WikiHow inakufundisha jinsi ya kusanikisha kuripoti kwa data katika Microsoft Excel. Kwa data ya nje, wikiHow hii itakufundisha jinsi ya kuuliza na kuunda ripoti kutoka kwa chanzo chochote cha data cha nje (MySQL, Postgres, Oracle, nk) kutoka ndani ya karatasi yako kwa kutumia programu-jalizi za Excel ambazo zinaunganisha karatasi yako na vyanzo vya data vya nje.
Kwa data iliyohifadhiwa tayari kwenye laha ya Excel, tutatumia macros kujenga ripoti na kuzihamisha kwa aina anuwai za faili na waandishi wa habari wa kitufe kimoja. Kwa bahati nzuri, Excel inakuja na kinasa sauti kilichojengwa ndani ambayo inamaanisha hautalazimika kuandikia macros mwenyewe.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kwa Takwimu Tayari katika Excel
Hatua ya 1. Ikiwa data unayohitaji kuripoti tayari imehifadhiwa, inasasishwa, na kudumishwa katika Excel, unaweza kugeuza mtiririko wa kazi kwa kutumia Macros
Macros ni kazi iliyojengwa ambayo hukuruhusu kugeuza kazi ngumu na za kurudia.
Hatua ya 2. Fungua Excel
Bonyeza mara mbili (au bonyeza ikiwa uko kwenye Mac) ikoni ya programu ya Excel, ambayo inafanana na "X" nyeupe kwenye asili ya kijani kibichi, kisha bonyeza Kitabu tupu cha kazi kwenye ukurasa wa templeti.
- Kwenye Mac, itabidi ubonyeze Faili na kisha bonyeza Kitabu kipya cha kazi tupu katika menyu kunjuzi inayosababisha.
- Ikiwa tayari unayo ripoti ya Excel ambayo unataka kugeuza, badala yake bonyeza mara mbili faili ya ripoti kuifungua kwenye Excel.
Hatua ya 3. Ingiza data ya lahajedwali lako ikiwa ni lazima
Ikiwa haujaongeza lebo za safu na nambari ambazo unataka kugeuza matokeo, fanya hivyo kabla ya kuendelea.
Hatua ya 4. Wezesha kichupo cha Msanidi programu
Kwa chaguo-msingi, Msanidi programu tab haionekani juu ya dirisha la Excel. Unaweza kuiwezesha kwa kufanya yafuatayo kulingana na mfumo wako wa kufanya kazi:
- Windows - Bonyeza Faili, bonyeza Chaguzi, bonyeza Badilisha utepe upande wa kushoto wa dirisha, angalia kisanduku cha "Msanidi Programu" upande wa kulia wa chini wa dirisha (huenda ukalazimika kutembeza chini), na bonyeza sawa.
- Mac - Bonyeza Excel, bonyeza Mapendeleo…, bonyeza Utepe na Mwambaa zana, angalia sanduku la "Msanidi Programu" katika orodha ya "Tabs kuu", na ubofye Okoa.
Hatua ya 5. Bonyeza Msanidi Programu
Kichupo hiki sasa kinapaswa kuwa juu ya dirisha la Excel. Kufanya hivyo huleta mwambaa zana juu ya dirisha la Excel.
Hatua ya 6. Bonyeza Rekodi Macro
Iko kwenye upau wa zana. Dirisha ibukizi litaonekana.
Hatua ya 7. Ingiza jina la jumla
Katika sanduku la maandishi la "jina la Macro", andika jina la jumla yako. Hii itakusaidia kutambua jumla baadaye.
Kwa mfano, ikiwa unaunda jumla ambayo itatoa chati kutoka kwa data yako inayopatikana, unaweza kuiita "Chati1" au sawa
Hatua ya 8. Unda mchanganyiko wa njia ya mkato kwa jumla
Bonyeza kitufe cha ⇧ Shift pamoja na kitufe kingine (k.m., kitufe cha T) kuunda njia ya mkato ya kibodi. Hii ndio utakayotumia kuendesha jumla yako baadaye.
Kwenye Mac, mchanganyiko wa ufunguo wa njia ya mkato utaishia kuwa ⌥ Chaguo + ⌘ Amri na ufunguo wako (kwa mfano, ⌥ Chaguo + ⌘ Amri + T)
Hatua ya 9. Hifadhi jumla katika hati ya sasa ya Excel
Bonyeza sanduku la kushuka la "Hifadhi jumla", kisha bonyeza Kitabu hiki cha Kazi kuhakikisha kuwa jumla itapatikana kwa kila mtu atakayefungua kitabu cha kazi.
Itabidi uhifadhi faili ya Excel katika muundo maalum ili jumla ihifadhiwe
Hatua ya 10. Bonyeza sawa
Iko chini ya dirisha. Kufanya hivyo kutaokoa mipangilio yako ya jumla na kukuweka katika hali ya rekodi. Hatua zozote unazochukua kuanzia sasa hadi utakapoacha kurekodi zitarekodiwa.
