Kutuma barua pepe ni sehemu ya maisha ya karibu kila mtaalamu, mwanafunzi na mtu anayefanya kazi aliye hai leo. Ingawa barua pepe zingine zinaweza kutoka baridi, zingine zinaweza kuwa mbaya na zinahitaji kushughulikiwa. Unaweza kushughulikia barua pepe kama hizo kwa kuweka baridi yako, kujibu baada ya kupanga mpango, na kupitia kusonga mbele na siku yako.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuwa na Utulivu na Kufanya Mpango
Hatua ya 1. Fikiria ikiwa barua pepe inamaanisha kuwa mbaya
Inaweza kuwa ngumu kujua ikiwa mtu anakuwa mkorofi juu ya barua pepe, haswa kwani huwezi kuona sura zao za uso au kusikia sauti ya sauti yake kukusaidia kuamua. Kabla ya kujibu barua pepe ambayo inaonekana kuwa mbaya kwako, fikiria ikiwa ukali unaweza kuwa mawasiliano mabaya.
Jaribu kumwuliza mtu moja kwa moja nini walimaanisha kwa kuzungumza nao ana kwa ana au kwa simu. Hii inaweza kusaidia kuondoa shida kwa sababu ya mawasiliano rahisi
Hatua ya 2. Usijibu mara moja
Ingawa inaweza kuwa ya kuvutia kuanza mara moja kuunganisha maneno mengi ya maana au ya kuumiza kujibu barua pepe hii, epuka kufanya hivyo kwa gharama zote. Labda utajuta baadaye. Badala yake, ondoka kwenye barua pepe, funga kivinjari chako, na chukua muda mfupi kukusanya maoni yako.
- Tembea kwa dakika chache hadi utakapo utulivu.
- Vuta pumzi chache na kunywa maji.
Hatua ya 3. Vent katika rasimu ya barua pepe, lakini usiitume
Njia nyingine ya kupata nishati hasi kwa kujenga ni kuandaa barua pepe kwa mtu huyo, lakini usitume. Kwa njia hiyo, unaweza kuanza kukusanya mawazo yako ya awali, bila kujali ni makali kiasi gani, na pia kujipa muda wa kusafisha baadaye, kunyoosha, na kuongeza kwao.
- Vuta barua pepe tofauti na andika jibu bila kuingiza mpokeaji ili usitume kwa bahati mbaya. Au unaweza kuorodhesha barua pepe yako mwenyewe kama mpokeaji.
- Fikiria nyakati zote ambazo umeitikia jambo mara moja na kisha baadaye ukajuta kwa ujanja au mambo ya kuchochea mawazo ambayo ungeweza kusema. Hii itakupa wakati wa kukuza vile na kuzuia majuto.
Hatua ya 4. Kubali uwajibikaji inapobidi
Kwa kusoma barua pepe, unaweza kuwa umeiona kuwa mbaya kwa sababu sehemu yake ni kweli, na ukweli unaweza kuumiza. Ingawa hii haiwaondolei hatia yao katika hali hiyo, inakupa nafasi ya kujiboresha na kwa uaminifu, kwa wewe mwenyewe na kwa mtumaji barua pepe.
Kwa mfano, labda bosi wako alikutumia barua pepe mbaya kuhusu kuchelewa kazini. Ingawa maneno hayakuhitaji kuwa mabaya, unapaswa kutambua na kurekebisha kuchelewa kwako
Hatua ya 5. Usiige tabia yao mbaya
Mtu anapokukosea, inaweza kuwa ya kuvutia sana kurudisha neema. Tena, jiepushe kujibu vibaya, lakini pia jiepushe na tabia ya kukera au ya jeuri ikiwa utawaona kibinafsi kabla ya kujibu. Usiwape macho machafu au upuuze ikiwa wanazungumza nawe.
- Badala yake, fanya wema. Salimia kwao na endelea kutembea.
- Usitumie wakati karibu nao isipokuwa lazima lakini usiwazuie kikamilifu, pia.
