Sheria ya Uhamasishaji na Bima ya Afya ya serikali ya shirikisho (HIPAA) iliunda miongozo ya jinsi watoa huduma za afya wanavyoshughulikia data ya afya ya mgonjwa. Kwa bahati mbaya, miongozo ya HIPAA haijulikani. Hakuna orodha rahisi ambayo unaweza kutumia kupata programu inayokubaliana ya HIPAA. Badala yake, HIPAA inakuamuru uunde seti ya taratibu za kupata na kutuma habari ya afya ya mgonjwa. Lazima basi upate muuzaji wa programu ambaye programu yake inaweza kukuruhusu kutekeleza taratibu zako.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuunda Taratibu Zinazofaa
Hatua ya 1. Weka kumbukumbu ya ukaguzi
Unahitaji kufuatilia ni nani anapata rekodi ya mgonjwa. Hii inamaanisha kuwa unahitaji kuunda majina ya watumiaji na nywila tofauti kwa kila mtu anayeweza kupata habari ya afya ya mgonjwa. Kama sehemu ya kumbukumbu ya ukaguzi, unapaswa kufuata yafuatayo:
- ambayo inarekodi mtumiaji kupatikana
- tarehe ilipatikana
- ikiwa mtumiaji alitazama habari hiyo, akaisasisha, au akaifuta
Hatua ya 2. Unda viwango vya ufikiaji
HIPAA pia inahitaji kwamba mfanyakazi aone tu "kiwango cha chini muhimu" cha habari kufanya kazi yao. Kwa mfano, daktari atahitaji kuona habari zaidi za kiafya kuliko mpokeaji. Ipasavyo, unahitaji kuunda viwango vya ufikiaji, ambayo hutoa habari nyingi tu kama kila mtu anahitaji kufanya kazi yake.
- Wafanyakazi wengine wanaweza kufanya kazi na wagonjwa fulani tu. Katika hali hii, wanapaswa kupewa ufikiaji wa rekodi za wagonjwa kwa watu wanaofanya kazi nao.
- Ili kufanikiwa kuunda viwango vya ufikiaji, unahitaji kufafanua wazi majukumu katika shirika lako. Hii inaweza kuhitaji uangalie maelezo ya kazi na upange upya majukumu.
Hatua ya 3. Unda kazi ya "kupuuza dharura"
Hata ukiunda viwango vya ufikiaji, kunaweza kuwa na hali ambapo mtu anahitaji kupata habari zote katika hali ya dharura. Kwa sababu hii, unapaswa kuunda "kupindukia" ambayo inamruhusu mtu kupata habari yoyote muhimu ili kutibu wagonjwa.
- Walakini, unapaswa kusanikisha programu yako ili utumiaji wa kazi hii ya kupuuza ichunguzwe.
- Kwa mfano, unaweza kuanzisha programu ili kila wakati mtu atumie kazi ya kubatilisha watu wengine kadhaa hutumwa kwa barua pepe wakati huo huo. Programu inapaswa pia kufuatilia habari yoyote ambayo mtu huyu anapata.
- Unapaswa pia kuandika mchakato wa ukaguzi kwa kila matumizi ya kazi ya kupitisha. Kwa mfano, mtu anayeitumia anaweza kulazimika kukutana baadaye na msimamizi kuhalalisha utumiaji.
Hatua ya 4. Salama data yako
HIPAA inahitaji uweke data yako salama. Kwa mazoezi, hii inamaanisha kuwa unapaswa kutumia nywila na kuweka data salama nyuma ya firewall.
- Unahitaji pia kuhakikisha kuwa barua pepe zako ni salama. Hasa, lazima utumie teknolojia ya usimbuaji wa kutosha kwenye barua pepe zako.
- Kwa habari zaidi juu ya kuhakikisha barua pepe yako inatii HIPAA, angalia Fanya Barua pepe HIPAA Itii.
Hatua ya 5. Changanua fomu za idhini ya mgonjwa
Unahitajika kupata wagonjwa kutia saini fomu zinazoidhinisha utumiaji wako wa habari zao kwa utunzaji wao. Kila fomu inapaswa kujumuisha maelezo ya nini utatumia data na tarehe ya kumalizika muda.
