Daima inasikitisha wakati unapaswa kusubiri majibu, iwe ni kwa mahojiano ya kazi, pendekezo la biashara, au tu kupanga mipango na rafiki. Kutuma barua pepe ya ufuatiliaji inaweza kuwa nzuri sana katika kupata jibu hilo, haswa ikiwa utafanya ombi lako baada ya kusubiri kwa busara na kuiandika wazi, kwa ufupi, na kwa heshima. Ili kuboresha tabia yako ya mafanikio, fanya "kazi ya mguu" kadri uwezavyo ili kufanya mambo iwe rahisi kwa mpokeaji wako.
Hatua
Njia ya 1 ya 3: Kuchagua Wakati na wapi Kutuma Ufuatiliaji
Hatua ya 1. Subiri angalau siku 3 za biashara kutuma ufuatiliaji
Hakuna sheria ya ulimwengu kwa muda gani unapaswa kusubiri kabla ya kutuma barua pepe ya ufuatiliaji. Kanuni nzuri ni siku 3 za kazi, isipokuwa mtu wako wa mawasiliano atatoa tarehe maalum watakapojibu. Katika kesi hiyo, subiri angalau siku 1 ya biashara baada ya tarehe hiyo.
- Kwa mfano, ikiwa mtu huyo alisema watajibu kabla au Jumanne ya 19, subiri angalau Jumatano ya 20 kujibu.
- Kwa ufuatiliaji wa mahojiano ya kazi, kawaida ni bora kusubiri angalau siku 5 za biashara.
- Sio lazima kuhesabu siku za biashara tu (ambayo ni, kuruka wikendi na likizo) wakati wa kufuata kwa uwezo wa kibinafsi.
- Usifikirie mbaya-kama kwamba haukupata kazi hiyo au kwamba hawapendi pendekezo lako la biashara-kwa sababu tu haukupata jibu la haraka. Mtu wako wa kuwasiliana anaweza kuwa na shughuli nyingi!
Hatua ya 2. Shughulikia barua pepe moja kwa moja kwa mtu unayewasiliana naye
Hii huwa kesi kwa barua pepe za kibinafsi, kwa kweli, na kawaida mkakati bora wa ufuatiliaji wa biashara. Ikiwa mtu huyo alikupa maelezo ya mawasiliano au alikualika ufuatilie nao, kila wakati tuma ujumbe huo moja kwa moja kwao (na wao tu).
- Ikiwa mtu huyo hakukupa maelezo yake ya mawasiliano au alikualika ufuatilie naye, tuma barua pepe yako kwa mtu unayewasiliana naye (kama vile msaidizi wa utawala au mratibu wa kuajiri). Omba katika mstari wa somo kwamba ujumbe uelekezwe kwa mtu uliyeshughulika naye hapo awali.
- Ikiwa umewahi kuwasiliana na mtu huyo kwa barua pepe, tumia anwani sawa za "kwenda" na "kutoka" kama hapo awali.
Hatua ya 3. Tuma barua pepe za kufuatilia zaidi ya 2 kwa jumla
Ni ngumu kutosha kujua wakati wa kutuma ufuatiliaji, kwa hivyo vipi juu ya ufuatiliaji wa ufuatiliaji? Ikiwa ufuatiliaji wako wa kwanza hautajibiwa, subiri angalau siku 1-2 za biashara ili utume ufuatiliaji wa pili. Ikiwa ujumbe huu wa pili haujajibiwa, ama acha kufuata au wasiliana na mtu mwingine ndani ya biashara.
- Wakati unaweza kuunda ujumbe mpya wa ufuatiliaji ukitaka, ni sawa pia kutuma ujumbe sawa na ufuatiliaji wako wa asili, lakini ongeza dokezo hapo juu kama ifuatavyo: “(Tom: nilituma ufuatiliaji huu Jumanne na nina hamu ya kusikia kutoka kwako kuhusu fursa ya biashara ambayo tulijadili Alhamisi iliyopita. Asante, Jan)”
- Kama kanuni ya jumla ya kidole gumba, usiwe na wasiwasi hata kidogo (juu ya kutopata kazi, nk) ikiwa lazima utume ufuatiliaji 1. Wasiwasi kidogo tu ikiwa lazima utume ufuatiliaji 2. Anza kuwa na wasiwasi zaidi ikiwa hautasikia tena baada ya ufuatiliaji wa pili!