Hatua ya 6. Fikiria mzizi
Wakati mwingine, barua pepe isiyo na adabu haina uhusiano wowote na wewe au hali zinazoizunguka. Kumshambulia mtu kamwe sio sawa, lakini wakati mwingine mtu ambaye alituma barua pepe anaweza kuwa akipitia zaidi ya vile anavyoweza kushughulikia na angeweza kukutumia hiyo kwa sababu ya kufadhaika ambayo hakuhusishi. Labda hawawezi hata kutambua kuwa wamekuwa wakorofi. Hii haitoi udhuru, lakini kuelewa hali ya mtu ya sasa na motisha inaweza kusaidia katika kuchukua hatua mbele.
- Kwa mfano, ikiwa wana shida za ndoa au ikiwa mtu katika familia yao amekufa hivi karibuni, hii inaweza kuelezea ukorofi wao.
- Inawezekana pia kuwa wana siku mbaya tu.
Sehemu ya 2 ya 3: Kujibu Barua pepe
Hatua ya 1. Omba msaada wa rafiki
Marafiki au wafanyikazi wenzako wanaweza kukusaidia sana kuunda ujibu kwa barua pepe mbaya au mbaya, na wanaweza pia kutoa maoni ya pili juu ya hali hiyo. Wakati huu, jiepushe kuuliza marafiki wako ambao wana vichwa vichache kusaidia; fikia wale badala yao ambao ni watulivu, wajanja na wanaozingatia suluhisho.
Ikiwezekana, uliza kuona majibu yoyote ya zamani kwa barua pepe mbaya ambazo wametuma
Hatua ya 2. Kutambua ukorofi wao
Unapotengeneza barua pepe yako, itakuwa muhimu kwako kutambua jinsi walivyokuwa wakorofi. Inawezekana kwamba hawakujua kuwa maneno yao yangetoka kama yasiyo na maana, lakini bila kujali, unapaswa kuizingatia.
- Sema kitu kama "kabla sijaanza na jibu, nataka kutambua ukorofi ulioonyeshwa kwenye barua pepe yako, haswa unaozunguka matamshi yako ya kulaumu na ya matusi."
- Kuwa wa moja kwa moja kunasaidia kwako na kwa mtu mwingine na inaweza kusaidia kuzuia kutokea tena kwa hali ile ile.
Hatua ya 3. Kutambua kuchanganyikiwa kwao
Ijapokuwa barua pepe yao ilikuwa mbaya, labda kuchanganyikiwa kwao kulikuwa kunatoka mahali halisi. Ikiwa ndivyo, tambua kuchanganyikiwa na eleza ufahamu, ikiwa ni kidogo tu. Hii itawaruhusu kujisikia chini ya wewe dhidi yao mawazo na kukusogezea wewe wote kuelekea uwezekano wa kutengeneza amani.
- Sema kitu kama "Barua pepe yako imeonyesha kuwa umefadhaika."
- Hakikisha kuzingatia kile barua pepe zao zilisema na sio wao binafsi.
Hatua ya 4. Uliza kwanini
Wakati mwingine, hata hivyo, unaweza kukosa kujua kabisa kwanini mtu ameamua kukutumia barua pepe kama hiyo baada ya kujitafakari na kushauriana na wengine. Katika tukio hili, unapaswa kumwuliza mtumaji 'kwa nini' rahisi ili uweze kupata uelewa na kushughulikia vizuri suala hilo.
Unaweza kusema "Nimefikiria kwa uangalifu juu ya barua pepe yako na bado nimechanganyikiwa kidogo kwa sababu yako ya kuituma, kwa hivyo ningependa kujua ni nini kilisababisha."
Hatua ya 5. Toa suluhisho au ufafanuzi
Mara tu utakapozungumzia shida zako za awali na vidokezo kwenye barua pepe, unapaswa kuanza kutafuta suluhisho na kujibu shida zao, ikiwa hizo zipo. Wajulishe uko tayari kufanya nini, chunguza maeneo ya maelewano, na ueleze utayari wako wa kufanya kazi kupitia hii.
- Kuanzisha mkutano inaweza kuwa na faida pia. Watu huwa wenye fadhili kibinafsi kuliko wakati wanajificha nyuma ya skrini ya kompyuta.
