WikiHow hii itakufundisha jinsi ya kuunganisha barua katika Microsoft Office au OpenOffice.org. Kuunganisha barua ni huduma rahisi sana ambayo hukuruhusu kubinafsisha hati moja kwa moja kwa kila mpokeaji anayetumwa. Kwa njia hiyo sio lazima ubadilishe hati kwa kila mpokeaji. Ni akiba kubwa ya wakati, na ni rahisi sana kufanya! Hatua zifuatazo zitakutembea kupitia mchakato mzima hatua kwa hatua.
Hatua
Njia 1 ya 3: Maandalizi
Hatua ya 1. Jenga faili ya data
Hii inaweza kuwa faili ya lahajedwali, faili ya hifadhidata, au hata hati ya maandishi yenye muundo sahihi. Faili za lahajedwali hutumiwa kawaida; mwongozo huu unadhani unatumia lahajedwali.
-
Faili yako ya data inapaswa kuwa na habari yote ambayo itabidi ibadilike kutoka nakala kunakili. Kwa mfano, ikiwa unaandika barua ya fomu, faili yako ya data itashikilia majina na labda anwani za kila mtu unayetarajia kutuma barua hiyo.
Weka kitu kimoja cha habari kwenye kila seli kando ya mstari, ili kila aina ya habari (jina la kwanza, jina la mwisho, heshima, na kadhalika) iko kwenye safu yake
-
Tengeneza majina ya safu wima. Kuunganisha barua kunasoma data kwenye safu. Itafikiria kuwa kiingilio cha kwanza katika kila safu ya habari ni jina la jumla la aina hiyo ya habari, kwa hivyo tumia majina ambayo yana maana kwako.
Kwa mfano, anza safuwima ya majina ya kwanza kwa kuandika "jina la kwanza," kisha uweke majina yote ya kwanza chini yake. Unapoulizwa ni uwanja gani wa kuingiza kwenye barua yako, utaona "jina la kwanza" kama chaguo na ukumbuke yaliyomo kwenye safu hiyo
- Watumiaji wa Microsoft Office ambao pia hutumia Outlook kwa barua-pepe zao wanaweza kutumia kitabu chao cha anwani ya Outlook kama faili ya data badala yake, ikiwa inataka.
Hatua ya 2. Hifadhi faili ya data
Hifadhi mahali pengine unaweza kuipata kwa urahisi, na uipe jina ambalo utakumbuka kwa urahisi.
Hatua ya 3. Andika hati yako ya msingi
Hii ndio hati ambayo utaingiza habari ndani. Kwa mfano, ikiwa unaandika barua ya fomu, hati ya msingi ni barua. Kitu chochote ambacho ujumuishaji wa barua kitakujazia (kama vile majina) kinapaswa kuachwa wazi kwa sasa.
Njia 2 ya 3: Kuunganisha Barua katika Ofisi ya MS
Hatua ya 1. Fungua kipengee cha kuunganisha barua
Kutoka hati yako ya msingi, bonyeza kidirisha ili kuifungua. Ikiwa hauioni, fungua menyu ya Zana na uchague Unganisha Barua kutoka kwa orodha.
Hatua ya 2. Jibu maswali ya Ofisi ya MS
Zana ya kuunganisha barua katika Ofisi ina hatua chache iliyoundwa kufanya maisha yako iwe rahisi kwa kuunganisha faili zako kwa ujanja na kwa usahihi.
- Anza kwa kuiambia ni aina gani ya hati unayoandika. Bonyeza kifafa bora, na kisha bonyeza Ijayo.
- Iambie ni "hati gani ya kuanzia" (hati ya msingi) unayotaka kutumia. Ikiwa umefuata hatua hizi, unapaswa kuchagua "tumia hati hii." Bonyeza Ijayo.
Hatua ya 3. Chagua faili ili uunganishe
Hii ndio faili ya data uliyounda hapo awali. Chagua kitufe cha redio kinachofaa na bonyeza Ijayo kutafuta faili na kuiunganisha kwenye hati yako ya msingi.