- Unapaswa kufuatilia idhini hizi, pamoja na tarehe ambayo fomu ilisainiwa na jina la mtu aliyesaini.
- Unapaswa pia kukagua fomu na kudumisha nakala ya dijiti.
Hatua ya 6. Thibitisha kuwa mfumo wako wa utozaji unatii
HIPAA ilisawazisha usafirishaji wa habari ya malipo. Kwa sababu hii, mfumo wowote wa utozaji unaotumia lazima uunge mkono viwango vya HIPAA.
Kwa wakati huu kwa wakati, karibu kila mfumo wa ulipaji kwenye soko hufanya. Walakini, unapaswa kuthibitisha na muuzaji wako kuwa inakubaliana na HIPAA
Hatua ya 7. Uliza wauzaji kuhusu kuhifadhi nakala rudufu
HIPAA pia inahitaji kwamba utunze data yako ili mgonjwa aweze kuiona wakati wowote anapoiomba. Hii inamaanisha kuwa lazima udumishe nakala rudufu za habari zote. Ikiwa utaweka habari kwenye karatasi, basi unahitaji nakala zilizohifadhiwa kwenye tovuti au skana za dijiti iliyoundwa. Ikiwa utahifadhi data kwa njia ya elektroniki, basi lazima ihifadhiwe nakala.
- Waulize wauzaji jinsi wanavyodumisha mifumo yao. Tafuta ni jinsi gani wanahakikisha mwendelezo wa mfumo ikiwa kuna ajali.
- Ikiwa unakaribisha mfumo wa data kwenye seva zako mwenyewe, basi utahitaji kujua ni taratibu gani za kuhifadhi unazo, pamoja na mipango yako ya dharura.
Hatua ya 8. Kuwa na washirika wa saini mikataba
Mtu yeyote anayeona data yako lazima akubali kufuata sera na taratibu sawa na shirika lako. Kwa hivyo unapaswa kuandaa mkataba wa "Mshirika wa Biashara" kwa wauzaji wote kutia saini.
- Huduma za Afya na Binadamu zina mkataba wa mfano unaopatikana katika https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/covered-entities/sample-business-associate- Agreement-provisions/index.html. Unaweza kuibadilisha ili iendane na madhumuni yako.
- Pia kuna mikataba ya sampuli kwenye mtandao. Kwa mfano, Kituo cha Sayansi ya Afya cha UT kina mkataba wa fomu ambao unaweza kutumia.
- Unapaswa pia kuwa na wakili wako wa utunzaji wa afya atazame mkataba wowote ili kuhakikisha kuwa inatosha kukukinga.
Sehemu ya 2 ya 3: Kutafuta Wauzaji wa Programu na Takwimu
Hatua ya 1. Uliza watoa huduma wengine wa afya
Ikiwa unafungua biashara, basi utahitaji kununua programu. Unaweza pia kuhitaji kuajiri mtu kupangisha data yako kwenye seva zao (au kuhifadhi nakala za seva zako mwenyewe).
Uliza watoa huduma wengine ni wauzaji gani wanaotumia. Karibu watoa huduma zote za afya wamefunikwa na HIPAA, kwa hivyo wangepaswa kufikiria sana ikiwa programu yao inatii au la. Unapaswa kuuliza mapendekezo
Hatua ya 2. Linganisha bei
Baada ya kupata mapendekezo kwa wauzaji tofauti, unahitaji kulinganisha bei zao. Unapaswa kuwaita kupata nukuu. Nambari zao za simu zinapaswa kuwa kwenye mtandao.
- Bei itategemea idadi ya watu ambao wanahitaji kupata mfumo wako, kwa hivyo hakikisha una nambari hiyo inayopatikana.
- Ikiwa biashara yako inakua, basi unapaswa kufikiria miaka michache mbele. Kwa mfano, ikiwa una wafanyikazi watano lakini unafikiria utakua mara mbili, basi hakikisha unapata nukuu ya ni gharama gani kuwa na watumiaji 10. Hutaki kubadili programu baada ya mwaka mmoja tu.