Hatua ya 4. Tanguliza mahitaji ya ufuatiliaji na barua pepe ya asante
Daima ni adabu kutuma barua pepe ya shukrani siku baada ya mkutano wowote wa biashara-haswa, lakini sio tu, mahojiano ya kazi-na vile vile baada ya hali nyingi za mawasiliano za kibinafsi. Ukikuta kutaja kwa ufuatiliaji katika asante hii, unaweza kuhamasisha jibu bila kulazimika kutuma ufuatiliaji tofauti siku chache baadaye.
- Barua pepe ya asante inaweza kutumia karibu muundo sawa na yaliyomo kama barua pepe ya ufuatiliaji, ikiwa na nafasi zaidi iliyojitolea kumshukuru mtu huyo na matumizi kidogo ya kuomba majibu.
- Hii haihesabiwi kama ufuatiliaji "rasmi", hata hivyo, kwa hivyo bado unaweza kutuma ufuatiliaji 2 "halisi" ikiwa ni lazima!
Njia ya 2 ya 3: Kuunda Barua pepe za Kufuatilia
Hatua ya 1. Rejea moja kwa moja kwa anwani yako ya hapo awali kwenye safu ya mada
Ikiwa mada yako ya mada haieleweki au haina maana, ufuatiliaji wako unaweza kuishia kutosomwa au kwenye pipa la takataka. Chagua maneno yako kwa uangalifu ili laini ya mada iungane mara moja na wazi kwa mwingiliano wako na mpokeaji.
- Mkakati mmoja ni kuongeza "RE:" kwenye maelezo ya mwingiliano wako wa zamani kwa hivyo inasomeka kama mwendelezo wa hafla hiyo: "RE: Mahojiano Ijumaa 9/23 saa 11 asubuhi."
- Chaguo jingine ni kujumuisha jina lako, maelezo mafupi na ya moja kwa moja, na sababu ya barua pepe yako: "Terry Regula 9/23 Mahojiano ya Kufuatilia."
- Kamwe usifikirie mtu huyo atatambua anwani yako ya barua pepe na kufungua ujumbe. Tumia mstari wa mada kwa faida yako.
Hatua ya 2. Taja mpokeaji katika salamu yako na umshukuru wakati wa kufunga
Ingawa unaweza kuwa isiyo rasmi kwa barua pepe ya ufuatiliaji ya kibinafsi, ufuatiliaji wa biashara unapaswa kusawazisha utaratibu wa heshima na ujulikanao uliozalishwa na mwingiliano wako wa hapo awali. Katika hali nyingi, kwa mfano, unaweza kumsalimu mtu huyo kwa jina lao la kwanza-ilimradi walijitambulisha kama "Joe Selmon" au wakasema "niite Barb."
- Salamu yako inaweza kuonekana kama hii: "Mpendwa Joe," au "Mpendwa Barb," isipokuwa unahisi utaratibu zaidi unafaa: "Ndugu Bwana Selmon," au "Ndugu Daktari Bennet."
- Kwa kufunga, asante kwa mara ya mwisho na utumie jina lako la kwanza na la mwisho: "Asante, Steve Caraway."
Hatua ya 3. Usitumie aya zaidi ya 3-4, kila moja ina sentensi 2-3 kwa urefu
Linapokuja suala la kuandika ufuatiliaji, fika kwa uhakika na ufikie haraka! Hii haimaanishi kuandika sentensi moja tu, lakini inamaanisha kuunda barua pepe iliyoboreshwa bila yaliyomo juu. Unda aya konda, safi kando ya mistari ifuatayo (au sawa):
- Salamu
- Kifungu cha 1: asante na taarifa wazi kwamba unafuatilia.
- Kifungu cha 2: kumbukumbu ya haraka ya maelezo ya mawasiliano yako.
- Kifungu cha 3: uthibitisho wa haraka wa maslahi yako au hamu yako.
- Kifungu cha 4: taarifa kwamba "unatarajia" sasisho au kwamba "itathaminiwa."
