Unaweza kufikiria kuwa ni walimu wa shule tu wanahitaji kuwa na wasiwasi juu ya kuhudhuria, lakini kwa kweli ni mazoezi muhimu ya biashara pia. Kwa biashara ndogo ndogo na kubwa sawa, data sahihi ya mahudhurio inaweza kufunua mengi juu ya ufanisi, faida, na kuridhika kwa wafanyikazi. Shukrani kwa teknolojia ya kisasa, kuna njia nyingi za kurekodi mahudhurio ya wafanyikazi na kutumia data vizuri.
Hatua
Njia 1 ya 3: Kukusanya Takwimu za Mahudhurio
Hatua ya 1. Tumia lahajedwali rahisi tu ikiwa unaendesha biashara ndogo
Ikiwa una wafanyikazi 5 au wachache, na labda hata 10 au wachache, kutumia njia rahisi ya kurekodi mahudhurio inaweza kukufaa. Unaweza kufuatilia mahudhurio na masaa katika lahajedwali la Microsoft Office au Google Docs, kwa mfano, au hata kutegemea lahajedwali za karatasi. Chagua chaguzi za ufuatiliaji za hali ya juu zaidi, ikiwa una zaidi ya wafanyikazi 5-10.
- Haijalishi saizi ya biashara yako, kila wakati tumia mfumo wazi kurekodi mahudhurio na masaa. Usiamini kumbukumbu yako au neno la mfanyakazi wako wakati unapojaribu kuweka wimbo wa mambo!
- Ikiwa unapendelea lahajedwali lenye msingi wa karatasi, angalia mkondoni templeti inayoweza kuchapishwa inayofaa mahitaji yako.
Hatua ya 2. Tengeneza kiolezo cha Ofisi au Hati ili kurahisisha lahajedwali lako
Ofisi zote za Microsoft na Hati za Google hutoa violezo vya kuongeza iliyoundwa kwa ajili ya kurekodi mahudhurio ya wafanyikazi na masaa. Ikilinganishwa na lahajedwali la kawaida, chaguo hili linaweza kufanya iwe rahisi kwa wafanyikazi wako kuingiza masaa yao, na kwako kufuatilia na kuchambua data.
Ingawa ina ufanisi zaidi kuliko karatasi ya msingi au lahajedwali la elektroniki, chaguo hili bado ni bora kushoto kwa wafanyabiashara wadogo-wale walio na wafanyikazi hadi 20, labda
Hatua ya 3. Mkataba wa utunzaji wako wa rekodi ikiwa ni wakati na gharama nafuu
Kwa biashara nyingi ndogo na kubwa, njia bora ya kurekodi mahudhurio ni kulipa mtu mwingine kuifanya! Mara nyingi, wafanyikazi wako wataingia kwenye mahudhurio na masaa kwenye wavuti au programu, na mkandarasi atashughulikia data na kukupa ripoti za kawaida kulingana na hiyo.
Kampuni zingine hutoza kiwango cha gorofa kulingana na viwango vya mfanyakazi- kwa mfano, $ 20 USD kwa mwezi kwa hadi wafanyikazi 10- wakati wengine wanatoza kwa kila mfanyakazi. Linganisha gharama, huduma, na huduma wakati wa kuchagua kampuni ya mtu mwingine kufuatilia mahudhurio na masaa ya wafanyikazi wako
Hatua ya 4. Dhibiti utunzaji wa kumbukumbu tu ikiwa una uwezo wa IT
Kama kampuni ya kati au kubwa, unaweza usiwe raha kulima utunzaji wako wa kumbukumbu, labda kwa sababu za kifedha au usalama. Kufuatilia mahudhurio na masaa ya wafanyikazi 100, 1, 000, au hata 10, 000 inahitaji idara thabiti ya IT ambayo inaweza kukuza na kudumisha ukusanyaji wa data muhimu, uhifadhi na uchambuzi wa miundombinu. Idara zako za IT na HR pia zinahitaji kuweza kufanya kazi vizuri pamoja!
Tathmini kwa uangalifu gharama na faida za kushughulikia utunzaji wa kumbukumbu dhidi ya kuambukizwa na mtu wa tatu kuifanya
Njia 2 ya 3: Kufuatilia Mahudhurio na Tech
Hatua ya 1. Kuwa na wafanyikazi "watelezesha" na "nje" na vitambulisho vyao
Hili kimsingi ni toleo la kisasa la kuwa na wafanyikazi "saa ndani" na "nje" na kadi ya ngumi ya karatasi. Faida hapa ni kwamba data hupelekwa moja kwa moja kwa nyumba yako au mtu wa tatu miundombinu ya kutunza kumbukumbu kwa uhifadhi na uchambuzi.
Vituo vya kadi vya kutelezesha hufanya kazi vizuri na wafanyikazi ambao wanashikilia eneo moja na hufanya kazi masaa ya kawaida wakati wa siku yao ya kawaida ya kazi-kwa mfano, wafanyikazi wa ofisi, walimu, au wafanyikazi wa kiwanda
Hatua ya 2. Tumia biometri au video kupunguza "kuchomwa kwa rafiki" kwenye skena za kitambulisho
Wakati wa kumfungia mwenzako aliyechelewa au hayupo anayeitwa "kuchomwa rafiki" alikuwa rahisi na kadi za ngumi, bado inawezekana kutelezesha kitambulisho cha mfanyakazi wao na kufikia kusudi sawa. Ikiwa una wasiwasi kuwa hili ni shida kati ya wafanyikazi wako, fikiria kuwekeza katika kamera-za video au skena za biometriska -kuongeza usalama na usahihi wa vituo vyako vya kadi za kutelezesha.
