Njia 3 za Kuandika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano

Orodha ya maudhui:

Njia 3 za Kuandika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano
Njia 3 za Kuandika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano

Video: Njia 3 za Kuandika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano

Video: Njia 3 za Kuandika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano
Video: JINSI YA KUUNGANISHA NA KUTENGANISHA FAILI ZA PDF 2024, Machi
Anonim

Kuzingatia ukweli kwamba zaidi ya barua pepe bilioni 300 zinatumwa na kupokelewa kila siku, haishangazi kwamba watu wameanzisha "uchovu wa barua pepe." Ndio sababu ni muhimu sana kuandika barua pepe zinazofaa ambazo zinatoa maoni yako wazi na kwa ufupi - hutaki watu wasisome barua pepe yako ya mwaliko kwa mkutano kwa sababu ni ndefu kupita kiasi au haijulikani wazi. Usijali-wiki hii Je! Utakutembea kwa kila kitu unachopaswa kufanya wakati wa kuandika barua pepe kwa mwaliko wa mkutano, kama jinsi ya kuandika laini ya mada, nini unapaswa kusema kwenye mwili wa barua pepe yako, na jinsi unavyoweza kutumia programu ya kalenda ili kufanya mambo iwe rahisi.

Hatua

Njia ya 1 ya 3: Kuandika Mstari Mkali wa Somo

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 1
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 1

Hatua ya 1. Andika mstari mfupi, unaofaa wa mada na tarehe na mada ya mkutano

Ikiwa ni pamoja na maelezo haya inamaanisha kuwa watu watajua ni lini na ni nini kitakachojadiliwa bila hata kufungua barua pepe. Kwa mfano, unaweza kuandika, "Mkutano wa 12/8: Miongozo mipya ya kuripoti."

Onyo:

Kuacha mada ya mkutano labda itasababisha watu kujibu, kuuliza ikiwa ni muhimu kwa idara yao au ikiwa mahudhurio yao ni ya lazima, kwa hivyo hakikisha kusema mada!

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 2
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 2

Hatua ya 2. Uliza uthibitisho wa mahudhurio kwenye safu ya mada

Ikiwa unahitaji kujua ni nani atakayekuja kwenye mkutano, uliza uthibitisho kwenye safu ya mada. Kwa njia hiyo, watajua wanahitaji kujibu haraka iwezekanavyo hata kabla ya kufungua barua pepe. Unaweza kuandika, "Ijumaa 10/6 mkutano wa HR, tafadhali thibitisha ASAP."

Unaweza pia kuandika, "Tafadhali RSVP: Mkutano wa Watumishi 10/6."

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 3
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 3

Hatua ya 3. Wajulishe ikiwa ni mkutano wa dharura katika mstari wa mada

Ikiwa ni suala kubwa au la kuzingatia wakati ambalo linahakikisha mkutano mara moja, ongeza hali ya uharaka kwa mstari wa mada. Kwa mfano, unaweza kuandika kitu kwenye mistari ya, "Mkutano wa Dharura Jumatatu 2/31: Usalama wa Mtandao."

Ni muhimu kutambua mada ya mkutano pia kuwapa maoni ya nini cha kutarajia

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 4
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 4

Hatua ya 4. Sema ikiwa mahudhurio ni ya lazima au yanapendekezwa

Ikiwa unafanya kazi kwa kampuni kubwa, uwepo wa watu wengine hauwezi kuhitajika kwa kila mkutano. Eleza idara inayohusika katika mstari wa somo au wajulishe wapokeaji ikiwa ni lazima wahudhurie. Kwa mfano, unaweza kuandika, "Mkutano wa lazima wa uuzaji 10/6."

Ikiwa mkutano hauhitajiki, unaweza kuandika: "Mkutano uliopendekezwa 10/6 juu ya mbinu bora za utafiti."

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 5
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 5

Hatua ya 5. Tumia maneno kamili katika safu yako ya somo ili kuepuka mkanganyiko wowote

Vifupisho vinaweza kuonekana vyema, lakini sio maalum kama maneno kamili na inaweza kusababisha mkanganyiko. Kwa mfano, "SAP" inaweza kumaanisha "mifumo na usindikaji" au "mpango wa sampuli na uchambuzi" kulingana na ni nani anayejua na hajui lugha yako.

Walakini, ni sawa kutumia vifupisho vya kawaida kama "RSVP," "HR," na "Wed."

