Inaweza kuonekana kuwa ngumu kuzima barua pepe muhimu ya biashara. Kuna njia nyingi za kumaliza ujumbe wako! Mwishowe, hata hivyo, njia ya kufunga barua pepe yako itategemea sababu kadhaa tofauti. Hii inaweza kujumuisha vitu kama vile unamjua vizuri mtu unayemwandikia, kusudi la barua pepe, na ikiwa barua pepe yako ni sehemu ya mnyororo. Ukiwa na mambo haya akilini, tengeneza sentensi ya mwisho inayofaa. Kisha chagua ishara sahihi, na uamue ni nini cha kuweka saini yako.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuandika Maneno yako ya Kufunga
Hatua ya 1. Mkumbushe mpokeaji madhumuni ya barua pepe yako
Kuna sababu nyingi za kuandika barua pepe katika mpangilio wa biashara. Kuashiria kusudi la msingi la barua pepe itakusaidia kujua njia bora ya kuifunga.
- Kwa mfano, ikiwa unafanya ombi, maliza na kitu kama, "Asante kwa wakati wako," au "Asante kwa kuzingatia kwako."
- Ikiwa unajibu ombi la habari au usaidizi, unaweza kumaliza na "Natumai hii inasaidia!" au "Nijulishe ikiwa kuna njia nyingine ambayo ningeweza kuwa msaada."
- Ikiwa unaanzisha mkutano wa ana kwa ana, unaweza kumaliza na kitu kama, "Tutaonana wiki ijayo!"
Hatua ya 2. Tumia toni inayofaa kwa hadhira yako
Fikiria juu ya jinsi unavyojua mtu unayemwandikia, ni aina gani ya uhusiano unao nao, na kile unajaribu kutimiza. Barua pepe kwa msimamizi wa kiwango cha juu au mteja mpya muhimu lazima awe rasmi zaidi kuliko barua pepe kwa mfanyakazi mwenza anayejulikana.
- Kwa mfano, ikiwa unaanzisha mkutano na mteja, taarifa nzuri ya kufunga inaweza kuwa kama, "Natarajia mkutano wetu tarehe 24. Ikiwa una maswali yoyote, tafadhali wasiliana nami kwa 555-555-5555.”
- Kwa upande mwingine, ikiwa unapanga mkutano wa kirafiki na mfanyakazi mwenzako unajua vizuri, inaweza kuwa sawa kumaliza na kitu kama, "Sauti nzuri! Tuonane kesho!:)”
Hatua ya 3. Usijumuishe taarifa ya kufunga ikiwa barua pepe yako ni sehemu ya mnyororo
Ikiwa hii ni barua pepe yako ya kwanza kuhusu mada iliyopo, au ikiwa ni barua pepe muhimu sana, basi labda ni wazo nzuri kujumuisha asante ya kufunga au "wito wa kuchukua hatua." Walakini, ufupi ni muhimu katika barua pepe za biashara. Ikiwa barua pepe yako ni sehemu ya mlolongo mrefu, huenda hauitaji kujumuisha chochote zaidi ya habari muhimu zaidi.
Kwa mfano, ikiwa unamaliza mazungumzo marefu kwa barua pepe na bosi wako juu ya mgawo, huenda hauitaji kusema zaidi ya, "Ok. Nitaifanya kabla ya mwisho wa siku Ijumaa. –M.”
Sehemu ya 2 ya 3: Kuchagua Usajili
Hatua ya 1. Chagua ishara inayolingana na sauti ya barua pepe yako
Ikiwa barua pepe yako ni rasmi, saini na kitu kama "Bora," au (kwa kugusa rasmi zaidi) "Kwa dhati." Kwa barua pepe zisizo rasmi, unaweza kuwa sawa kutumia kitu kama "Jihadharini" au "Cheers."