Ikiwa ungependa kutumia kitabu chako cha anwani cha Outlook, bonyeza chaguo hilo badala yake
Hatua ya 4. Chagua data gani utumie
Ofisi hukuruhusu kuchagua au kuteua safu za habari upendavyo. Hii hukuruhusu kuchagua ni vitu vipi vya habari kwenye faili ya data unayotaka kuunganisha kwenye hati ya msingi, na kuifanya faili ya data kuwa na faida zaidi kwa wakati unavyotumia kwa vitu anuwai. Unaporidhika, bonyeza Ijayo.
Takwimu zinaweza kupangwa kwa kubofya vichwa vya kila safu. Hii inaweza kuwa muhimu ikiwa unahitaji kutafuta haraka kupitia habari nyingi
Hatua ya 5. Ingiza sehemu za data
Kwenye ukurasa unaofuata wa kidirisha cha kazi, utahamasishwa kuandika hati yako ikiwa haujafanya hivyo, na uwasilishwe na chaguzi kadhaa za kuingiza data kutoka kwa faili kwenye hati.
-
Ingiza uwanja wa data kwa kuweka mshale mahali shamba litakapokwenda, na kisha bonyeza kitufe kinachofaa kwenye kidirisha cha kazi ili kukiingiza hapo.
Unaweza kufuta sehemu zilizopotea za data au kurudia kwa kushinikiza kitufe cha Futa, sawa na herufi au nambari ya kawaida
-
Chaguzi zilizowekwa mapema hubadilika kidogo kulingana na aina gani ya hati uliyoiambia Ofisi unayokuwa ukiandika. Ofisi inajitahidi kujaza habari inayofaa kutoka kwa data unayoipa. Kwa mfano, ikiwa unaandika barua ya fomu ya biashara, unaweza kuona chaguo la kuingiza kizuizi cha anwani, ambacho kinajumuisha jina la kila mpokeaji na jina la mwisho na anwani kamili, iliyopangwa vizuri kwenye mistari michache.
- Chaguzi zingine zilizowekwa tayari zitakufungulia windows za ziada kujaza habari inayofaa. Hizi ni moja kwa moja zaidi au chini na ni rahisi kueleweka.
- Ikiwa unatumia mipangilio iliyowekwa tayari na haionekani kupata habari sahihi, bonyeza kitufe kilichowekwa alama "Mechi za Mechi" kufundisha programu ambayo ni yapi ya majina ya uwanja wako yanayolingana na majina yake ya kawaida. Kwa mfano, unaweza kuionyesha kuwa inapaswa kutumia kategoria ya "Jina la Familia" katika faili yako ya data kujaza data ya "Jina la Mwisho" kwenye kizuizi cha anwani.
- Kutumia sehemu zako mwenyewe, bonyeza "chaguzi zaidi." Utaweza kuona majina uliyowapa kila safu na uyatumie badala yake.
Hatua ya 6. Angalia barua zako
Uunganishaji wa barua hautaonyesha habari maalum kwenye sehemu unazotumia kwenye hati yako ya msingi mpaka uichapishe, lakini Ofisi inatoa kazi ya hakikisho ambayo hukuruhusu kukagua na kuhakikisha kuwa habari hiyo inaonekana kwa usahihi kulingana na jinsi ulivyoweka mashamba katika hati yako. Jisikie huru kuitumia mpaka utakaporidhika kuwa kila kitu kiko sawa.
Hatua ya 7. Maliza kuunganisha
Skrini ya mwisho ya barua ya kuunganisha kazi inakujulisha kuwa kila kitu kiko, na iko tayari kuchapisha hati zako. Seti moja ya habari itaonekana kwa hati iliyochapishwa, na programu hiyo itachapisha nakala nyingi kama kuna seti za habari.
Ikiwa unataka kufanya mabadiliko ya kibinafsi kwa herufi maalum, unaweza pia kufanya hivyo kutoka kwa skrini hii ya kidirisha cha kazi kwa kubofya "hariri herufi binafsi" kwanza
Njia 3 ya 3: Kuunganisha Barua kwenye OpenOffice.org
Hatua ya 1. Unda hifadhidata
Katika OpenOffice.org, faili ya hifadhidata inahitajika kila wakati kwa kuunganisha barua; Walakini, bado unaweza kuunda data yako katika lahajedwali kwanza.