- Unaweza kusema kitu kama "ulionyesha hasira kwamba nilirudi kutoka kwa chakula cha mchana dakika 15 marehemu jana, lakini ilibidi nimchukue binti yangu mgonjwa kutoka shule. Ingawa kwa kweli naweza kujaribu kurudi tena kwa wakati ujao, kutakuwa na nyakati kama hizi ambazo haziepukiki.”
Hatua ya 6. Weka mipaka
Baada ya kufanikiwa kutoa suluhisho, sasa ni wakati wa kuanzisha sheria za msingi za mazungumzo yoyote yanayoendelea. Wajulishe kuwa hautavumilia ukorofi kama huo siku za usoni na kufanya vile kutafanya iwe ngumu sana ikiwa haiwezekani kuendelea kufanya kazi pamoja kwa kushirikiana.
- Waambie hautakubali matusi au mashtaka yasiyofaa.
- Waulize waje kwako na wasiwasi na kwa fadhili kabla ya kuruka bunduki.
Hatua ya 7. Futa, ikiwa ni lazima
Unaweza kupata kwamba unasoma na kusoma tena barua pepe tena na tena na unashikwa na hisia hasi juu yake. Walakini, hii haitakusaidia kusonga mbele na labda itakufanya uwe wazimu zaidi na usumbuke. Ikiwa ni lazima kabisa, futa barua pepe kutoka kwa kikasha chako ili usifikie hiyo.
Ikiwa unafikiria unaweza kuhitaji barua pepe tena katika siku zijazo, kisha itume kwa mtu unayemwamini lakini uifute kutoka kwa kikasha chako mwenyewe
Sehemu ya 3 ya 3: Kuendelea na Siku Yako
Hatua ya 1. Endelea kuwa na tija
Ingawa barua pepe hii inaweza kuonekana kuwa imeharibu siku yako, fanya yote uliyonayo kuiruhusu. Endelea na utaratibu wako, andika orodha ya mambo ya kufanya, na ukamilishe majukumu yote muhimu. Usiruhusu blip moja ikose siku yako au maendeleo yako.
Kujiweka busy kutakusaidia kukaa umakini juu ya kile ambacho ni muhimu kwako na epuka kuangaza kwenye barua pepe moja
Hatua ya 2. Weka malengo madogo ili kuweka kasi yako
Kwa kuweka utaratibu wako, weka malengo madogo, yanayoweza kutekelezeka ambayo unaweza kujitolea kwa siku hiyo. Kuzikamilisha kutakusaidia kujisikia umekamilika zaidi na baadaye kuathiriwa sana na barua pepe mbaya ambayo umepokea.
Fikiria kuweka malengo kama "kujibu barua pepe zingine zote" au "nenda kwenye ukumbi wa mazoezi."
Hatua ya 3. Jijisumbue
Wakati mwingine, ili kusonga mbele kutoka kwa kitu, unahitaji usumbufu kidogo. Pumzika ili usikilize muziki, kula chakula cha mchana, au piga simu kwa rafiki ili kuzungumza juu ya kitu kingine isipokuwa barua pepe. Kuondoa akili yako juu ya vitu kunaweza kukupa mapumziko muhimu sana na ya kikatari.
Hatua ya 4. Fikiria kuziripoti, ikiwa ni lazima
Mwisho wa siku, wakati mwingine njia bora ya kusonga mbele ni kushughulikia suala hilo kabisa. Ikiwa barua pepe hiyo ilikuwa na vitisho vyovyote au matusi yoyote ambayo yanaweza kuzingatiwa kama matamshi ya chuki, basi ripoti mtu huyu kwa watu sahihi, ambayo inaweza kuwa Idara ya Utumishi kazini kwako au Mwenendo wa Wanafunzi shuleni kwako. Unaweza pia kuwazuia wasitumie barua pepe siku zijazo.
- Waripoti kwa mamlaka ikiwa wanakutishia.
- Jaribu kutuma barua pepe kwa meneja wako kwanza ili uwajulishe kinachoendelea. Ikiwa hawatashughulikia suala hilo, peleka kwa HR.