Ikiwa umekuwa na barua pepe zilizopita kutoka kwa mtu unayemwandikia, unaweza kuangalia ishara zao na ulinganishe sauti yako na yao. Kwa mfano, ikiwa huwa wanasaini na kitu kama "Upole," unapaswa kusaini na kiwango sawa cha utaratibu
Hatua ya 2. Tumia ishara inayofaa kusudi lako
Kama sentensi ya kufunga, saini inaweza pia kuonyesha madhumuni ya barua pepe yako. Kwa mfano, ikiwa unafanya ombi rahisi au unashukuru kwa kifupi kwa kitu fulani, unaweza kutumia ishara kama "Shukrani nyingi," au "Asante sana," ikifuatiwa na saini yako.
Hatua ya 3. Epuka kitu chochote cha kupenda sana
Isipokuwa unajua mtu unayemwandikia vizuri sana, epuka chochote kibaya sana, kisicho rasmi, au cha kupenda. Kwa ujumla, vitu kama "Upendo," "XOXO," au "Kukumbatiana" havipaswi kutumiwa katika barua pepe za biashara.
Hatua ya 4. Ruka usajili kwa barua pepe fupi au mnyororo
Ikiwa barua pepe yako ni sehemu ya mlolongo mrefu, au ikiwa unajaribu kuwasiliana na kitu kifupi sana na haraka kwa mfanyakazi mwenzako, inaweza kuwa sio lazima kujumuisha kujisajili kabisa.
Ikiwa hujisikii vizuri kuruka usajili kabisa, ishara rahisi kama -Bernice au -B. inapaswa kuwa nzuri tu kwa barua pepe fupi zisizo rasmi
Sehemu ya 3 ya 3: Kutia Saini Barua pepe yako
Hatua ya 1. Jumuisha habari yako ya msingi ya kutambua
Ni habari ngapi unayojumuisha kwenye saini yako itategemea jinsi unavyomjua mwandishi wako, na ni mara ngapi umewasiliana nao.
- Barua pepe ya mara ya kwanza labda inapaswa kujumuisha angalau jina lako kamili, jina la kazi, mahali pa kazi, na nambari ya simu.
- Unapowasiliana na mfanyakazi mwenza au mtu unayemtumia barua pepe mara kwa mara, labda inatosha kusaini na jina lako la kwanza au la kwanza.
Hatua ya 2. Weka saini yako fupi
Kwa ujumla, ni bora sio kujumuisha barua pepe ya biashara na maandishi na picha nyingi za ziada. Epuka kuongeza chochote kisicho cha lazima kwa saini yako ya barua pepe, kama nukuu, picha nzuri, au viungo vingi.
Hatua ya 3. Weka saini otomatiki
Ikiwa haujisikii kuandika kichwa chako cha kazi na habari ya mawasiliano kila wakati unapotuma barua pepe muhimu, unaweza kutaka kuunda saini ambayo mteja wako wa barua pepe anaweza kuongeza moja kwa moja kwenye ujumbe wako.
Programu zingine, kama Outlook, hukuruhusu kuunda saini nyingi, kwa hivyo unaweza kuchagua ile inayofaa zaidi kwa barua pepe yoyote ile
Vidokezo
-
Saini yako inapaswa kuonekana kama hii:
- Kila la heri,
- Jane Doe, Mchambuzi wa Soko
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Ni rahisi sana kwa wateja wengi wa barua pepe kama Outlook, nk kusanikisha saini inayoshikamana na kila barua pepe moja kwa moja.
Maonyo
- Acha mtu mwingine aangalie kazi yako mara mbili ikiwezekana. Hakuna mbadala ya usahihishaji sahihi.
- Hariri na usahihishe barua zote kabla ya kuzituma - ambayo ni kwamba, soma sarufi sahihi na tahajia, na uondoe makosa ya uchapaji. Badilisha lugha ya utata, kwa mfano, maneno na vishazi ambavyo havieleweki, au vina maana mbili.
- Kutumia hundi ya spell sio kosa kwa sababu programu hiyo mara nyingi itaingiza neno lililoandikwa vizuri lakini sio neno sahihi kwa muktadha. Baada ya "bankroll" kubadilishwa kuwa "roll tupu" inabadilisha maana ya sentensi. Lazima pia utegemee maarifa yako mwenyewe juu ya ujanja wa sarufi, kwani maoni ya programu sio sahihi kila wakati.
