Ikiwa haujui sana Microsoft Excel, inaweza kuonekana kuwa mpango wa kutisha kutumia. Kwa bahati nzuri, ni rahisi kuanza. Unaweza kucharaza data, kunakili na kubandika kutoka kwenye hati zingine, na uiumbie kwa kubofya chache tu. Kwa mazoezi kidogo, utaweza kuingia haraka, kuhariri na kudhibiti data katika Microsoft Excel.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuingia na kuchagua Takwimu
Hatua ya 1. Anzisha Microsoft Excel
Unaweza kupata Excel kwa kubofya menyu ya "Anza", ukichagua "Programu Zote," ukichagua "Microsoft Office" na kisha uchague "Microsoft Excel." Excel inakuja na Suite ya Microsoft Office ya bidhaa ambazo kwa ujumla zimefungwa na kompyuta za Windows na daftari.
Watumiaji wa Mac ambao wamenunua Excel kwa Mac watapata programu iliyoko kwenye Dock yao au kati kwa kufungua "Finder" na kisha kuchagua "Maombi."
Hatua ya 2. Fungua lahajedwali
"Kitabu cha kazi" tupu kinaweza kuonekana moja kwa moja wakati wa kufungua Excel. Vinginevyo, utaona "Matunzio ya Kiolezo" ambayo unaweza kuchagua kitabu kipya cha kazi tupu au templeti iliyoumbizwa.
Daima unaweza kufungua lahajedwali mpya wakati unafanya kazi kwenye kitabu kingine cha kazi katika Excel. Bonyeza tu kwenye "Faili" kutoka kwenye menyu ya menyu na uchague chaguo la "Kitabu kipya cha Kazi"
Hatua ya 3. Ingiza data kwenye seli unazohitaji
Unaweza kuchapa nambari, maneno, hesabu, fomula au kazi kwenye seli yoyote baada ya kuichagua na kubonyeza.
- Ukimaliza na seli uliyopewa, bonyeza ↵ Ingiza au Tabo ↹ kusonga kiatomati kiotomatiki kwa usawa.
- Unaweza pia kuunda laini mpya ndani ya seli ambayo itaongeza maandishi zaidi. Ingiza tu "Kuvunja Mstari" kwa kubonyeza Alt + ↵ Ingiza.
Hatua ya 4. Unda vichwa vya nguzo zako
Ingiza maandishi kwenye Safu ya 1 kuunda vichwa vya safu wima kwa data yako. Kwa mfano, ingiza "Jina" kwenye seli A1 na "Tarehe" kwenye seli B1 na uziruhusu zitumike kama vichwa vya safu wima yako kwa kufuatilia jina na habari ya tarehe.
Hatua ya 5. Unda safu ya data iliyofuatana
Excel ina uwezo wa kujifunza muundo wa data yako na kisha ujaze data kulingana na muundo huo ili kukuokoa wakati na nguvu. Anza kwa kuanzisha muundo katika seli mfululizo (k.m. kuandika "Januari" katika seli moja na "Februari" katika inayofuata). Kisha chagua seli zilizo na watu na bonyeza na uburute kona ya chini kulia ya mstatili uliochaguliwa ili kupanua muundo katika seli mpya. Excel itatambua kiotomatiki muundo wako uliowekwa na kujaza seli zinazofuata na "Machi", "Aprili" na kadhalika.
Excel inaweza kutambua mifumo mingi ya kawaida kama siku za wiki, tarehe zenye nafasi sawa, nambari mfululizo na zingine nyingi
Hatua ya 6. Chagua anuwai ya seli
Ili kuchagua seli anuwai na kupitia kipanya chako (ili umbizo au uhariri idadi kubwa ya data), bonyeza tu mwanzo au mwisho wa anuwai ya data na buruta mshale wako kwa mwelekeo unaotaka kuonyesha maandishi yanayofaa. Kuna pia njia kadhaa za mkato za kibodi zilizoorodheshwa hapa chini.
- Kubonyeza Ctrl na spacebar huongeza uteuzi kwenye safu nzima ambayo seli ya asili iko.
- Kubonyeza ⇧ Shift na spacebar huongeza uteuzi katika safu nzima ambayo seli ya asili iko.
- Kubonyeza Ctrl + ⇧ Shift na spacebar au Ctrl + A itachagua karatasi nzima.