Hatua ya 3. Tafuta jinsi wachunguzi wanavyobadilisha mabadiliko katika HIPAA
Kanuni za HIPAA zinaendelea kubadilika. Unapaswa kutarajia muuzaji kufuata mabadiliko katika sheria. Unapowasiliana na wauzaji, unapaswa kuuliza yafuatayo:
- Je! Muuzaji hufuatiliaje mabadiliko katika kanuni za HIPAA? Je! Ina mpango wa utekelezaji wa kufuata mabadiliko ya sheria? Tafuta mifano halisi. Je! Kampuni ina wakili juu ya wafanyikazi wanaofuatilia mabadiliko katika sheria?
- Ni asilimia ngapi ya wateja wa muuzaji lazima watii HIPAA? Ikiwa wateja wengi wa kampuni lazima watii HIPAA, basi unaweza kuwa na hakika kwamba itafanya mabadiliko muhimu kufuata HIPAA - au sivyo itafanya biashara.
Sehemu ya 3 ya 3: Kuelewa Mahitaji ya HIPAA
Hatua ya 1. Angalia ikiwa HIPAA inakuhusu
Lazima uzingatie HIPAA ikiwa shirika lako linapeleka habari yoyote ya kulipia kwa elektroniki kwa kampuni yoyote ya bima ya afya, pamoja na Medicaid na Medicare. Habari inaweza kujumuisha ankara au habari zingine zinazohitajika kupata bima. Kwa ujumla, HIPAA inasimamia watoa huduma ya yafuatayo:
- tiba
- ushauri
- huduma ya matibabu
- huduma nyingine yoyote ambayo bima kampuni za bima
Hatua ya 2. Tafuta wakili wa huduma ya afya
Sheria za HIPAA ni ngumu na ngumu kueleweka. Ili kuhakikisha kuwa unafuata, unapaswa kuajiri wakili wa huduma ya afya kwa shirika lako. Wakili wa huduma ya afya anaweza kusaidia kushughulikia usimamizi wa hatari na maswala ya udhibiti. Unaweza kuweka mtu huyu "kwenye retainer," ambayo inamaanisha kuwa unalipa ada kila mwezi. Kwa kubadilishana, wakili anapatikana kila wakati kujibu maswali yako.
- Unaweza kupata mapendekezo kwa wakili wa huduma ya afya kwa kuuliza watoa huduma wengine wa afya wanaotumia. Ikiwa hautapata mapendekezo yoyote, basi unaweza kutembelea chama cha baa cha jimbo lako, ambacho kinapaswa kuendesha programu ya rufaa. Uliza rufaa kwa wakili wa huduma ya afya.
- Hakikisha kumwuliza wakili kuhusu uzoefu wake. Utataka mtu ambaye ana uzoefu mkubwa katika kufuata sheria, sio tu kwa kuwakilisha biashara kwenye mashtaka.
Hatua ya 3. Kuwa salama, sio samahani
Kitaalam, hauitaji kuunda majina ya watumiaji, viwango vya ufikiaji, au hata kuwa na programu katika shirika lako. Badala yake, HIPAA inahitaji tu kwamba uchukue "hatua za busara" na utoe tu habari "ya chini muhimu". Walakini, kama jambo la vitendo, unahitaji kuunda taratibu za kupata na kusambaza habari zilizoelezewa hapo juu ikiwa unapanga kuendesha ofisi ya kisasa kwa kutumia kompyuta na barua pepe. Taratibu hizi zitakusaidia kukukinga na ufunuo wa ruhusa wa habari ya mgonjwa.
- Adhabu ya kukiuka HIPAA inaweza kuwa kali. Unaweza kukabiliwa na faini ya $ 50, 000 kwa kila ukiukaji, hadi kiwango cha juu cha $ 1.5 milioni kila mwaka. Pia kuna adhabu ya jinai kwa wale wanaovunja sheria kwa kujua.
- Ipasavyo, wewe ni bora kufuata mazoea na taratibu ambazo zinakuwa kiwango katika tasnia yako. Mawakili wenye uzoefu wa huduma za afya na wachuuzi wanaweza kukuongoza katika njia sahihi.
