Barua pepe, kama njia zingine za mawasiliano, ina adabu yake mwenyewe na itifaki za kijamii. Ikiwa unahitaji kuandika barua pepe kuuliza maoni kazini au shuleni, au kwa maandishi yaliyoandikwa, unapaswa kuzingatia kutamka, muda, na muundo wakati wa kuunda barua pepe yako kuifanya iwe na ufanisi iwezekanavyo. Kuwa na adabu, kushika wakati, na mahususi katika barua pepe zako kunaweza kukusaidia kupata maoni unayohitaji.
Hatua
Njia 1 ya 4: Kuuliza Maoni Kazini
Hatua ya 1. Wasiliana na mtu aliye na sifa bora ya kutoa maoni juu ya kazi yako
Mara nyingi hii itakuwa meneja mara moja juu yako. Kwa hali yoyote, unapaswa kuanza nao, au na mwenzako mwandamizi zaidi au mfanyakazi mwenzako. Watakuwa na uzoefu wa kukusaidia na kukupa maoni unayohitaji.
Hatua ya 2. Kuwa mwenye adabu na mnyenyekevu katika barua pepe
Unapaswa kufuata kanuni katika ofisi yako kwa barua pepe. Unyenyekevu huenda mbali kuuliza maoni, lakini usiwe mnyenyekevu sana kwamba bosi wako au meneja anafikiria haujui chochote juu ya kazi yako. Badala yake, weka maswali kwa njia ambazo zinaonyesha maendeleo yako kwenye mradi au kazi. Hii itamjulisha bosi wewe sio kukaa tu mikononi mwako kusubiri maoni. Pia kumbuka vidokezo vifuatavyo.
- Unaweza kusema, "Nilikuwa nikifanya kazi kwenye uwasilishaji wa kesho wakati niligongana na mwamba na muundo-sina hakika ikiwa ninafuata kiwango cha kampuni. Nimeambatanisha uwasilishaji. Je! Una maoni yoyote ya fomati? Asante kwa msaada wako kwa hili.”
- Usisahau kuwashukuru katika barua pepe.
Hatua ya 3. Kuwa maalum katika ombi lako la maoni
Hii inaweza kukusaidia kuepuka maoni mapana kupita kiasi ambayo hayawezekani kukusaidia kazini kwako. Epuka maswali ya ndio au hapana, isipokuwa lazima. Badala yake zingatia sehemu maalum za mradi ambazo zinahitaji kazi. Jaribu kumpiga bosi wako au mfanyakazi mwenzako maswali yote yanayowezekana unayoweza kuwa nayo juu ya kazi yako mara moja.
- Kwa mfano, unaweza kusema, "Sikuwa na hakika jinsi ya kuendelea na faili la Eastman. Mteja hajajibu barua pepe zangu, na kwa kuwa ni jukumu la kipaumbele cha juu, nilidhani ni bora kukutumia barua pepe kuona nini nifanye."
- Ikiwa unatafuta maoni ya jumla kwa njia ya hakiki au ripoti, uliza hiyo haswa. Kuwa na adabu, mafupi, na maalum kadiri uwezavyo itasaidia. Kwa mfano unaweza kuuliza ripoti juu ya ufanisi wako au ubunifu. Ikiwa unauliza maoni kutoka kwa wale wanaoripoti kwako, unaweza kuhitaji kufanya utafiti usiojulikana.
KIDOKEZO CHA Mtaalam
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Kocha wa mahali pa kazi
Jaribu njia ya KISS wakati unaomba maoni ya jumla.
Mfano wa KISS ni njia nzuri ya kusaidia watu kukupa maoni yanayofaa, yanayoweza kutumika. Muulize mtu huyo,"
Weka? Nifanye nini kuboresha? Nifanye nini anza? Na nifanye nini simama?"
Hatua ya 4. Tuma barua pepe ya asante mara tu watakapojibu
Ikiwa maoni yamependekeza unahitaji kuboreshwa sana au kwamba kazi yako haiko sawa, hakikisha kujumuisha taarifa fupi ya jinsi utakavyotengeneza. Jipe wakati wa kusindika hisia kabla ya kujibu mara moja.
Hakikisha umejibu ndani ya siku 1-2 hata zaidi
Njia ya 2 ya 4: Kuuliza Maoni Shuleni
Hatua ya 1. Jitambue
Wewe mwalimu unaweza kuwa na mamia ya wanafunzi, haswa ikiwa ni profesa wa chuo kikuu. Utahitaji kujumuisha jina lako (la kwanza na la mwisho), darasa lako, na sehemu. Ikiwa bado uko katika shule ya upili, hii inaweza kumaanisha kipindi chako au nafasi ya muda. Kwa njia hii hutapoteza wakati wa mwalimu na kuwafanya watambue wewe ni nani, na watatumia wakati mwingi juu ya maoni unayohitaji.