Njia 2 ya 3: Kuunda Mwili wa Barua pepe yako

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 6
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 6

Hatua ya 1. Andika utangulizi mfupi, wa kirafiki na barua fupi

Kujitambulisha ni muhimu ikiwa unafanya kazi kwa kampuni kubwa au ikiwa haujui kila mtu bado. Ni muhimu pia kutaja katika utangulizi huu mfupi ikiwa hati au vifaa vyovyote vinahitaji kukamilika na / au kuletwa kwenye mkutano.

Fanya utangulizi wako uwe wa kibinafsi au unaofaa kwa kazi hiyo. Kwa mfano, "Habari timu, ninatarajia uzinduzi mpya wa programu wiki ijayo!"

Kidokezo:

Wakumbushe wapokeaji ikiwa wanahitaji kumaliza kazi yoyote au kuleta chochote nao kwenye mkutano. Kwa mfano, "Kama ukumbusho, tafadhali leta nakala 4 zilizochapishwa za orodha zako za mawasiliano."

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 7
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 7

Hatua ya 2. Orodhesha tarehe na wakati wa mkutano kwa laini yake mwenyewe kwa hivyo inasimama

Hii ni habari muhimu kwa watu kuhudhuria mkutano, kwa hivyo unataka iwe wazi na ionekane kutoka kwa maandishi yote. Ingiza mistari 2 juu na chini yake na / au uweke kwa herufi kubwa.

  • Mfano: "Oktoba 6, 10:30 - 11:45 AM"
  • Ikiwa mkutano uko mkondoni, orodhesha eneo la saa ili watu katika maeneo tofauti wasikose kwa sababu ya mawasiliano mabaya. Kwa mfano, unaweza kuandika: "Oktoba 6, 10:30 - 11:45 AM (PST)"
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 8
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 8

Hatua ya 3. Orodhesha eneo baada ya tarehe na saa

Fanya eneo lionekane sawa na tarehe na saa - haswa ikiwa unakutana katika eneo jipya, ikiwa ni ngumu kupata, au ikiwa unajua wapokeaji wengine hawajui eneo hilo. Kwa mikutano halisi (ama kupitia jukwaa la moja kwa moja au soga ya video), toa kiunga cha mkutano au simu ya video kwa ufikiaji rahisi.

Wakati wa kutoa maagizo, fafanua kwa kina iwezekanavyo. Kama mfano: "Tafadhali njoo kwenye chumba cha mkutano 592 katika jengo la Timaren (209 Nix St.). Chumba 592 iko katika daraja la 2 la jengo, kwa hivyo utahitaji kuchukua lifti kutoka chini, kutoka 12, na kutumia lifti upande wa kusini wa jengo (kushoto kwako) kwenda juu hadi ghorofa ya 59.”

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 9
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 9

Hatua ya 4. Shiriki kusudi la mkutano

Wape wapokeaji kujua mkutano utatimiza nini. Kutoa ajenda fupi ya mkutano kutawasaidia kutambua ni kazi zipi zinahitajika kufanywa kabla. Unaweza kusema tu mada (kama "Sasisho la Usalama wa Mtandao") au unaweza kutoa ratiba ya nyakati:

  • 10:30 - 10:45 Shiriki sasisho za hali ya mradi
  • 10:45 - 11:10 Linganisha na uchague matoleo yanayofaa
  • 11:10 - 11:30 Mawazo na malengo ya uzinduzi
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 10
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 10

Hatua ya 5. Thibitisha barua pepe yako kwa makosa ya kisarufi na ukweli

Vitu muhimu zaidi kwa kusahihisha ni tarehe, saa, na eneo la mkutano, kwa hivyo hakikisha una hizo sahihi! Unaweza pia kukagua utangulizi wako, ajenda, au noti zingine ambazo unaweza kuwa umejumuisha ili kuhakikisha umefunika misingi yote.

Soma barua pepe yako kwa sauti ili kuhakikisha maandishi yako yako wazi na mafupi kabla ya kuyatuma

Njia ya 3 ya 3: Kutumia Mtazamo wa Maombi au Kalenda Iliyounganishwa

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 11
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 11

Hatua ya 1. Bonyeza "Mkutano Mpya" chini ya kichupo cha nyumbani katika Outlook

Ikiwa kampuni yako inatumia hifadhidata ya mawasiliano na kalenda iliyojumuishwa, kama Outlook, tumia kuanzisha mkutano wako. Hiyo ni kawaida njia inayopendelewa ya mawasiliano kwa watu unaofanya nao kazi.

