Barua pepe sasa ni moja wapo ya aina ya mawasiliano inayotumiwa sana, pamoja na ujumbe wa maandishi, kupiga simu, na programu za kutuma ujumbe mfupi. Sambamba na barua pepe imekuwa ya kawaida sana kwamba watu wengi wamesahau jinsi ya kuunda moja vizuri. Barua pepe iliyoundwa vizuri inaonyesha weledi na ukweli katika ujumbe unaowasilisha, kwa hivyo ni muhimu kabisa kwamba mtu anapaswa kujua jinsi ya kuunda ujumbe wa barua pepe.
Hatua
Hatua ya 1. Tunga mada yako ya barua pepe
Mstari wa mada ya ujumbe wa barua pepe hutumika kama muhtasari mfupi wa ujumbe huo ni nini. Mstari wa mada yako unapaswa kuwa wa moja kwa moja na mafupi kwamba inaweza kumpa mpokeaji wazo juu ya mada ya barua pepe yako kwa maneno machache rahisi tu.
- Kwa mfano, ikiwa unamwandikia mtu kuhusu biashara fulani, usifanye ugumu wa mada na maelezo mengi sana kama "Ninapenda gari unayoendesha. Ninapenda rangi yake ya bluu na magurudumu ni mazuri.”
- Sema wazi nia yako moja kwa moja kwenye mada. Kwa mfano: "Mnunuzi aliyevutiwa na sedan yako ya bluu."
Hatua ya 2. Jumuisha salamu sahihi
Usianze mara moja barua pepe na kile unahitaji kusema. Jumuisha salamu za kawaida kama "Salamu" au "Siku njema." Usingependa mtu asiye na mpangilio aende juu na mara moja azungumze nawe bila hata kukusalimu, sivyo? Ni sawa kwa barua pepe.
Ili kufanya salamu yako iwe ya kibinafsi zaidi, jumuisha jina la mwisho la mpokeaji wako kwenye salamu yako
Hatua ya 3. Andika mwili wa ujumbe wako
Kulingana na aina ya ujumbe unaouandika na ni nani unamtumia, unaweza kuiandika hata hivyo unataka.
- Ikiwa unamwandikia mtu wa karibu, unaweza kufanya barua pepe yako iwe ya kibinafsi; lakini ikiwa unaandika barua ya biashara, unahitaji kuweka barua pepe kama mtaalamu iwezekanavyo.
- Unahitaji pia kuzingatia muundo wa ujumbe wako. Usitumie mitindo ya saizi ngumu, saizi, na fomati, na epuka kutumia herufi kubwa. Herufi kubwa, katika ulimwengu wa dijiti, inafanana na kupiga kelele.
Hatua ya 4. Jumuisha maoni ya kufunga
Usimalize tu barua pepe yako ambapo ujumbe wako unaishia. Andika maneno ya kufunga kama "Wako mwaminifu," "Kwa heri," au chochote unachofikiria ambacho kitaenda vizuri na barua pepe unayoitunga.
Maneno ya kufunga lazima yaende vizuri na barua pepe yako. Kwa nini? Kwa sababu ikiwa unaandika ujumbe wa biashara, hautaki kuandika "Upendo wako" kama maneno ya kufunga barua yako; itakuwa isiyofaa
Hatua ya 5. Ongeza saini
Ingawa anwani yako ya barua pepe tayari inajumuisha jina lako kwenye kila barua pepe unayotuma, bado inashauriwa ujumuishe saini pamoja na kila ujumbe unaotunga. Saini zinaweza kuwa maandishi wazi tu au, ikiwa unataka kuwa mbunifu, picha (kama nembo, alama za chapa, nk).
Tumia chaguo la Saini ya programu yoyote ya wavuti ya barua pepe au barua pepe unayo kuunda saini yako mwenyewe
Vidokezo
- Kando na muundo wa barua pepe, unapaswa pia kutumia anwani za barua pepe zilizoitwa vizuri. Kutuma ujumbe kwa rafiki yako wa utotoni kwa kutumia "[email protected]" ni sawa, lakini sio wazo nzuri sana wakati unatuma barua pepe za biashara kwa bosi wako.
- Tumia adabu sahihi za mtandao wakati wa kuunda barua pepe. Usitume barua taka au ujumbe kwa anwani zisizojulikana.
- Daima angalia barua pepe yako kabla ya kuituma ili kuepuka kutuma ujumbe mwingi kwa mpokeaji mmoja. Ujumbe wako unaweza kutiwa alama kama SpAM ikiwa utafanya hivyo.
