Barua pepe ni njia ya kawaida ya mawasiliano na kujua jinsi ya kujitambulisha kwa mtu aliye kwenye barua pepe inaweza kusaidia juhudi zako za kazi na mitandao. Kuandika barua pepe fupi na ya wazi ya utangulizi itaongeza nafasi ambazo mpokeaji wako atachukua muda kuisoma na kushiriki nawe. Epuka makosa kadhaa ya kawaida ili kuhakikisha kuwa unatoka kwa umati.
Hatua
Njia 1 ya 3: Kuanza Nguvu
Hatua ya 1. Fanya mstari wako wa mada wazi
Mpokeaji wako anapaswa kuwa na wazo nzuri juu ya kile barua pepe inahusu hata kabla ya kuifungua. Weka fupi pia; somo refu linaweza kuwa gumu. Kwa barua pepe ya utangulizi, kawaida inakubalika kabisa kuandika "Utangulizi - Jina lako".
Vifaa vya rununu kawaida vitaonyesha tu herufi 25-30 za mada, kwa hivyo ziweke fupi
Kidokezo:
Hakikisha kuandika mstari wa somo kwanza! Kosa la kawaida ni kuokoa laini ya mada kwa mwisho, ambayo inaweza kusababisha kusahau kuiandika kabisa.
Hatua ya 2. Fungua na salamu ya biashara
Usianze na "Hello" au "Hi". Unaweza kutumia salamu kama hizo mara tu umepata kumjua mtu huyo. Anza na salamu ya biashara iliyojaribiwa na ya kweli. Epuka kutumia jina la kwanza la mpokeaji katika salamu hiyo.
- "Ndugu Bi / Mheshimiwa / Bi." - Ikiwa haujui kabisa juu ya hali ya ndoa ya mwanamke unayemtumia barua pepe, unapaswa kutumia "Bi" kila wakati. kwani ni chini ya kiburi.
- "Kwa nani inaweza kumhusu" - Hii inapaswa kutumika tu ikiwa huna uhakika ni nani atakayepokea ujumbe.
Hatua ya 3. Jitambulishe
Sentensi yako ya kwanza inapaswa kujitambulisha kwa mpokeaji wako. Hii inawaruhusu kuhusisha jina na ujumbe wote wa barua pepe.
- "Jina langu ni…"
- Toa jina lako ikiwa inafaa. Ikiwa una majina mengi, usiorodheshe yote, muhimu zaidi au muhimu.
Njia 2 ya 3: Kuiweka kwa muhtasari
Hatua ya 1. Eleza jinsi ulivyopata anwani ya barua pepe ya mpokeaji
Mruhusu mpokeaji ajue jinsi ulivyogundua habari zao za mawasiliano. Hii inasaidia kuonyesha kuwa ulipitia njia sahihi kuzifikia.
- "Meneja wa ofisi yako alinielekeza kwa anwani hii ya barua pepe"
- "Nimepata anwani hii ya barua pepe kwenye wavuti yako"
- "Ndimi-fulani alisema kwamba ningewasiliana nawe"
Hatua ya 2. Ongea mara ya mwisho kukutana (ikiwa inafaa)
Kuendesha kumbukumbu ya mtu kunaweza kusababisha ushiriki zaidi.
- "Tulizungumza kwa kifupi kwenye mkutano huo wiki iliyopita"
- "Tulizungumza na simu jana"
- "Niliona uwasilishaji wako kwenye…"
Hatua ya 3. Shiriki masilahi ya kawaida
Hii inaweza kukusaidia kuhusika na mpokeaji wako, na inafanya barua pepe zako za biashara zionekane kuwa baridi sana. Ili kuamua masilahi ya pande zote, unaweza kuhitaji kufanya utafiti kidogo juu ya mpokeaji. Sehemu zinazowezekana za utafiti ni pamoja na Facebook, Twitter, na LinkedIn.
- Hakikisha umemjulisha mtu huyo wapi umepata maslahi haya ya pande zote, la sivyo utatokea kama mwindaji.