Hatua ya 7. Ingiza safu (s)
Anza kwa kubofya nambari ya safu (hii itachagua safu nzima). Chagua safu ambayo ungependa safu yako mpya ipite juu. Bonyeza-kulia (Dhibiti + bonyeza Mac) na uchague "Ingiza" kutoka kwenye menyu inayoonekana.
- Kazi hii pia inapatikana kutoka kwa kichupo cha "Nyumbani" kwa kuchagua "Ingiza" kutoka "Seli" kisha "Ingiza Safu za Karatasi."
- Kuingiza safu mlalo nyingi kunahitaji uchague safu mlalo nyingi juu ya eneo ambalo unataka kuweka safu mpya. Chagua tu idadi sawa ya safu ambazo unataka kuingizwa hapa chini.
Hatua ya 8. Ingiza safu (s)
Anza kwa kubofya barua ya safu (hii itachagua safu nzima). Chagua safu ambayo ungependa safu yako mpya kwenda kushoto kwake. Bonyeza-kulia (Dhibiti + bonyeza Mac) na uchague "Ingiza" kutoka kwenye menyu inayoonekana.
- Kazi hii pia inapatikana kutoka kwa kichupo cha "Nyumbani" kwa kuchagua "Ingiza" kutoka "Seli" kisha "Ingiza Safu za Karatasi."
- Kuingiza safu wima nyingi kunahitaji kuchagua safu wima nyingi kulia kwa eneo ambalo unataka kuweka safu wima mpya. Chagua tu idadi sawa ya nguzo ambazo unataka kuingizwa kushoto.
Sehemu ya 2 ya 3: Kuhariri Takwimu
Hatua ya 1. Nakili seli moja au zaidi
Baada ya kuchagua seli unayotaka kunakili, bonyeza-kulia na uchague "Nakili" kutoka kwenye menyu inayoonekana. Vinginevyo bonyeza Ctrl + C (au ⌘ Amri + C kwa watumiaji wa Mac). Hii itaongeza data iliyochaguliwa kwenye clipboard yako.
Hatua ya 2. Kata seli moja au zaidi
Baada ya kuchagua seli unayotaka kukata, bonyeza-bonyeza na uchague "Kata" kutoka kwenye menyu inayoonekana. Vinginevyo bonyeza Ctrl + X (au ⌘ Command + X kwa watumiaji wa Mac). Hii itaongeza data iliyochaguliwa kwenye clipboard yako.
Hatua ya 3. Bandika seli moja au zaidi
Baada ya kuchagua seli ambazo unataka kuweka data yako, bonyeza-bonyeza na uchague "Bandika" kutoka kwenye menyu inayoonekana. Vinginevyo, bonyeza Ctrl + V (au ⌘ Command-V kwa watumiaji wa Mac). Hii itaweka yaliyomo kwenye seli zilizokopwa au kukatwa.
Ikiwa seli yako ina fomula, "Bandika" itaweka fomula isiyohesabiwa thamani ya fomula. Ili "Bandika" maadili ya seli, tumia "Bandika Maalum"
Hatua ya 4. Bandika maadili ya seli badala ya fomula
Anza kwa kuchagua "Hariri" kutoka kwa kichupo cha "Nyumbani" na kubofya "Bandika Maalum." Chagua "Thamani" kutoka kwenye orodha ya sifa za kubandika.
Kulingana na toleo lako la Excel, chaguzi zingine kwenye "Bandika Maalum" zinaweza kujumuisha "Maoni" (maoni ya maandishi ambayo yanaweza kuongezwa kwa seli za kibinafsi), "Fomati" (chaguzi zote za muundo wa maandishi), au "Zote" kubandika kila kitu kwenye mara moja
Hatua ya 5. Futa yaliyomo kwenye seli
Chagua tu seli ambazo unataka kufuta maandishi na bonyeza Del au bonyeza-kulia na uchague "Futa" kwenye menyu inayoonekana.
Hatua ya 6. Sogeza seli, safu mlalo au nguzo
Angazia seli zako zilizochaguliwa na uamilishe "hoja ya kusonga" (inayoonekana kama mishale minne ya kuelekeza kwa watumiaji wa Windows au kama aikoni ya mkono kwa watumiaji wa Mac). Buruta kwenye eneo unalopendelea kuchukua nafasi ya data yoyote iliyopo hapo na seli ambazo umeamua kuhamisha
Hatua ya 7. Tumia fomula
Excel hutumia "fomula" kufanya mahesabu ndani ya seli na inaweza kurejelea seli zingine kama sehemu ya hesabu hiyo. Bonyeza seli ambayo unataka kuingiza fomula na kisha anza kwa kuandika "=". Sasa andika fomula ya kihesabu na bonyeza "Ingiza". Excel itaonyesha matokeo (sio fomula yenyewe).
