Kampuni nyingi hutumia Microsoft Excel kufuatilia idara au gharama za jumla za kampuni. Kwa kuwa Excel sasa imeunganishwa mara nyingi na kompyuta za kibinafsi zinazotumia mfumo wa uendeshaji wa Windows, ikiwa una Excel kwenye kompyuta yako ya nyumbani, unaweza kuitumia kufuatilia bili zako. Violezo kadhaa vinapatikana kwa ufuatiliaji wa gharama zako kutoka kwa Microsoft na wavuti zingine, na matoleo ya hivi karibuni ya Excel ni pamoja na templeti ya kufuatilia bili zako kati ya templeti zilizosanikishwa hapo awali. Unaweza pia kuanzisha lahajedwali yako mwenyewe ili kufuatilia bili zako katika Excel. Ifuatayo ni maagizo ya njia zote mbili.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kufanya kazi na Kiolezo cha Excel
Hatua ya 1. Chagua kiolezo kilichosanikishwa mapema
Matoleo ya hivi karibuni ya Excel ni pamoja na templeti ya kufuatilia gharama za kibinafsi pamoja na templeti za matumizi ya kawaida ya biashara. Unaweza kupata templeti hizi na kuzitumia kufuatilia bili zako katika Excel.
- Katika Excel 2003, chagua "Mpya" kutoka kwa menyu ya "Faili". Chagua "Kwenye kompyuta yangu" kutoka kwa kidirisha cha kazi cha "Kitabu kipya cha Kitabu" ili uone sanduku la mazungumzo la "Matukio".
- Katika Excel 2007, chagua "Mpya" kutoka kwa menyu ya kitufe cha "Faili". Hii inaonyesha sanduku la mazungumzo la "Kitabu kipya cha Kazi". Chagua "Violezo Vilivyosanikishwa" kutoka kwa menyu ya "Violezo" katika kidirisha cha kushoto. Chagua "Bajeti ya Kibinafsi ya Kila Mwezi" kutoka "Violezo vilivyosakinishwa" kwenye kidirisha cha katikati na bonyeza "Unda."
- Katika Excel 2010, bonyeza kichupo cha "Faili", halafu chagua "Mpya" kutoka kwa menyu ya "Faili". Chagua "Violezo vya Mfano" kutoka sehemu ya juu ya kidirisha cha "Violezo Vinapatikana", kisha uchague "Bajeti ya Kibinafsi ya Kila Mwezi" kutoka kwa onyesho la templeti za sampuli na bonyeza "Unda."
Hatua ya 2. Chagua templeti mkondoni
Ikiwa template ya bajeti ya kibinafsi inayokuja kusanikishwa na Microsoft Excel haifanyi kazi kwa kufuatilia gharama zako, unaweza kuchagua templeti mkondoni. Unaweza kupakua templeti kutoka kwa wavuti ya tatu au utumie Excel kuungana na Microsoft Office Online.
- Kwa Excel 2003, unaweza kuchagua templeti inayofaa kutoka kwa maktaba ya Microsoft Office Online kwenye https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Unaweza pia kupata templeti zilizokusudiwa matoleo ya baadaye ya Excel hapa pia.)
- Katika Excel 2007, chagua "Bajeti" kutoka sehemu ya Microsoft Office Online ya sanduku la mazungumzo la "Kitabu kipya cha Kazi". Lazima uwe na muunganisho wa Intaneti unaofanya kazi ili kuungana na maktaba ya templeti ya Ofisi mkondoni.
- Katika Excel 2010, chagua "Bajeti" kutoka sehemu ya Office.com ya kidirisha kinachopatikana cha Violezo. Lazima uwe na muunganisho wa Intaneti unaofanya kazi ili kuungana na maktaba ya templeti ya Ofisi mkondoni.
Hatua ya 3. Ingiza habari yako kwenye seli zinazofaa
Habari halisi inategemea templeti ya lahajedwali unayotumia.
Hatua ya 4. Hifadhi lahajedwali lako
Unaweza kutumia jina kiolezo kinatoa lahajedwali lako au ubadilishe kuwa jambo la maana zaidi. Kuongeza jina lako na mwaka kwa jina la faili iliyopo inapaswa kuwa ya kutosha.
Njia 2 ya 2: Kubuni Lahajedwali Lako mwenyewe la Gharama
Hatua ya 1. Fungua Excel
Hatua ya 2. Ingiza jina la lahajedwali katika Kiini A1
Tumia jina lenye maana kama "Bajeti ya Kibinafsi," "Kufuatilia Gharama za Kibinafsi," au kitu kama hicho. (Tenga nukuu wakati wa kuingiza jina; zinatumika hapa kuonyesha tu kwamba majina ni mifano.)
Hatua ya 3. Ingiza vichwa vya safu wima katika Mstari wa 2
Vichwa na utaratibu uliopendekezwa ni "Tarehe," "Jamii ya Mlipaji" (au "Lipa Kwa"), "Memo," "Gharama," "Mapato" (au "Mapato" au "Amana"), na "Salio." Ingiza majina haya kwenye Seli A2 kupitia G2; unaweza kuhitaji kurekebisha upana wa safu ili kubeba vichwa vya safu wima ndefu au viingilio.
Mara tu ukishaanzisha kichwa cha lahajedwali na vichwa vya safu wima, tumia kipengee cha "Kufungia Paneli" kuweka vichwa hivi juu ya onyesho wakati unapitia maandishi yako. Sehemu za kufungia ziko kwenye menyu ya "Tazama" katika Excel 2003 na mapema na katika kikundi cha "Window" cha Ribbon ya menyu ya "Tazama" katika Excel 2007 na 2010
Hatua ya 4. Ingiza bidhaa yako ya kwanza ya gharama kwenye seli za Mstari wa 3
Hatua ya 5. Ingiza fomula ya usawa kwenye Kiini G3
Kwa sababu hii ndiyo ingizo la kwanza la usawa, salio litaamuliwa kwa kuchukua tofauti kati ya gharama na mapato. Jinsi unavyoweka hii inategemea ikiwa unataka kuangalia gharama au pesa mkononi.