- Skena za kibaolojia, ambazo kwa kawaida zinahitaji idhini ya alama ya vidole, zinaweza kutumika kwa kushirikiana na skena za kadi za kitambulisho.
- Kusakinisha kamera za usalama kwenye vituo vyako vya kutelezesha kadi kunaweza kukusaidia kutambua watuhumiwa wa "marafiki wapigaji".
Hatua ya 3. Fuatilia masaa ya wafanyikazi walio nje ya ofisi na programu inayotegemea simu
Kadi za kutelezesha haifanyi kazi vizuri kwa wafanyikazi wanaofanya kazi kutoka nyumbani au kutoka sehemu nyingi. Badala yake, wacha "wapigane" na "watoke" na programu iliyosanikishwa kwenye simu yao iliyotolewa na kazi au ya kibinafsi. Mara nyingi, watalazimika tu kubonyeza kitufe ili kuanza na kusimamisha saa inayoendesha ambayo inafuatilia mahudhurio na masaa yao.
Ikiwa biashara yako tayari inatoa rekodi yake kwa mtu mwingine, aina hii ya programu inaweza kujumuishwa kama sehemu ya kifurushi. Katika kesi hii, data ya mahudhurio ya kibinafsi ya wahudumu wako inapaswa kujumuika kwa usawa katika utunzaji wako wa rekodi
Hatua ya 4. Fikiria eneo la GPS na ufuatiliaji wa wakati kwa wafanyikazi wanaosafiri sana
Aina hii ya mfumo wa ufuatiliaji hufanya kazi vizuri ikiwa una wafanyikazi ambao husafiri kati ya maeneo maalum wakati wa siku zao za kazi. Simu zao za kazi 'GPS itafuatilia wakati walikuwa katika maeneo maalum ya kazi, ambayo nayo inaweza kutumika kuanzisha jumla ya masaa yao ya kazi.
Ufuatiliaji wa GPS ni huduma ya hiari na programu zingine za "kadi ya muda". Sifa hii ni bora kuhifadhiwa kwa matumizi na simu zilizotolewa na kazi, kwani kufuatilia wafanyikazi kwenye simu zao za kibinafsi wanaweza kuhisi kama "kaka mkubwa" -kama
Njia ya 3 ya 3: Kukabiliana na Takwimu za Mahudhurio
Hatua ya 1. Punguza nambari ili uone jinsi maswala ya mahudhurio yanavyoathiri biashara yako
Kuweka rekodi sahihi za mahudhurio ya wafanyikazi hukuwezesha kuhesabu jinsi mwelekeo mzuri na hasi wa mahudhurio unavyoathiri msingi wako. Kwa upande mwingine, unaweza kutumia data hii kurekebisha mikakati yako ya mahali pa kazi na HR kwa ufanisi zaidi.
Mahesabu mengine ya haraka yanaweza, kwa mfano, kukupa "kiwango cha matukio" - idadi ya kutokuwepo kwa wafanyikazi 100 kwa muda uliowekwa. Vitu sawa vya data, kama vile "kiwango cha kutokuwa na shughuli" na "kiwango cha ukali," pia inaweza kutumika kusaidia kuathiri athari za kiuchumi za mahudhurio na kutokuwepo
Hatua ya 2. Kutambua wafanyikazi wanaofuata utaratibu mzuri wa mahudhurio
Kuimarisha kidogo kunaweza kwenda mbali! Tumia data yako iliyokusanywa kwa wafanyikazi wa kitambulisho na rekodi za mahudhurio ya nyota. Wape utambuzi wa umma, sifa, na pengine zawadi-hata kadi chache za zawadi au bonasi ndogo inaweza kusaidia kuhamasisha wengine kufuata nyayo.
Kumbuka kwamba "mahudhurio mazuri" haimaanishi kwamba mfanyakazi hakosi kazi kamwe. Inamaanisha pia kuwa mwangalifu kuhusu kuchukua muda-kwa mfano, kwa kutoa taarifa sahihi kabla ya kuchukua siku ya kupumzika au kwa kukaa nyumbani wakati wanapona ugonjwa
Hatua ya 3. Kutana na mfanyakazi ambaye ana maswala ya mahudhurio kabla ya kuchukua hatua
Wakati wowote data yako inamtambulisha mfanyakazi na shida ya mahudhurio, usiruke moja kwa moja kwa nidhamu au kukomesha. Badala yake, tukutane nao (na mwakilishi wa HR au chama kinachofanana) kujadili suala hilo. Weka mpango wa utekelezaji kwa maandishi ambao unampa mfanyakazi mwongozo wazi na vigezo vya matarajio ya kuhudhuria mkutano.
Unaweza kuwa unashughulika, kwa mfano, na mfanyakazi aliyejitolea ambaye anajitahidi kupitia shida kadhaa nyumbani. Katika kesi hii, unaweza kufanya marekebisho kadhaa ya upangaji au mzigo wa kazi badala ya kukata haraka mfanyakazi anayefaa
Hatua ya 4. Nenda kwenye mkanda mwekundu kwa uangalifu wakati wa kuadibu au kumaliza kazi kwa mfanyakazi
Daima fuata utaratibu ulio wazi, thabiti wakati wa kumpa mfanyakazi shida ya kuhudhuria, na haswa kabla ya kuwatimua. Kwa kweli, unapaswa kushauriwa na wakili wa sheria ukizingatia sheria ya ajira. Vinginevyo, kile kinachoonekana kama kukata moto na kukausha kunaweza kusababisha kesi ya gharama kubwa.