Unaweza pia kujifunza zaidi kuhusu Jinsi ya Chapa Fomula katika Microsoft Excel
Hatua ya 8. Thamani za kumbukumbu kutoka kwa seli zingine
Fomula zinaweza kurejelea seli zingine na maadili yao. Wakati wa kuchapa fomula, bonyeza tu seli moja au seli anuwai na Excel itajaza jina la seli (k.v B2, D5) kwenye fomula yako. Sasa fomula yako inarejelea kiini maalum na itachora thamani kutoka kwake kila wakati. Ikiwa thamani katika kisanduku kinachotajwa hubadilika, matokeo ya fomula yako pia.
Unaweza pia kurejelea maadili kutoka kwa karatasi zingine. Anza kwa kuchagua kiini ambacho unataka kutaja thamani, andika "= 'katika fomula na kisha andika fomula yako unayotaka mara tu baada ya" =. "Baada ya kuchapa fomula, bonyeza tu kwenye kichupo cha karatasi unayofanya unataka kurejelea na kisha chagua anuwai ya data unayotaka ambayo imeingizwa kwenye fomula
Hatua ya 9. Fuatilia mabadiliko yako
Unaweza kufuatilia mabadiliko kwa kuchagua "Zana" kutoka kwenye menyu ya menyu na kisha ubofye "Fuatilia Mabadiliko." Mwishowe, chagua "Angazia Mabadiliko."
Ikiwa chaguo hili halipatikani, uko katika muundo wa Soma-Tu. Chini ya "Fuatilia Mabadiliko," angalia chaguo karibu na "Fuatilia mabadiliko wakati wa kuhariri. Hii pia inashiriki kitabu chako cha kazi." Mara chaguo hili likichaguliwa, basi unaweza kufanya mabadiliko na uone mabadiliko hayo kwa kuchagua chaguo hili tena na uangalie kisanduku kando ya "Angazia Mabadiliko."
Hatua ya 10. Ongeza maoni
Hii inaweza kuwa njia nzuri ya kujadili mabadiliko yaliyofanywa kwenye lahajedwali la Excel. Anza kwa kuchagua seli ambazo unataka kutoa maoni. Kisha chagua "Ingiza" kutoka kwenye mwambaa wa menyu na bonyeza "Ingiza Maoni" kutoka kwenye menyu inayoonekana. Sanduku la maandishi litaonekana katika eneo lako unalotaka na kukuruhusu kuacha maoni.
Hatua ya 11. Hifadhi mabadiliko yako
Chagua "Faili" kutoka kwenye menyu ya menyu na bonyeza "Hifadhi." Kisha chagua kitufe cha orodha ya kunjuzi ya "Hifadhi Katika" na uchague folda unayopendelea. Ukijaribu kutoka Excel kabla ya kuokoa mabadiliko yako ya hivi karibuni, sanduku la mazungumzo litaonekana na kuuliza ikiwa unataka kuhifadhi mabadiliko yako. Unaweza kubofya "Hifadhi" au "Usihifadhi" kulingana na upendeleo wako.
Sehemu ya 3 ya 3: Utengenezaji wa Takwimu
Hatua ya 1. Tazama utepe wa "Umbizo"
Hakikisha kwamba utepe wa "Umbizo" unaonekana ili uweze kupata urahisi na haraka kupata chaguzi anuwai za uumbizaji. Bonyeza tu mshale unaoelekeza chini upande wa kulia wa utepe wa "Umbizo" ili kuipanua. Hii itakuruhusu kurekebisha mtindo wa saizi na saizi huku pia ukifanya maandishi kuwa ya maandishi, yenye ujasiri au yaliyopigiwa mstari. Pia inakupa ufikiaji wa njia ya mkato kwa kazi kadhaa zilizojadiliwa katika hatua za uumbizaji zilizoainishwa hapa chini.