- Kutoka kwa hati yako ya msingi, fungua menyu ya Faili na uchague kuunda faili mpya ya hifadhidata.
- Katika dirisha inayoonekana, chagua chaguo la "unganisha kwenye hifadhidata iliyopo". Kutoka kwenye menyu kunjuzi, chagua "lahajedwali," na kisha bonyeza Ijayo.
- Kwenye skrini inayofuata, elekeza OpenOffice.org kwa faili ya lahajedwali unayotaka kutumia. Unaweza kuchagua ikiwa nywila inalinda hifadhidata kwa kuangalia sanduku chini ya eneo la faili. Bonyeza Ijayo wakati uko tayari.
-
Kwenye skrini hii, chagua ikiwa utasajili hifadhidata kwa ufikiaji rahisi baadaye, na uamue ikiwa unataka kufungua faili ya hifadhidata au uibadilishe hivi sasa. (Labda hautalazimika ikiwa umeunda faili ya lahajedwali.) Bonyeza Maliza ili kuhifadhi hifadhidata.
Hakikisha kutoa hifadhidata jina unaloweza kukumbuka kwa urahisi
Hatua ya 2. Ingiza shamba zako
Sasa kwa kuwa umeunganisha habari yako na hifadhidata ambayo OpenOffice.org inaweza kuelewa, ni jambo rahisi kutumia hifadhidata hiyo kwa kuunganisha barua, ilimradi tu unajua pa kutazama.
- Kutoka kwenye menyu ya Ingiza, chagua 'uwanja, "na kisha" nyingine… "kutoka kwa menyu-ndogo. Vinginevyo, unaweza kuandika udhibiti-F2.
- Kwenye dirisha inayoonekana, bonyeza kichupo cha "hifadhidata".
-
Bonyeza kitufe cha Vinjari katika sehemu ya chini ya kulia ya dirisha na upate faili ya hifadhidata ambayo umetengeneza tu.
Mara tu unapochagua hifadhidata yako, itaonekana kwenye orodha iliyoitwa "uteuzi wa hifadhidata" upande wa kulia wa dirisha
- Kutoka kwenye orodha ya "aina" upande wa kushoto wa dirisha, chagua "sehemu za kuunganisha barua."
- Bonyeza kwenye + karibu na hifadhidata yako na faili ya lahajedwali inapaswa kuonekana chini yake. Bonyeza kwenye + karibu na kwamba, na utaona majina ya uwanja uliyochagua wakati uliunda lahajedwali lako.
-
Chagua sehemu yoyote unayotaka kuingiza na bonyeza Insert kuweka uwanja kwenye hati yako ya msingi.
- Kumbuka kuweka mshale mahali ambapo unataka shamba lako liingizwe kabla ya Kuingiza, au utalazimika kukata na kubandika ili kuisogeza kwenye nafasi sahihi.
- Kama ilivyo katika Ofisi, sehemu za maandishi zinachukuliwa kama herufi za herufi kwenye hati yako ya msingi. Unaweza kuzisogeza na mwambaa wa nafasi na kuzifuta kwa kitufe cha kufuta.
Hatua ya 3. Maliza kuunganisha
Angalia mara mbili kila uwanja kwa uwekaji sahihi. Ukiwa tayari, chapisha hati yako ya msingi. Kuunganisha barua kuchapisha nakala moja kwa kila seti ya maingizo kwenye faili uliyoiunganisha kwenye hati.
Vidokezo
- Programu za usindikaji wa neno mara nyingi zina templeti ambazo unaweza kutumia kuunda hati za msingi.
- Hakikisha kuvunja shamba chini kwa maneno maalum zaidi iwezekanavyo. Kwa mfano, unaweza kutumia jina la heshima (Bwana, Bibi, Miss), jina la kwanza na jina la mwisho la jina. Hiyo ni sehemu tatu za majina, kwa hivyo tumia safu tatu tofauti na aina moja ya uwanja katika kila safu.