Hatua ya 2. Weka rasmi
Wakati mwingine wanafunzi hupambana na hii wakati wa kwanza kutuma barua pepe kwa waalimu. Unaweza kusema "Hi Dk. Smith" au "Mpendwa Bi Turner." Ikiwa mwalimu wako amekutumia barua pepe, usiwe chini rasmi kuliko vile walivyokuwa. Weka mtaalamu wa toni. Badala yake kusema, "Hei, unafikiria nini juu ya karatasi yangu? Sio kubwa zaidi, "sema," Sina hakika ninaelewa mgawo huo. Nilikuwa na maswali maalum kuhusu karatasi hiyo.”
Hatua ya 3. Weka kifupi
Usijali kuhusu kuelezea muktadha wote wa maswali yako isipokuwa muktadha ni muhimu kwa maswali hayo. Kwa mfano ikiwa unauliza maoni juu ya nyongeza inayowezekana, mwalimu wako anaweza kuhitaji muktadha, lakini ikiwa unajaribu tu kuuliza swali juu ya mgawo, usiwaambie hadithi kuhusu jinsi mbwa wako alivyokufanya uchelewe na kwa nini unatuma barua pepe sasa (isipokuwa ni karibu sana na wakati wa kazi), au kitu kingine chochote ambacho hakiwezi kuwa muhimu kwa mgawo uliopo.
Hatua ya 4. Usisubiri kuuliza maoni hadi usiku kabla ya mtihani au tarehe inayofaa
Sio tu kwamba mwalimu wako hana uwezekano wa kukupa maoni ambayo karibu na tarehe inayofaa, wana uwezekano wa kukasirika kwamba umesubiri hadi dakika ya mwisho kuwauliza maoni. Ikiwa lazima utume maswali ya dakika za mwisho, kuwa mfupi, maalum, na kuomba msamaha. Itamfanya mwalimu uwezekano mkubwa wa kujibu, akifikiri wanaona barua pepe kwa wakati.
Hatua ya 5. Tumia fomati za faili ambazo mwalimu wako ameuliza
Mara nyingi, mwalimu atakuambia kwenye mtaala ni aina gani za faili watakazokubali kwa kazi au kwa barua pepe. Kwa mfano, ikiwa mwalimu wako anataja faili ya.doc, usitume.pdf au faili ya.pages. Ikiwa hauna uhakika, unaweza kutuma faili ya.rtf au.pdf, au uliza tu.
Hatua ya 6. Uliza maoni kwenye karatasi au mtihani ambao tayari umeingia
Unahitaji tu kumtumia barua pepe profesa huyo na kuwa mwenye adabu. Ikiwa profesa ana masaa ya kazi, unaweza kutembelea hizo, au kufanya miadi. Unaweza kusema, "Mpendwa Profesa Smith, sikuweza kufanya vizuri kwenye mtihani wangu vile nilivyotarajia. Je! Unaweza kunisaidia kushughulikia makosa kadhaa ambayo nilifanya ili niweze kufanya vizuri kwenye mtihani unaofuata?" Profesa wako anapaswa kujibu ombi kama hilo.
Njia ya 3 ya 4: Kuuliza Maoni juu ya Hati
Hatua ya 1. Tuma barua pepe kwa mtu unayemjua kwanza
Ikiwa unataka maoni ya usikivu, mtu bora kutoa ni mtu unayemjua, ikiwezekana rafiki au mwenzako. Unapomtumia mtu unayemjua barua pepe, hakikisha unamtumia barua pepe jinsi unavyotaka. Ikiwa ungewapigia simu, basi labda unapaswa kufanya hivyo badala yake. Usitumie maandishi kwenye barua pepe ya kwanza, isipokuwa ujue kuna uwezekano wa kusema ndio (mtu ambaye umesoma maandishi, au mtu ambaye amejitolea kusoma yako).
Unaweza kujumuisha maelezo mafupi au maandishi, kulingana na mtu unayemtumia barua pepe ni rafiki au mwenzako
Hatua ya 2. Tuma barua pepe kwa mtaalam
Ikiwa kweli unahitaji ushauri wa wataalam, tuma barua pepe kwa mtaalam unayemjua na ueleze mradi wako na kwanini unahitaji maoni. Usiwe msukumo, lakini washukuru kwa fadhili kwa kuzingatia kwao, na useme, "Ninaelewa ikiwa huna wakati wa kunipa maoni." Unaweza hata kutaka kuuliza ikiwa wanajua mtu yeyote aliye na wakati na utaalam ambaye anaweza kukusaidia ikiwa hawawezi.
Hatua ya 3. Usitume barua-pepe baridi kwa mtu
Huenda hii haitajibiwa, isipokuwa uwaambie utalipa msaada wao. Ikiwa wao ni mwandishi mashuhuri, hawana uwezekano wa kujibu barua pepe kama vile wanapokea tani ya barua pepe kama hizo. Badala yake, waulize marafiki wako, wenzako, maprofesa, nk, kwanza. Wana uwezekano mkubwa wa kukusaidia, na zaidi wanataka kukusaidia.
Hatua ya 4. Kuwa maalum kuhusu nini unataka kutoka kwa maoni yao
Ikiwa unataka maoni mazuri tu, waambie hivyo. Waambie ikiwa una maoni ya kina, maoni ya eneo lako au ya ulimwengu, na ikiwa unataka maoni ya urembo, sarufi, au muundo. Hii inaweza kusaidia sana kumsaidia msomaji wako kujua ni nini unataka kutoka kwao.