Bonyeza kulia kwenye seli au kikundi cha seli pia huleta chaguzi za muundo. Baada ya kubofya kulia kwa seli, chagua "Umbiza Seli." Hii itakupa chaguzi kadhaa kwa heshima na Nambari (mtindo), Usawazishaji, Fonti, Mpaka, Sampuli na Ulinzi
Hatua ya 2. Funga maandishi yako
Hii itasababisha maandishi kuzunguka na kubaki kuonekana ndani ya seli badala ya kufuata na kufichwa na seli inayofuata. Anza kwa kuonyesha seli ambazo unataka kurekebisha. Kisha, chini ya kichupo cha "Nyumbani", angalia kikundi cha "Alignment" cha vifungo na uchague chaguo la "Wrap Nakala".
Unaweza pia kurekebisha maandishi yako kutoshea seli ili safu na safu moja kwa moja zibadilishe upana au urefu (mtawaliwa) ili kutoshea yaliyomo ndani ya seli. Chini ya kichupo cha "Nyumbani", angalia kikundi cha "Seli" cha vifungo na bonyeza "Umbizo." Kutoka kwenye menyu ya "Umbizo", chagua "Ukubwa wa Kiini" na ubofye ama "Upana wa Safu wima ya AutoFit" au "Urefu wa Mstari wa AutoFit."
Hatua ya 3. Pangilia maandishi yako
Hii itasababisha maandishi yako kuhesabiwa haki upande wa kushoto, kulia au katikati ya seli. Anza kwa kuonyesha seli ambazo unataka kurekebisha. Kisha, chini ya kichupo cha "Nyumbani", chagua mpangilio unaofaa. Utaona vifungo vitatu vyenye mistari iliyoelekezwa ili kuonyesha upande wa seli ambayo maandishi yataanza.
Hatua ya 4. Badilisha mtindo wa nambari ya data
Utapata mitindo kadhaa ya nambari za msingi kwenye mwambaa zana wa "Umbizo" yenyewe. Chagua tu seli unazotaka kuziumbiza na kisha bonyeza mtindo wa nambari unaofaa ulio kwenye upau wa zana. Ili kufikia mitindo ya ziada, bonyeza-click kwenye seli zilizochaguliwa, bonyeza "Fomati Seli" kisha uchague kichupo cha "Nambari". Utaona chaguzi anuwai zilizoorodheshwa chini ya "Jamii."
Hatua ya 5. Badilisha rangi ya maandishi yako
Chagua seli ambazo unataka kurekebisha rangi ya maandishi. Kisha, kutoka kwa mwambaa zana wa "Umbizo", bofya kishale kinachoelekeza chini karibu na "Rangi ya herufi." Hii ndiyo chaguo inayoonekana kama herufi "A" iliyo na laini ya rangi chini yake. Kwenye mshale na onyesha menyu na chaguzi anuwai za rangi.
Hatua ya 6. Badilisha rangi yako ya asili
Chagua seli ambazo unataka kurekebisha rangi ya mandharinyuma. Kisha, kutoka kwa mwambaa zana wa "Umbizo", bofya kishale kinachoelekeza chini karibu na "Jaza Rangi." Hii ndio chaguo inayoonekana kama rangi ya herufi inaweza na laini ya rangi chini yake. Kwenye mshale na onyesha menyu na chaguzi anuwai za rangi.
Vidokezo
- Kubonyeza Ctrl + ⇧ Shift na mshale unaofaa wa mwelekeo unaongeza uteuzi kwa seli ya mwisho iliyo na watu katika safu moja au safu mlalo kama seli asili.
- Kubonyeza Ctrl + ⇧ Shift + ⇱ Nyumbani inaongeza uteuzi mwanzoni mwa karatasi.
- Kubonyeza Ctrl + ⇧ Shift + ⇟ PgDn inaongeza uteuzi kupitia karatasi ya sasa na karatasi inayofuata inayokuja baada yake.
- Kubonyeza Ctrl + ⇧ Shift + ⇞ PgUp inaongeza uteuzi kupitia karatasi ya sasa na karatasi ya awali inayokuja mbele yake.
- Unaweza pia kurekebisha upana wa nguzo na urefu wa seli. Bonyeza tu kwenye laini inayotenganisha seli mbili na uishikilie mpaka mishale miwili inayopingana itaonekana. Kisha buruta mishale hiyo kwa mwelekeo unaopendelea ili kupunguza au kupanua safu au safu.
- Unaweza pia kuunda muundo wa masharti kwa seli maalum (au aina za seli). Chini ya kichupo cha "Nyumbani", chagua "Uundo wa Masharti" kutoka kwa kikundi cha "Mitindo".