- Kufunga
Hatua ya 4. Toa habari zote muhimu ambazo mpokeaji anahitaji
Hakikisha mtu mwingine anapaswa kufanya kidogo iwezekanavyo ili kukupa ufuatiliaji. Sababu pekee ambayo hawajarudi kwako bado ni kwa sababu wamekuwa na shughuli nyingi. Kwa hivyo, ikiwa watalazimika kutazama nyuma kupitia maandishi au faili zao kupata maelezo juu ya mwingiliano wako wa hapo awali, wana uwezekano mkubwa wa kuamua haifai wakati wao kurudi kwako sasa, pia.
- Ikiwa ulikuwa na mahojiano, taja tarehe na wakati maalum, jina la msimamo, na labda marudio ya haraka sana ya mahojiano au anecdote iliyochaguliwa au kipindi kutoka kwake. Kwa mfano: "Ninaandika kufuatilia kwenye mahojiano yetu ya jana Jumatatu tarehe 23 saa sita mchana. Labda unakumbuka kwamba nilikuwa na hamu kubwa ya kuzungumza juu ya nafasi ya meneja wa mauzo hata nilimwaga kahawa yangu kwenye dawati lako!”
- Hakikisha kutoa maelezo wazi kwa kila aina ya mawasiliano unayotaka wawe na fursa ya kutumia: barua pepe, simu / maandishi, barua, nk.
Njia ya 3 ya 3: Kuwa Wazi, Mafupi na Kuheshimu
Hatua ya 1. Asante mpokeaji na sema kwamba unafuatilia mwanzoni
Usizike ukweli kwamba unaandika ufuatiliaji katikati ya barua pepe. Badala yake, mjulishe mtu huyo mara moja kwa nini unawafikia-na uwaonyeshe shukrani wakati uko katika hiyo!
Jaribu kitu kama hiki: “Asante tena kwa kuchukua muda wa kukutana nami Alhamisi iliyopita. Ninaandika kufuatilia mkutano huo na maoni yako juu ya pendekezo langu."
Hatua ya 2. Weka tena maingiliano yako na uhakikishe masilahi yako haraka
Mpe mtu kiburudisho kwenye mawasiliano yako ya hapo awali, haswa katika hali ya biashara wakati unajua mtu huyo mwingine amekuwa akishughulikia mahojiano mengi, mikutano, na kadhalika. Hakikisha wanakumbuka mara moja wewe ni nani na yale uliyojadili.
Kwa mfano
Hatua ya 3. Kuwa wa moja kwa moja na adabu, sio wa kushinikiza, kuomba msamaha, au kung'ang'ania
Usione haya kufuata! Ni jambo zuri kudhibitisha masilahi yako na hamu yako ya kujua ni wapi unasimama, mradi tu ufanye kwa adabu na heshima. Kumbuka kwamba hudai jibu kwa masharti yako, hata hivyo-fanya ombi, sio mahitaji.
- Tumia sauti kama hii: "Ninatarajia kusikia mahali niliposimama kuhusu msimamo wa kufikia jamii."
- Usiwe na msukumo: "Umeahidi jibu kufikia jana, na ninahitaji kusikia kutoka kwako haraka iwezekanavyo."
- Usiwe mpenda-fujo, ama: "Nadhani sikupata kazi hiyo kwani hukuwahi kurudi kwangu, lakini ningependa uthibitisho wa hilo."
Hatua ya 4. Onyesha na mwambie mpokeaji kuwa unathamini wakati wao
Kutumia mstari wazi wa somo na kufikia hatua ya barua pepe yako mara moja inaonyesha heshima kwa wakati wa mtu mwingine. Pia ni wazo nzuri kusema haswa mara moja au mbili katika ujumbe kwamba unathamini wakati ambao wanajitolea kwako. Kufanya hivyo kwa kupendeza sio lazima au hata kusaidia, lakini kuonyesha heshima fulani kila wakati kunaboresha nafasi zako za majibu ya haraka.
- Kwa mfano: "Ninajua uko na shughuli nyingi wakati huu wa mwaka na ninashukuru wakati ambao umetumia kushirikiana nami."
- Au: “Asante tena kwa kuchukua muda kujibu maswali yangu Alhamisi iliyopita. Nina ombi moja tu la haraka zaidi.”
- Ikiwa mtu huyo amekuwa busy sana kurudi kwako, kuwaonyesha na kuwaambia jinsi unathamini wakati wao ni njia nzuri ya kuwashawishi kujibu!