- Ikiwa unaweka lahajedwali juu ili kuangalia hasa gharama zako, fomula ya usawa itakuwa = E3-F3, ambapo E3 ni seli inayowakilisha gharama na F3 ni seli inayowakilisha mapato. Kuweka fomula kwa njia hii itafanya jumla ya gharama zako kuwa nambari nzuri, ambayo itakuwa rahisi kuelewa.
- Ikiwa unaweka lahajedwali juu ili kuweka kichupo kinachoendesha kwenye pesa yako mkononi, fomula ya usawa itakuwa = F3-E3. Kuweka lahajedwali kwa njia hii kutaonyesha usawa kuwa mzuri wakati mtiririko wako wa fedha unazidi gharama zako na hasi wakati una matumizi zaidi kuliko mapato.
Hatua ya 6. Ingiza kipengee chako cha pili cha gharama kwenye seli za Mstari wa 4
Hatua ya 7. Ingiza fomula ya usawa kwenye Kiini G4
Kwa sababu ingizo la pili na linalofuata litaweka usawa, unahitaji kuongeza matokeo ya tofauti kati ya gharama na mapato kwa thamani ya salio kwa ingizo la awali.
- Ikiwa unaweka lahajedwali juu kuangalia matumizi yako, fomula ya usawa itakuwa = G3 + (E4-F4), ambapo G3 ni seli inayowakilisha salio la awali, E4 ni seli inayowakilisha gharama na F4 ni seli kuwakilisha mapato.
- Ikiwa unaweka lahajedwali juu ili kuweka kichupo kinachoendesha kwenye pesa yako mkononi, fomula ya usawa itakuwa = G3 + (F4-E4).
- Mabano karibu na seli zinazowakilisha tofauti kati ya matumizi na mapato sio lazima; wamejumuishwa tu ili kufanya dhana ya fomula iwe wazi zaidi.
- Ikiwa unataka kuweka kiini na salio tupu mpaka kuingia kamili kutafanywa, unaweza kutumia taarifa ya IF katika fomula ili ikiwa tarehe haijaingizwa, seli ya usawa haionyeshi thamani. Fomula ya hii, kwa ingizo la pili, inasomeka = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) ikiwa unaweka lahajedwali juu kufuatilia gharama, na inasomeka = IF (A4 = " "," ", G3 + (F4-E4)) ikiwa unaweka lahajedwali juu ili kuonyesha pesa mkononi. (Unaweza kuacha mabano karibu na seli zinazowakilisha gharama na mapato, lakini sio seti ya nje ya mabano.)
Hatua ya 8. Nakili fomula ya usawa kwenye seli zingine kwenye safu wima G (safu ya Mizani)
Bonyeza kulia Kiini G3 na uchague "Nakili" kutoka menyu ya kidukizo; kisha buruta kuchagua seli zilizo chini yake kwenye safuwima. Bonyeza kulia kwenye seli zilizochaguliwa, na uchague "Bandika" kutoka menyu ya kidukizo ili kubandika fomula kwenye seli zilizochaguliwa. (Katika Excel 2010, chagua chaguo la "Bandika" au "Bandika Fomula" kwenye menyu ya kidukizo.) Fomula itasasisha marejeleo ya seli kiotomatiki kuonyesha gharama, mapato, na tarehe (ikiwa inatumiwa) marejeleo kutoka safu ya sasa na rejeleo la salio kutoka safu mlalo juu ya safu mlalo ya sasa.
Hatua ya 9. Hifadhi lahajedwali
Ipe lahajedwali jina lenye maana, kama vile "Kufuatilia Gharama.xls" au "Bajeti ya kibinafsi.xls." Kama ilivyo na lahajedwali la bajeti linalotegemea templeti, unaweza kutaka kuingiza jina lako na mwaka katika jina la faili. (Tena, kumbuka kuwa alama za kunukuu zinatumika tu kuonyesha majina ya mfano na haipaswi kuchapishwa. Pia hutaandika kiambishi cha faili; Excel inakupa.)
Excel 2003 na zaidi huokoa faili za lahajedwali katika fomati ya zamani. ". Ikiwa una kompyuta kadhaa na unapanga kuweka lahajedwali hili kwa wote, tumia fomati ya zamani ikiwa kompyuta yako yoyote ina Excel 2003 au zaidi juu yao na fomati mpya ikiwa kompyuta zako zote zina angalau Excel 2007
Video - Kwa kutumia huduma hii, habari zingine zinaweza kushirikiwa na YouTube
Vidokezo
- Tumia "Kukamilisha kiotomatiki" kwa kategoria za gharama na mapato ili kuhakikisha tahajia thabiti.
- Ili kutofautisha bili zilizolipwa kutoka kwa gharama ambazo hazijalipwa lakini zinatarajiwa, unaweza kuandika kwa ujasiri au kupaka rangi maandishi kwa bili zilizolipwa au kutumia shading ya seli.
- Ili kuepuka kubadilisha bahati mbaya fomula au kichwa cha safu, unaweza kutaka kulinda seli hizo kutoka kwa mabadiliko. Chagua seli ambazo utataka kubadilisha (tarehe, kategoria ya mlipaji, gharama, mapato, na maadili ya kumbukumbu), na ufungue seli hizo, kisha utumie ulinzi kwa lahajedwali lote.