- Maoni mazuri hayapaswi kuwa ya kujenga. Ikiwa wataelezea kwanini wanapenda wanachopenda, unaweza kujifunza mengi juu ya maandishi yako.
- Ukipata maoni hasi, jipe wakati wa kujibu. Ikiwa wao ni rafiki yako, labda wanataka tu kusaidia. Ikiwa wao ni profesa, bila kujali una hasira au hasira gani, haupaswi kujibu kwa njia hiyo. Badala yake, asante kwa msaada wao, na usonge mbele. Baada ya muda unaweza kupata kuwa maoni yalikuwa ya msaada, hata kama njia ambayo ilitolewa haikusaidia.
Hatua ya 5. Mpe msomaji wako muda wa kujibu
Ikiwa umeuliza maoni ya kina juu ya hati ya riwaya, usitarajie maoni ndani ya siku moja au hata wiki. Inachukua muda kuhariri hati ya urefu huo. Ikiwa una tarehe ya mwisho unayofanya kazi, basi msomaji wako ajue hii. Unaweza pia kuwauliza ikiwa wanaweza kuhaririwa na tarehe fulani. Kumbuka wana maisha na majukumu yao wenyewe.
Hatua ya 6. Asante kwa msaada wao
Ikiwa ni rafiki, unaweza kutaka kununua zawadi kama sanduku la chokoleti, au kurudisha neema kwa wakati. Ikiwa ni profesa, unaweza kutaka kuandika barua pepe ya asante kuwajulisha unathamini kazi na wakati wao. Kusahau kumshukuru msomaji wako kunaweza kuwaacha wanahisi kutumika na / au kutothaminiwa, na inaweza kuwafanya wawe na uwezekano mdogo wa kukusaidia katika siku zijazo.
Njia ya 4 ya 4: Kuuliza Maoni kutoka kwa Wateja
Hatua ya 1. Usiulize maswali mengi
Wateja wamezidiwa na tafiti kutoka kwa kila biashara huko nje. Ikiwa unataka kuhakikisha kuwa mteja hufuta barua pepe yako moja kwa moja wakati wa kuisoma, jaza na tani ya maswali. Ikiwa unataka kuweka mteja anapendezwa, uliza swali moja au mawili na uiache hapo.
Hatua ya 2. Uliza maswali ya wazi
Badala ya kutumia maswali ya ndio / hapana, uliza swali ambalo linaleta majibu kamili. Badala ya kuuliza, "Je! Utatupendekeza kwa rafiki?", Uliza "Unaweza kutuelezeaje kwa rafiki?" Maswali ya aina hii yanakupa habari zaidi katika majibu kuliko swali rahisi la ndiyo / hapana.
Hatua ya 3. Mjulishe mteja utarudi kwao haraka
Hii inamfanya mteja ahisi kama maoni yao hayaendi tu kwenye kikasha kikubwa, ambapo inaweza kusoma au kutosomwa au kuzingatiwa. Pia utapata maoni zaidi, ikiwa watajua utajibu.
Unapojibu, kuwa mkweli na mtaalamu. Katika utamaduni wa mtandao wa virusi wa leo, unaweza kuharibu sifa ya kampuni kwa sekunde ikiwa utajibu na kitu kingine chochote isipokuwa taaluma na ukweli
Hatua ya 4. Usijumuishe flash au vitu vingine polepole kupakia
Ikiwa mteja ana muunganisho polepole, atafuta barua pepe mara moja anapoona inashindwa kupakia. Kumbuka kwamba maoni mara nyingi ni muhimu kwako kuliko wao.
Hatua ya 5. Tumia fonti na fomati iliyoundwa vizuri
Unataka barua pepe yako ionekane safi na ya kitaalam. Barua pepe iliyo na picha za kupendeza au fonti isiyo na vichekesho haiwezekani kuwavutia wateja wako. Badala yake, tumia fonti za kawaida kama Times New Roman au Arial ikiwa haujui font, na weka picha nyingi kwa kiwango cha chini.
Hatua ya 6. Hakikisha barua pepe ni rafiki kwa kifaa
Fomati ya safu moja ni rahisi zaidi kuliko muundo wa safu nyingi. Pia utataka kuhakikisha fonti zako sio ndogo sana. Utahitaji barua pepe kuonekana kama faida kwenye kompyuta ndogo, simu, na vidonge. Pamoja na watu wengi kuangalia barua pepe zao kwenye simu zao, ni muhimu kwamba uandike barua pepe zako ipasavyo.
Msaada wa Kuandika Barua pepe
Vitu vya Kujumuisha katika Barua Kuuliza Maoni
Vitu vya Kuepuka katika Barua pepe Kuuliza Maoni
Annotated Email Kuuliza kwa Maoni
Video - Kwa kutumia huduma hii, habari zingine zinaweza kushirikiwa na YouTube
Vidokezo
- Usisumbue watu kwa maoni.
- Kudumisha adabu ya barua pepe inayofaa kwa hali hiyo.
- Unyenyekevu kidogo huenda mbali.