Hatua ya 11. Fanya hatua ambazo unataka kugeuza
Excel itafuatilia kila bonyeza, kitufe cha ufunguo, na chaguo la upangiaji unaloingia na uwaongeze kwenye orodha ya jumla.
- Kwa mfano, kuchagua data na kuunda chati kutoka kwake, ungeonyesha data yako, bonyeza Ingiza juu ya dirisha la Excel, bonyeza aina ya chati, bonyeza muundo wa chati unayotaka kutumia, na uhariri chati inahitajika.
- Ikiwa ungetaka kutumia jumla kuongeza maadili kutoka kwa seli A1 kupitia A12, ungependa kubofya kiini tupu, andika = SUM (A1: A12), na ubonyeze ↵ Ingiza.
Hatua ya 12. Bonyeza Acha Kurekodi
Iko katika Msanidi programu toolbar ya tabo. Hii itasimamisha kurekodi kwako na kuokoa hatua zozote ulizochukua wakati wa kurekodi kama jumla.
Hatua ya 13. Hifadhi karatasi yako ya Excel kama faili inayowezeshwa kwa jumla
Bonyeza Faili, bonyeza Okoa Kama, na ubadilishe muundo wa faili kuwa xlsm badala ya xls. Basi unaweza kuingiza jina la faili, chagua eneo la faili, na ubofye Okoa.
Usipofanya hivyo, jumla haitaokolewa kama sehemu ya lahajedwali, ikimaanisha kuwa watu wengine kwenye kompyuta tofauti hawataweza kutumia jumla yako ikiwa utawatumia kitabu cha kazi
Hatua ya 14. Endesha jumla yako
Bonyeza mchanganyiko muhimu ambao uliunda kama sehemu ya jumla kufanya hivyo. Unapaswa kuona lahajedwali lako otomatiki kulingana na hatua zako za jumla.
Unaweza pia kuendesha jumla kwa kubonyeza Macros ndani ya Msanidi programu tab, kuchagua jina lako kubwa, na kubonyeza Endesha.
Njia 2 ya 2: Kwa Takwimu za nje (MySQL, Postgres, Oracle, nk)
Hatua ya 1. Pakua programu-jalizi ya Kloudio ya Excel kutoka Microsoft AppSource
Hii itakuruhusu kuunda unganisho endelevu kati ya hifadhidata ya nje au chanzo cha data na kitabu chako cha kazi. Programu-jalizi hii pia inafanya kazi na Majedwali ya Google.
Hatua ya 2. Unda unganisho kati ya karatasi yako na chanzo chako cha nje cha data kwa kubofya kitufe cha + kwenye lango la Kloudio
Andika kwenye maelezo ya hifadhidata yako (aina ya hifadhidata, hati) na uchague chaguo zozote za usalama / fiche ikiwa unafanya kazi na data ya siri au ya kampuni.
Hatua ya 3. Mara tu ukiunda unganisho kati ya karatasi yako ya kazi na hifadhidata yako, utaweza kuuliza na kujenga ripoti kutoka kwa data ya nje bila kuacha Excel
Unda ripoti zako za kawaida kutoka kwa lango la Kloudio kisha uchague kutoka kwenye menyu kunjuzi katika Excel. Kisha unaweza kutumia vichungi vyovyote vya ziada na uchague masafa ambayo ripoti hiyo itaburudisha (ili uweze kupata sasisho la lahajedwali lako la mauzo kiotomatiki kila wiki, siku, au hata saa.)
Hatua ya 4. Kwa kuongeza, unaweza pia kuingiza data kwenye karatasi yako iliyounganishwa na kuwa na data ya kusasisha chanzo chako cha data cha nje
Unda kiolezo cha kupakia kutoka kwa lango la Kloudio na utaweza kupakia mwenyewe au moja kwa moja kupakia mabadiliko kwenye lahajedwali lako kwenye chanzo chako cha data cha nje.
Video - Kwa kutumia huduma hii, habari zingine zinaweza kushirikiwa na YouTube
Vidokezo
- Pakua tu programu-jalizi za Excel kutoka kwa Microsoft AppSource, isipokuwa ukiamini mtoa huduma wa tatu.
- Macros inaweza kutumika kwa chochote kutoka kwa kazi rahisi (kwa mfano, kuongeza maadili au kuunda chati) kwa zile ngumu (kwa mfano, kuhesabu maadili ya seli yako, kuunda chati kutoka kwa matokeo, kuipatia chati, na kuchapisha matokeo).
- Wakati wa kufungua lahajedwali na jumla yako ikiwa imejumuishwa, itabidi ubonyeze Washa Maudhui kwenye bendera ya manjano juu ya dirisha kabla ya kutumia jumla.
Maonyo
- Macros zinaweza kutumiwa vibaya (kwa mfano, kufuta faili kwenye kompyuta yako). Usitumie macros kutoka kwa vyanzo visivyoaminika.
- Macros itatekeleza haswa kila hatua unayofanya wakati wa kurekodi. Hakikisha kwamba hauingizi kwa bahati isiyo sahihi, fungua programu ambayo hautaki kutumia, au ufute faili.
