Barua pepe ni njia ya haraka na rahisi ya kuwasiliana na wafanyikazi wenzako na washirika wengine wa biashara, na ni nyenzo nzuri ya kupanga kila aina ya mikutano. Iwe unajaribu kuweka miadi na mfanyakazi mwenzako, aliye bora, au mgeni kabisa, kwanza unahitaji kupangilia barua pepe na safu wazi ya mada na maandishi ya mwili. Ukisha saini barua pepe yako na kutuma ujumbe, subiri siku 3-5 kabla ya kutuma jibu la ufuatiliaji.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kuunda Barua pepe
Hatua ya 1. Sema katika mstari wa mada ambayo ungependa kukutana
Eleza kusudi lako wazi katika safu ya mada ya barua pepe, kwa hivyo mpokeaji anajua mara moja kwamba ungependa kukutana nao. Epuka kutumia lugha isiyoeleweka kama "Mkutano" au "Wakati Unaowezekana wa Mkutano." Badala yake, tumia tarehe maalum na muafaka wa muda katika mstari wa somo ili mpokeaji wako ajue nini cha kutarajia mara moja.
Kwa mfano, andika kitu kama hiki: "Ombi la Mkutano wa 5/17 saa 11 asubuhi."
Hatua ya 2. Tumia salamu inayofaa kuanza barua pepe yako
Jaribu kutumia salamu ya kawaida na rasmi unapoanza kuandika ujumbe wako. Ikiwa unafikia afisa wa umma au mtu mwingine mashuhuri ambaye haujawahi kukutana naye, tumia jina lao kamili katika kichwa. Ikiwa unawasiliana na mfanyakazi mwenzako au aliye juu, tumia heshima kama "Bwana," "Bibi," "Mx.," Au "Miss." Kama kanuni ya kidole gumba, jaribu kutumia salamu kama "Mpendwa," "Hujambo," na "Hi" kuanzisha barua pepe yako.
- Ikiwa unazungumza na ofisi ya jumla au kikundi badala ya mtu binafsi, tumia "Kwa anayeweza kujali" badala yake.
-
Kwa mfano, ikiwa ungefikia mkuu wako, jaribu kuandaa salamu kama hii:
Ndugu Mheshimiwa Jackson, Natumai barua pepe hii inakukuta vizuri! Nilitaka kukufikia kuhusu mkutano unaowezekana.”
Hatua ya 3. Jitambulishe ikiwa unakutana na mgeni kamili
Toa aya yako ya kwanza kwa utangulizi mfupi ikiwa unaandika kwa afisa wa umma au mtu mwingine ambaye haujawahi kukutana hapo awali. Zingatia jina lako, nafasi yako, na unganisho la kitaalam, kwa hivyo mpokeaji ajue wewe ni nani na kwanini unawafikia. Ikiwa unawasiliana na mtu ambaye tayari unamjua, kama bosi au mfanyakazi mwenzako, usijisikie wajibu wa kujumuisha aya ya utangulizi.
- Utangulizi wako haupaswi kuchukua muda mrefu kusoma.
-
Jaribu kuandika kitu kama hiki:
Mpendwa Bi Atkins, Jina langu ni Sarah Clement, na ninafanya kazi kwa Makao ya Wanyama ya Kaunti ya Jones.
Hatua ya 4. Eleza sababu ya mkutano na umuhimu wake kwa jumla
Mwanzoni mwa barua pepe (kufuatia utangulizi wako, ikiwa umechagua kuingiza moja), sema aina ya mkutano ambao ungependa kuwa na mpokeaji, na ikiwa itakuwa jambo rasmi au la kawaida. Mara baada ya kuelezea mkutano ni wa nini, panua kwa nini mkutano huo ni muhimu kwa jukumu ambalo unajaribu kukamilisha. Jaribu kuweka maelezo yako mafupi, kwani mpokeaji wako anaweza kuwa na muda mwingi wa kupitia barua pepe yako.
Kwa mfano, jaribu kuandika kitu kama hiki: “Je! Unaweza kukutana nami wiki ijayo kujadili mpango ujao wa kuchukua watoto? Kwa kuwa wewe ndiye mshauri wa kifedha wa sasa wa makazi ya wanyama, ninaamini kwamba unaweza kutoa ufahamu mwingi juu ya bajeti ya shirika inayofanya kazi kwa hafla hiyo."
Hatua ya 5. Pendekeza mahali na wakati unaofaa wa mkutano wako
Jaribu kufikiria mahali panapojulikana na kupatikana kwa mpokeaji kwa urahisi. Ikiwa unafanya kazi katika jengo moja au eneo la jumla kama mtu unayemtumia barua pepe, angalia ikiwa unaweza kukutana wakati wa mapumziko ya chakula cha mchana. Ikiwa wewe na mpokeaji hamuishi au hamfanyi kazi katika eneo lililo karibu, jaribu kupendekeza mkahawa au eneo lingine la umma ambalo unaweza kukutana. Kwa kuongezea, taja nyakati anuwai zinazokufaa, kwa hivyo mpokeaji anaweza kukuambia upatikanaji wao kwa urahisi zaidi.
- Ikiwa nyinyi wawili mna ratiba nyingi, fikiria kupanga mkutano wa simu au mkutano wa video.
- Kwa mfano, andika kitu kama hiki: “Je! Utaweza kubembea na makao ya wanyama muda fulani wiki hii? Nitakuwa katika dawati la mbele kila siku kutoka 9 hadi 5."
Hatua ya 6. Uliza kwamba mpokeaji ajibu ujumbe wako
Kwa kuwa unapanga tukio kwa utaalam, uliza kwa upole kwamba mpokeaji ajibu na upatikanaji wake. Ikiwa unawasiliana na mtu mwenye shughuli nyingi, kumbuka kwamba wanaweza kuchukua siku moja au 2 kujibu. nyuma.