- Ikiwezekana, jaribu kuweka masilahi ya biashara inayohusiana, kama vile kitu kwenye uwanja wako au shauku ya kitaalam ambayo nyinyi mnashirikiana.
Hatua ya 4. Toa sababu yako ya kuwasiliana
Usisubiri kwa muda mrefu sana kufikia hatua. Hakuna mtu atakayesoma barua pepe ambayo ni aya nyingi kwa muda mrefu kabla ya kitu chochote kinachofanana na hoja hiyo kuonekana. Eleza wazi na moja kwa moja unataka nini na kwa nini unawasiliana na mtu huyo juu yake. Ikiwa unauliza ushauri au unatoa ombi lingine, hakikisha linaweza kudhibitiwa, haswa ikiwa hii ni anwani yako ya kwanza.
- "Nina nia ya kujifunza zaidi kuhusu…"
- "Ningependa kukutana nawe wakati mwingine kujadili …"
- "Ningependa maoni yako juu ya…"
Hatua ya 5. Weka barua pepe yako ililenga somo moja
Kuruhusu barua yako ya barua pepe inaweza kusababisha mpokeaji wako kupoteza hamu au kusahau kwa nini ulikuwa unatuma barua pepe mahali pa kwanza.
Kidokezo:
Uliza tu mpokeaji kitu kimoja kwenye barua pepe yako.
Njia 3 ya 3: Kutia Saini
Hatua ya 1. Asante mpokeaji kwa wakati wao
Hakuna mtu anayependa kupitia barua pepe zake zote, kwa hivyo hakikisha kumshukuru mpokeaji wako kwa kuchukua muda kusoma yako. Heshima hii rahisi itaboresha hali ya wapokeaji wako na kuongeza nafasi za wewe kupata majibu.
- "Ninakushukuru kuchukua muda kusoma barua pepe hii."
- "Asante kwa kuchukua muda nje ya ratiba yako kusoma hii."
Hatua ya 2. Kutoa wito kwa hatua
Uliza mpokeaji kukuandikia tena, piga simu, fikiria juu ya pendekezo lako, au kitu kingine chochote ili uwashirikishe. Kuuliza swali ni njia nyingine nzuri ya kuongeza ushiriki.
- "Nipigie simu wakati una muda wa kupumzika"
- "Tukutane kwa chakula cha mchana wakati mwingine hivi karibuni"
- "Je! Una maoni gani juu ya…?"
- "Natarajia jibu lako"
Hatua ya 3. Maliza barua pepe
Unapomaliza barua pepe ya kitaalam, hakikisha mwisho wako unashukuru lakini ni mfupi. Salamu rahisi ya kumalizia itaweka mtaalamu wako wa barua pepe wakati bado akielezea shukrani yako.
- "Kwa dhati,"
- "Asante,"
- "Aina nzuri / Joto,"
- "Bora,"
- Epuka "Wako Kweli," "Wako wa Dhati," "Shangwe !," "Amani," "Asante kwa kuzingatia kwako."
Hatua ya 4. Jumuisha saini yako
Ikiwa haujasanidi huduma yako ya barua pepe kujumuisha saini yako, hakikisha umalizike na jina lako, kichwa chako, na habari ya mawasiliano. Usipakie sehemu hii na nambari tano za simu, anwani mbili za barua pepe na wavuti tatu. Weka rahisi ili mpokeaji ajue njia bora ya kuwasiliana nawe. Epuka kujumuisha nukuu kwenye saini yako.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Hatua ya 5. Thibitisha barua pepe
Kabla ya kubofya kitufe cha "Tuma", chukua muda kusoma kupitia barua pepe yako mara kadhaa, kurekebisha makosa yoyote ambayo unapata njiani. Kwa kuwa barua pepe hii inaweza kuwa mawasiliano yako ya kwanza na mpokeaji, unahitaji kuacha maoni bora iwezekanavyo. Kukosea vibaya na makosa ya kisarufi kutafanya barua pepe yako ionekane kuwa ya kitaalam haraka.
