi, kuna uwezekano, zingine zitapotea.
- Weka barua pepe zako fupi, lakini jaribu kuzuia sentensi butu au majibu ya neno moja. Hizo zinaweza kuonekana kuwa mbaya, haswa juu ya skrini ya kompyuta.
Njia ya 4 kati ya 10: Eleza kile unahitaji wazi
Hatua ya 1. Ikiwa unaomba kitu, hakikisha inaeleweka
Usipige karibu na jimbo la kichaka kile unahitaji wazi na moja kwa moja kwa hivyo hakuna kutokuelewana. Ikiwa kuna ratiba ya muda, hakikisha umejumuisha hiyo pia. Hakikisha kuweka sauti yako nyepesi, ingawa. Kwa mfano:
- "Ninahitaji ripoti hiyo ya maendeleo ya kila mwezi kwenye kikasha changu kufikia Jumatatu jioni."
- "Ikiwa unaweza kupata fomu hiyo ya maoni ya timu kwangu mwishoni mwa wiki, hiyo itakuwa nzuri."
Njia ya 5 kati ya 10: Panga mawazo yako na aya
Hatua ya 1. Itasaidia watu kusoma habari kwa urahisi
Unapoingia kwenye mada mpya, itenganishe na aya mpya ili barua pepe yako iweze kufikirika. Itasaidia msomaji wako kukagua ujumbe haraka kupata sehemu ambazo zinawafaa zaidi.
Tumia maneno kama "pia," "baadaye," na "mwisho" kuanza aya zako
Njia ya 6 kati ya 10: Ongeza mstari maalum wa somo
Hatua ya 1. Wacha watu wajue barua pepe ni nini haswa
Hakikisha somo lako ni mahususi; kwa mfano, badala ya kuandika "Ripoti," jaribu kitu kama, "Ripoti ya kupanga kila mwezi: Juni 2021." Wenzako wataweza kuifungua na kuisoma ikiwa wanajua ni muhimu na inawafaa.
Hii pia husaidia kuweka barua pepe zako nje ya folda ya barua taka
Njia ya 7 kati ya 10: Usahihishaji wa typos
Hatua ya 1. Makosa yanaweza kutupilia mbali ujumbe wako
Wakati wachunguzi wengi wa tahajia watashika maneno yaliyopigwa vibaya, hawataweza kupata chaguo lisilofaa la neno au jina la mtu lisiloandikwa vizuri. Unapaswa pia kusoma kwa kukosa alama za maandishi au makosa ya kisarufi, kwani hizo zinaweza kumfanya msomaji afikirie kuwa haujali. Tumia dakika 2 hadi 3 kusoma barua pepe yako kabla ya kuituma ili kuhakikisha kuwa hakuna makosa dhahiri.
Katika mazingira ya kitaalam, ni muhimu sana kutamka jina la mtu kwa usahihi. Chukua dakika kukagua mara mbili kuwa unayo haki kabla ya kuituma ili kuepusha usumbufu wowote hapo baadaye
Njia ya 8 kati ya 10: Soma tena barua pepe zako kwa sauti
Hatua ya 1. Fikiria jinsi wapokeaji wako watasoma ujumbe wako
Kitu kama, "Wacha tuzungumze baadaye," inaweza kuonekana kuwa haina hatia kwako, lakini mwenzako akiisoma anaweza kudhani wana shida au una hasira. Badili iwe kitu kama, "Je! Una muda wa kuzungumza baadaye juu ya mabadiliko yanayokuja katika ripoti hiyo?" kuwa wazi kidogo.
- Kamwe usitumie vifuniko vyote kwenye barua pepe zako! Kuandika sentensi katika kofia ya kofia kawaida huonekana kama kumpigia mtu kofi kupitia skrini ya kompyuta.
- Badala ya kitu kama, "Tuma mabadiliko yako kesho asubuhi." jaribu kitu kama, "Kwa kuwa tarehe ya mwisho ni kesho alasiri, nitahitaji mabadiliko yako kesho asubuhi. Nijulishe ikiwa ratiba hiyo inakufanyia kazi.”
Njia ya 9 kati ya 10: Sitisha kabla ya kujibu barua pepe ya uchochezi
Hatua ya 1. Ukipata barua pepe ambayo inakufanya uwe na hasira, chukua sekunde kupumua
Badala ya kuunda jibu la kukata, hesabu hadi 10 (au 1, 000) mpaka utasikia utulivu. Kisha, soma tena barua pepe ili uone ikiwa ni matusi au la. Nafasi ni kwamba, unaweza kuwa umetafsiri vibaya ujumbe kidogo, na sio mbaya sana.
Ikiwa bado unahisi hitaji la kutengeneza jibu la hasira, subiri kwa masaa 24 kabla ya kuituma. Kisha, pitia tena jibu lako baada ya siku ili uone ikiwa bado unataka kuituma au la
Njia ya 10 ya 10: Wape watu faida ya shaka
Hatua ya 1. Ni ngumu kufikisha toni nzuri kwenye barua pepe
Ikiwa unasoma kitu ambacho mwenzako alikutumia na wewe hukasirika mara moja, chukua hatua nyuma na usome tena walichoandika. Jaribu kujiuliza ikiwa kuna njia nyingine yoyote sauti inaweza kutafsirika - je! Barua pepe hii ni ya adabu, au wanazungumza tu?
Kwa mfano, mtu anaweza kuandika, "Ninahitaji ripoti hiyo kufikia leo usiku." Kwa mtazamo wa kwanza, hii inaonekana kuwa baridi kidogo na isiyo ya kihemko. Walakini, sio lazima kuwa mbaya, ni ukweli tu na mfupi
Vidokezo
Barua pepe mara nyingi huonekana kama zisizo za haraka. Ikiwa unahitaji jibu mara moja, jaribu kuzungumza na mwenzako kibinafsi au kupitia soga ya video badala yake
Maonyo
- Ingawa emojis na hisia huonyesha toni, usizitumie kwa barua pepe ya kitaalam.
- Usitumie barua pepe za matusi au uchochezi, haswa kwa mtu ambaye haumjui vizuri.