Kwa mfano, sema kitu kama hiki: "Ikiwa ungeweza kunijulisha upatikanaji wako kwa wiki ijayo, ningethamini sana!"
Hatua ya 7. Tumia lugha nzuri ya kufunga wakati wa kumaliza barua pepe
Rasimu ya sentensi ya kufunga ambayo inahimiza kusudi la barua pepe yako, kwa hivyo mpokeaji anaelewa wazi kusudi la mkutano. Tumia toni ya urafiki kusaini barua pepe yako, ukitumia misemo kama "Waaminifu," "Asante," au "Matakwa mema." Baada ya kuandika usajili, acha saini chini ya jina lako, ambayo inarudia msimamo wako au kazi ya sasa.
- Toa lugha yako kwa mpokeaji. Ikiwa unazungumza na mfanyakazi mwenzako, ishara kama "Tutaonana hivi karibuni" itakuwa ya maana zaidi kuliko "Kwa heshima yako." Ikiwa unawasiliana na mkuu, "Waaminifu" au "Matakwa mema" itakuwa sahihi zaidi kuliko ishara ya kawaida kama "Tutaonana."
-
Kwa mfano, andika kitu kama hiki:
Ninatarajia kukutana nawe hivi karibuni, kwani ninataka hii gari ya kupitisha ifanikiwe iwezekanavyo.
Kwa dhati, Sarah Clement
Mratibu wa Shughuli, Makao ya Wanyama ya Kata ya Jones
Hatua ya 8. Jumuisha viambatisho vyovyote vinavyohusiana na mkutano
Ambatisha nyaraka yoyote, lahajedwali, au faili zingine zinazofaa ambazo zinaweza kusaidia kuandaa mpokeaji kwa mkutano. Ikiwa unamfikia mtu kuhusu mada ngumu, jumuisha vijikaratasi vyovyote au karatasi za data zinahitajika kumsaidia mpokeaji kuelewa mada ya mkutano.
Kwa mfano, ikiwa unazungumzia mabadiliko ya bajeti ya hafla inayokuja, unaweza kutaka kujumuisha lahajedwali la bajeti ya mwaka uliopita
Hatua ya 9. Tumia lugha ya kitaalam na sarufi sahihi wakati wote wa barua pepe
Thibitisha ujumbe wako kwa makosa yoyote dhahiri ya kisarufi na makosa ya tahajia, kwa hivyo rasimu yako ya mwisho inaonekana kuwa polished na safi iwezekanavyo. Kwa kuongezea, ondoa vifupisho au misimu yoyote inayofanya ujumbe uonekane kuwa wa kawaida zaidi, au ni ngumu zaidi kuelewa. Ikiwa rasimu yako ya mwisho haionekani na mtaalamu, basi mpokeaji anaweza asichukue ombi lako kwa uzito.
Wakati emoji inaweza kuwa ya kufurahisha kutumia katika maandishi na barua pepe za kawaida, hupaswi kuzitumia kuomba mkutano
Njia 2 ya 2: Kufuatilia Mpokeaji
Hatua ya 1. Rasimu barua pepe ya ufuatiliaji ikiwa mpokeaji harudi kwako kwa siku 3-5
Mpe mpokeaji siku chache kusoma na kujibu ombi lako. Ikiwa hautasikia tena ndani ya wiki ya biashara, mtumie mtu huyo barua pepe ya haraka ili ukumbushe kuwa unasubiri jibu. Mkazo ambao unashukuru kwa nafasi ya kukutana nao, na kwamba unashukuru kwa wakati wao.
- Kufuatilia simu pia ni njia bora ya kuwasiliana na mtu unayejaribu kukutana naye.
- Kwa mfano, andika kitu kama hiki: "Nilitaka tu kukufuata kuhusu ombi langu la mkutano. Wakati una wakati wa ziada, unaweza kuniambia upatikanaji wako kwa mkutano wakati mwingine wiki ijayo?”
Hatua ya 2. Ondoa maelezo ya mkutano katika barua pepe ya ziada
Jadili na ratiba ya mtu mwingine mara tu watakapojibu. Zingatia upatikanaji wa mtu mwingine, na uthibitishe wakati wa mkutano kwa tarehe ambayo mtapatikana. Jaribu kudhibitisha tarehe na wakati ndani ya barua pepe 1-2 ili kuepuka mkanganyiko na fujo katika kikasha chako.
- Jaribu kuwa rahisi iwezekanavyo. Ikiwa unamfikia mtu mwenye shughuli nyingi, huenda wasiweze kukutana nawe mara moja.
- Usipange mkutano kwenye dakika ya mwisho. Ikiwa mpokeaji yuko na shughuli nyingi, huenda usiweze kukubaliana kwa tarehe ya kukutana.
Hatua ya 3. Tuma ukumbusho au uthibitisho siku chache kabla ya mkutano
Ikiwa ungependa kuwa tayari zaidi kabla ya mkutano uliopangwa, jaribu kutuma barua pepe ya uthibitisho kwa mpokeaji kama ukumbusho. Usifanye barua pepe hii kuwa ndefu badala yake, sema siku, saa, na mahali unayopanga kwenye mkutano ili kukagua mara mbili kuwa mkutano bado uko kama ulivyopangwa.
-
Kwa mfano, andika kitu kama hiki:
Nilitaka tu kudhibitisha kuwa bado tunakutana mnamo Mei 17 saa 11 asubuhi katika Makao ya Wanyama ya Kaunti ya Jones.