Ikiwa kampuni yako haitumii Mtazamo au chochote kama hicho, unaweza kutumia barua pepe yako inayohusiana na kazi kutuma mwaliko

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 12
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 12

Hatua ya 2. Chagua saa na tarehe kutoka kwa "Mpangilio wa Mratibu" wa dirisha

Baada ya kuunda mkutano mpya, dirisha la kalenda litaibuka. Bonyeza "Mratibu wa Kupanga" na onyesha wakati na tarehe inayopatikana ya mkutano wako.

Hakikisha ni wakati ambapo wewe na wahudhuriaji unaokusudiwa mnapatikana. Kulingana na programu ya kampuni yako, huenda ukahitaji kurekebisha mipangilio yako ya kutazama ili kuonyesha ratiba ya kila mtu (kwa kuongeza yako mwenyewe)

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 13
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 13

Hatua ya 3. Ongeza waliohudhuria kwa kuandika majina yao au kutumia kitabu chako cha anwani

Bonyeza kwenye mwambaa wa maandishi ili kuingiza majina kwa mikono au tembeza kupitia kitabu chako cha anwani na uchague majina yao kutoka kwenye orodha. Tumia kazi ya "Mratibu wa Ratiba" kuangalia upatikanaji wa watu wengine.

Ikiwa watu hawapatikani, majina yao yataonekana yameangaziwa. Msaidizi hata ataonyesha nafasi zilizopendekezwa ili kukufaa wewe na ratiba za waliohudhuria

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 14
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 14

Hatua ya 4. Weka nyakati za kuanza na kumaliza mkutano

Hakikisha tarehe ya mkutano ni tarehe uliyochagua mapema, na bonyeza kitufe cha kalenda kufanya mabadiliko yoyote ikiwa ni lazima. Kisha tumia mishale ya kushuka chini kulia kwa orodha ya muda kuchagua nyakati sahihi za kuanza na kumaliza.

Kuongeza nyakati za mwisho ni kuheshimu sana wakati wa watu ili waweze kujua nini cha kutarajia na wanaweza kupanga safari yao au kufanya kazi karibu na mkutano

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 15
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 15

Hatua ya 5. Bonyeza "Uteuzi" chini ya kichupo cha "Mkutano" juu ya skrini

Kubofya kitufe hiki kitakurudisha kwenye skrini ya miadi ya jumla na unapaswa kuona ingizo lako lilipangwa. Kuanzia hapa, utaweza kuongeza mada, mahali, na maelezo.

Ikiwa hautaona kiingilio chako kimepangwa kwenye skrini ya miadi, rudi nyuma na urudie mchakato mpaka uonekane

Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 16
Andika Barua pepe kwa Mwaliko wa Mkutano Hatua ya 16

Hatua ya 6. Kuwa maalum wakati wa kuingia mada, mahali, na maelezo

Acha wapokeaji wajue mkutano unahusu nini kwa maneno mafupi (kwa mfano, "Upimaji wa Bidhaa Ujao"). Kuwa maalum kuhusu eneo, ukitoa maelekezo ikiwa sio mahali pa mkutano wa kawaida au ikiwa ni ngumu kufikia. Ongeza vidokezo vyovyote vya ziada (kama kazi yoyote ya utayarishaji) ambayo ni muhimu kwa mkutano.

  • Toa anwani ya eneo, hata ikiwa unafikiri tayari wanaijua.
  • Bonyeza "tuma" ukimaliza.

Kidokezo:

Epuka masomo mapana kupita kiasi kama "kujadiliana" kwa sababu hiyo haiwaambii watu mengi juu ya kusudi la mkutano. Badala yake, unaweza kusema, "wauzaji wa mawazo juu ya bidhaa mpya."

Vidokezo

  • Unaposoma tena barua pepe yako au mwaliko, uweke kwa ufupi na kwa uhakika.
  • Tumia sauti ya urafiki, ya uandishi wa kitaalam.
  • Angalia tena orodha ya mpokeaji ili kuhakikisha kila mtu anayehitaji kuwa hapo amealikwa.
  • Andika anwani kwenye laini ya "bcc" ikiwa unataka anwani zote zibaki kufichwa kutoka kwa wapokeaji.

Maonyo

  • Usitumie mwaliko au barua pepe bila tarehe, saa, na mahali. Inawezekana itawavunja moyo waalikwa wako na utapata majibu mengi ya kuuliza habari hiyo.
  • Usiandike kofia zote, itafasiriwa kama kupiga kelele na haina taaluma kubwa.

Ilipendekeza: