Jinsi ya Kutumia Ufikiaji wa Microsoft (na Picha)

Orodha ya maudhui:

Jinsi ya Kutumia Ufikiaji wa Microsoft (na Picha)
Jinsi ya Kutumia Ufikiaji wa Microsoft (na Picha)

Video: Jinsi ya Kutumia Ufikiaji wa Microsoft (na Picha)

Video: Jinsi ya Kutumia Ufikiaji wa Microsoft (na Picha)
Video: Топ 5 скрытых полезных программ Windows 10 2024, Machi
Anonim

Ufikiaji wa Microsoft ni mpango wa uundaji wa hifadhidata unaoruhusu kila mtu kudumisha na kuhariri hifadhidata kwa urahisi. Inafaa kwa chochote kutoka kwa miradi midogo hadi biashara kubwa, na ni programu inayoonekana sana. Hii inafanya kuwa nzuri kwa kufanya uingizaji wa data, kwani hauitaji kufanya kazi na meza na lahajedwali.

Hatua

Sehemu ya 1 ya 6: Kuunda Hifadhidata Mpya

Tumia Hatua ya 1 ya Ufikiaji wa Microsoft
Tumia Hatua ya 1 ya Ufikiaji wa Microsoft

Hatua ya 1. Bonyeza kichupo cha faili na Teua "Mpya"

Hifadhidata ndio itakayokuwa na data zako zote katika aina anuwai. Unaweza kuchagua kuunda hifadhidata tupu, hifadhidata tupu ya wavuti, au chagua kutoka kwa templeti anuwai.

  • Hifadhidata tupu ni hifadhidata ya Upataji wa kawaida, na ni nzuri kwa matumizi ya kawaida. Kuunda hifadhidata tupu itaunda meza moja pia.
  • Hifadhidata ya wavuti imeundwa ili kuendana na zana za Uchapishaji wa wavuti za Ufikiaji. Kuunda hifadhidata tupu itaunda meza moja pia.
  • Violezo ni hifadhidata zilizojengwa kabla iliyoundwa kwa matumizi anuwai. Chagua kiolezo ikiwa hautaki kutumia muda mwingi kuweka muundo wa hifadhidata pamoja.
Tumia Hatua ya 2 ya Ufikiaji wa Microsoft
Tumia Hatua ya 2 ya Ufikiaji wa Microsoft

Hatua ya 2. Taja hifadhidata yako

Mara tu unapochagua aina ya hifadhidata, ipe jina linaloonyesha ni nini. Hii itasaidia sana ikiwa utafanya kazi na hifadhidata kadhaa tofauti. Andika jina la faili la hifadhidata yako kwenye sanduku la "Jina la Faili". Chagua "Unda" ili utengeneze faili mpya ya hifadhidata.

Sehemu ya 2 ya 6: Kuongeza Takwimu kwenye Hifadhidata

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 3
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 3

Hatua ya 1. Tambua muundo bora wa data yako

Ikiwa unaunda hifadhidata tupu, utahitaji kufikiria juu ya njia bora ya kupanga data yako, na kuongeza muundo unaofaa. Kuna njia kadhaa ambazo unaweza kuunda na kuingiliana na data yako katika Ufikiaji:

  • Meza - Hii ndiyo njia kuu ambayo data huhifadhiwa kwenye hifadhidata yako. Meza zinaweza kulinganishwa na lahajedwali katika Excel: data imepangwa kwa safu na safu. Kwa sababu ya hii, kuagiza data kutoka kwa Excel na programu zingine za lahajedwali ni mchakato wa moja kwa moja.
  • Fomu - Fomu ni njia ambayo data imeongezwa kwenye hifadhidata yako. Wakati unaweza kuingiza data kwenye hifadhidata moja kwa moja kwenye meza, kutumia fomu huruhusu uingizaji wa data haraka na zaidi.
  • Ripoti - Hizi zinafupisha na kuonyesha data kwenye hifadhidata yako. Ripoti ni za kuchambua data na kurudisha majibu kwa maswali maalum, kama vile ni faida ngapi ilitolewa, au mahali wateja wanapatikana. Hizi kawaida hutengenezwa ili kuchapishwa.
  • Maswali - Hivi ndivyo unavyopata na kuchuja data yako. Unaweza kutumia maswali kuonyesha maingizo maalum kutoka kwa meza nyingi. Unaweza pia kutumia maswali kuunda na kusasisha data.
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 4
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 4

Hatua ya 2. Unda meza yako ya kwanza

Ikiwa unaanzisha hifadhidata tupu, moja kwa moja utaanza na meza tupu. Unaweza kuanza kuingiza data yako kwenye jedwali hili, iwe kwa mkono au kwa kunakili na kubandika kutoka chanzo kingine.

  • Kila kipande cha data kinapaswa kutolewa kwa safu yake (uwanja), wakati kila rekodi inapaswa kuwa safu tofauti. Kwa mfano, kila safu ingekuwa mteja wakati kila uwanja utakuwa habari tofauti juu ya mteja huyo (jina la kwanza, jina la mwisho, anwani ya barua pepe, nambari ya simu, n.k.).
  • Unaweza kubadilisha majina ya safu wima ili iwe rahisi kusema ni uwanja gani ni nini. Bonyeza mara mbili safu ya safu kubadilisha jina.
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 5
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 5

Hatua ya 3. Leta data kutoka chanzo kingine

Ikiwa unataka kuagiza kutoka kwa faili au eneo linaloungwa mkono, unaweza kuweka Ufikiaji ili kunyakua habari na kuiongeza kwenye hifadhidata yako. Hii ni muhimu kwa kunyakua data kutoka kwa seva ya wavuti au rasilimali nyingine inayoshirikiwa.

  • Bonyeza kichupo cha Takwimu za nje.
  • Chagua aina ya faili unayoingiza. Katika sehemu ya "Ingiza na Unganisha", utaona chaguzi kadhaa za aina za data. Unaweza kubofya kitufe cha Zaidi ili uone chaguo zaidi. ODBC inasimama kwa Uunganisho wa Hifadhidata Wazi, na inajumuisha hifadhidata kama SQL.
  • Nenda kwenye eneo la data. Ikiwa iko kwenye seva, utahitaji kutoa anwani ya seva.
  • Katika dirisha linalofuata, chagua "Taja jinsi na wapi unataka kuhifadhi data kwenye hifadhidata ya sasa." Chagua "Sawa." Fuata hatua za kuagiza data yako.
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 6
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 6

Hatua ya 4. Ongeza meza nyingine

Utataka kuweka rekodi zako tofauti katika hifadhidata tofauti. Hii itasaidia kuweka hifadhidata yako ikifanya kazi vizuri. Kwa mfano, unaweza kuwa na meza ya habari ya wateja na meza nyingine ya habari ya kuagiza. Kisha utaweza kuunganisha habari ya mteja kwenye meza ya habari ya kuagiza.

Katika sehemu ya Unda kichupo cha Nyumba, bonyeza kitufe cha meza. Jedwali jipya litaonekana kwenye hifadhidata yako. Unaweza kuingiza habari kwa njia ile ile uliyofanya kwa meza ya kwanza

Sehemu ya 3 ya 6: Kuweka Mahusiano ya Jedwali

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 7
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 7

Hatua ya 1. Elewa jinsi funguo zinavyofanya kazi

Kila meza itakuwa na ufunguo mmoja wa msingi ambao ni wa kipekee kwa kila kiingilio. Kwa chaguo-msingi, Ufikiaji huunda safu ya kitambulisho ambayo huongeza idadi kwa kila kiingilio. Hii imewekwa kama ufunguo wa msingi. Meza pia zinaweza kuwa na funguo za kigeni. Hizi ni sehemu ambazo zimeunganishwa na meza nyingine kwenye hifadhidata. Sehemu zilizounganishwa zingekuwa na data sawa.

  • Kwa mfano, katika meza yako ya Maagizo, unaweza kuwa na uwanja wa Kitambulisho cha Mteja ili kufuatilia ni mteja gani aliyeagiza bidhaa ipi. Unaweza kuunda uhusiano wa uwanja huo na uwanja wa kitambulisho kwenye meza yako ya Wateja.
  • Kutumia uhusiano husaidia kuweka data yako sawa, yenye ufanisi, na inayoweza kusomeka.
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 8
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 8

Hatua ya 2. Bonyeza kichupo cha Zana za Hifadhidata

Bonyeza kitufe cha Uhusiano katika sehemu ya Uhusiano. Hii itafungua dirisha mpya na muhtasari wa meza zote kwenye hifadhidata. Kila uwanja utaorodheshwa chini ya jina la meza yake.

Utahitaji kuwa umeunda uwanja kwa ufunguo wa kigeni kabla ya kuunda uhusiano. Kwa mfano, ikiwa unataka kutumia Kitambulisho cha Mteja kwenye jedwali la Maagizo, tengeneza uwanja kwenye Jedwali la Maagizo linaloitwa Wateja na uache wazi. Hakikisha ni muundo sawa na uwanja unaounganisha (nambari katika kesi hii)

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 9
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 9

Hatua ya 3. Buruta uwanja unaotaka kutumia kama ufunguo wa kigeni

Achia kwenye uwanja ambao uliunda kwa ufunguo wa kigeni. Bonyeza Unda kwenye dirisha inayoonekana kuweka uhusiano kwa uwanja. Mstari utaonekana kati ya meza mbili, ikiunganisha uwanja.

Angalia kisanduku ili "Tekeleze Uadilifu wa Upendeleo" wakati wa kuunda uhusiano. Hii inamaanisha kuwa ikiwa data inabadilishwa katika uwanja mmoja, uwanja mwingine unasasishwa kiatomati. Hii itasaidia kuweka data yako sahihi

Sehemu ya 4 ya 6: Kufanya Maswali

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 10
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 10

Hatua ya 1. Elewa jukumu la maswali

Maswali ni vitendo ambavyo hukuruhusu kuona haraka, kuongeza, na kuhariri data kwenye hifadhidata yako. Kuna aina anuwai ya swala, kuanzia utaftaji rahisi hadi uundaji wa meza mpya kulingana na data iliyopo. Maswali ni zana muhimu kwa ripoti za ujenzi.

Maswali yamegawanywa katika aina kuu mbili: Chagua na Tenda. Chagua maswali ya kuvuta data kutoka kwa meza na inaweza kufanya mahesabu. Maswali ya vitendo yanaweza kuongeza, kuhariri, na kufuta data kutoka kwa meza

Tumia Hatua ya 11 ya Ufikiaji wa Microsoft
Tumia Hatua ya 11 ya Ufikiaji wa Microsoft

Hatua ya 2. Tumia Mchawi wa Swala kuunda swala la msingi la Teua

Ikiwa unataka kuunda swala la msingi la kuchagua, tumia Mchawi wa Swala kukutembea kupitia hatua. Unaweza kupata Mchawi wa Swala kutoka kwa Unda kichupo. Hii itakuruhusu kutazama sehemu maalum kutoka kwenye meza.

Kuunda Swala la Chagua na Vigezo

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 12
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 12

Hatua ya 1. Fungua zana ya Ubunifu wa Swala

Unaweza kutumia vigezo kupunguza swala lako la kuchagua na kuonyesha tu habari unayohitaji. Kuanza, bonyeza kitufe cha Unda na uchague Ubunifu wa Swala.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 13
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 13

Hatua ya 2. Chagua meza yako

Sanduku la Jedwali la Onyesho litafunguliwa. Bonyeza mara mbili kwenye meza ambayo unataka kuuliza swali, kisha bonyeza Bonyeza.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 14
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 14

Hatua ya 3. Ongeza sehemu ili kurudishwa

Bonyeza mara mbili kwenye kila uwanja kwenye meza ambayo unataka kuongeza kwenye swala. Mashamba yataongezwa kwenye gridi ya Kubuni.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 15
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 15

Hatua ya 4. Ongeza vigezo vyako

Unaweza kutumia aina anuwai ya vigezo, kama maandishi au kazi. Kwa mfano, ikiwa ungetaka kuonyesha bei zilizo juu zaidi ya $ 50 kutoka kwa shamba lako la "Bei", utaingia

=50

katika vigezo. Ikiwa ungetaka kuonyesha wateja tu kutoka Uingereza, ungeandika

Uingereza

kwenye uwanja wa Vigezo.

Unaweza kutumia vigezo vingi kwa kila swali

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 16
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 16

Hatua ya 5. Bonyeza Run ili uone matokeo yako

Kitufe cha Run kiko kwenye kichupo cha Kubuni. Matokeo yako ya Swala yataonyeshwa kwenye dirisha. Bonyeza Ctrl + S ili kuhifadhi swala.

Kuunda Swala la Chagua na Vigezo

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 17
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 17

Hatua ya 1. Fungua zana ya Ubunifu wa Swala

Hoja ya parameta itakuruhusu kutaja ni nini unataka kupata kila wakati swali linapoendeshwa. Kwa mfano, ikiwa una hifadhidata na wateja kutoka miji anuwai, unaweza kutumia hoja ya kuuliza ni mji gani unataka kuonyesha matokeo.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 18
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 18

Hatua ya 2. Unda swala teule na taja meza (s)

Ongeza maeneo yatakayopatikana katika swala kwa kubonyeza mara mbili kwenye muhtasari wa jedwali.

Tumia Hatua ya 19 ya Ufikiaji wa Microsoft
Tumia Hatua ya 19 ya Ufikiaji wa Microsoft

Hatua ya 3. Ongeza parameta kwenye sehemu ya Vigezo

Vigezo vinaashiria "" karibu na parameta. Maandishi ndani ya mabano yataonyeshwa kwa haraka inayoonekana wakati hoja inaendeshwa. Kwa mfano, kuhamasisha jiji, bonyeza kiini cha Vigezo kwa uwanja wa jiji, na andika

[Mji upi?]

Unaweza kumaliza vigezo na "?" au ":", lakini sio na "!" au "."

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 20
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 20

Hatua ya 4. Fanya swala ya anuwai nyingi

Unaweza kutumia vigezo vingi kuunda anuwai anuwai ya matokeo ya hoja yako. Kwa mfano, ikiwa uwanja ni uwanja wa Tarehe, unaweza kurudisha tarehe kadhaa kwa kuandika

Kati ya [Ingiza tarehe ya kuanza:] Na [Ingiza tarehe ya kumalizika:]

. Utapokea vidokezo viwili utakapoendesha swala.

Kuunda Swala ya Jedwali la Kufanya

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 21
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 21

Hatua ya 1. Bonyeza Unda kichupo na uchague Ubunifu wa Swala

Unaweza kutumia maswali kuvuta data maalum kutoka kwa meza zilizopo na kuunda meza mpya na data hii. Hii ni muhimu sana ikiwa unataka kushiriki sehemu maalum za hifadhidata yako, au unda fomu maalum za sehemu ndogo za hifadhidata yako. Utahitaji kuunda swala la kawaida la kuchagua kwanza.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 22
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 22

Hatua ya 2. Chagua meza (s) ambazo unataka kuvuta data kutoka

Bonyeza mara mbili kwenye meza ambazo unataka kuvuta data yako kutoka. Unaweza kuvuta kutoka kwa meza nyingi ikiwa ni lazima.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 23
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 23

Hatua ya 3. Chagua sehemu ambazo unataka kupata data kutoka

Bonyeza mara mbili kila uwanja ambao unataka kuongeza kutoka kwa muhtasari wa jedwali. Itaongezwa kwenye gridi ya swala yako.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 24
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 24

Hatua ya 4. Weka vigezo vyako

Ikiwa unataka kutaja data maalum kutoka kwa uwanja, tumia sehemu ya vigezo kuweka kichujio. Tazama sehemu ya "Kuunda Swala Teule na Vigezo" hapo juu kwa maelezo zaidi.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 25
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 25

Hatua ya 5. Jaribu swali lako ili kuhakikisha kuwa inarudisha matokeo unayotaka

Kabla ya kuunda meza yako, endesha swala ili kuhakikisha kuwa inachota data zote sahihi. Rekebisha vigezo na uwanja wako hadi upate data yote unayotaka.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 26
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 26

Hatua ya 6. Hifadhi swala

Bonyeza Ctrl + S ili kuhifadhi swala kwa matumizi ya baadaye. Itaonekana katika fremu yako ya kusogea upande wa kushoto wa skrini. Bonyeza kwenye swala ili uchague tena na kisha bonyeza kwenye kichupo cha Kubuni.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 27
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 27

Hatua ya 7. Bonyeza kitufe cha "Fanya Jedwali" katika kikundi cha Aina ya Swala

Dirisha litaonekana kuuliza jina lako jipya la meza. Ingiza jina la meza na bonyeza OK.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 28
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 28

Hatua ya 8. Bonyeza kitufe cha Run

Jedwali lako jipya litaundwa na swala uliloweka. Jedwali litaonekana katika fremu yako ya urambazaji upande wa kushoto.

Kuunda Swala la Kiambatisho

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 29
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 29

Hatua ya 1. Fungua swala lililoundwa hapo awali

Unaweza kutumia swala la kuongezea kuongeza data kwenye meza ambayo tayari ipo kutoka meza nyingine. Hii ni muhimu ikiwa unahitaji kuongeza data zaidi kwenye jedwali ulilounda na swala la kutengeneza meza.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 30
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 30

Hatua ya 2. Bonyeza kitufe cha Ongeza kwenye kichupo cha Kubuni

Hii itafungua Append sanduku la mazungumzo. Chagua meza unayotaka kuongezea.

Tumia Hatua ya 31 ya Ufikiaji wa Microsoft
Tumia Hatua ya 31 ya Ufikiaji wa Microsoft

Hatua ya 3. Badilisha vigezo vya swala yako ili vilingane na kile unachotaka kuongeza

Kwa mfano, ikiwa uliunda meza na vigezo "2010" kwa uwanja wa Mwaka, ibadilishe iwe mwaka ambao unataka kuongeza, kama "2011".

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 32
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 32

Hatua ya 4. Weka mahali unataka data kuongezewa

Hakikisha kuweka sehemu sahihi kwa kila safu ambayo unaongeza. Kwa mfano, wakati wa kutumia mabadiliko yaliyo hapo juu, data inapaswa kuongezewa kwenye uwanja wa Mwaka kwenye Kiambatisho cha safu.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 33
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 33

Hatua ya 5. Endesha swala

Bonyeza kitufe cha Run kwenye kichupo cha Kuunda. Hoja itaendeshwa na data itaongezwa kwenye meza. Unaweza kufungua meza ili uhakikishe kuwa data imeongezwa kwa usahihi.

Sehemu ya 5 ya 6: Kuunda na Kutumia Fomu

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua 34
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua 34

Hatua ya 1. Chagua meza ambayo unataka kuunda fomu

Fomu hukuruhusu kuona data kwa kila uwanja, na pia ubadilishe haraka kati ya rekodi au uunda mpya. Fomu ni muhimu kwa vipindi virefu vya kuingia kwa data, kwani watu wengi hupata kazi rahisi zaidi kuliko meza.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 35
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 35

Hatua ya 2. Bonyeza kitufe cha Fomu katika kichupo cha Unda

Hii itaunda fomu kulingana na sehemu zilizomo kwenye meza moja kwa moja. Ufikiaji hufanya kazi nzuri sana ya kuunda moja kwa moja uwanja ambao ni saizi sahihi, lakini unaweza kubadilisha ukubwa na kuzunguka vitu vyovyote kwenye fomu ambayo unataka.

  • Ikiwa hutaki shamba maalum kuonyeshwa kwenye fomu, unaweza kubofya kulia juu yake na uchague Futa.
  • Ikiwa meza zako zina uhusiano, hati ya data itaonekana chini ya kila rekodi, ikionyesha data iliyounganishwa. Unaweza kuhariri data yako iliyounganishwa kwa njia rahisi sana. Kwa mfano, kila mwakilishi wa mauzo kwenye hifadhidata yako anaweza kuwa na hifadhidata ya wateja iliyoambatanishwa na rekodi zao.
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 36
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 36

Hatua ya 3. Nenda kwenye fomu yako mpya

Vifungo vya mshale chini huhama kutoka kwa rekodi hadi kwenye rekodi. Mashamba yatakuwa na watu na data yako ya rekodi unapobadilisha kati yao. Unaweza kutumia vifungo pembeni kuhamia rekodi ya kwanza au ya mwisho.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 37
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 37

Hatua ya 4. Bonyeza kitufe cha data ili kutumia meza

Hii iko kona ya juu kushoto, na itakuruhusu kuanza kubadilisha maadili ya meza yako kwa kutumia fomu.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 38
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 38

Hatua ya 5. Fanya mabadiliko kwenye rekodi zilizopo

Unaweza kuhariri maandishi katika uwanja wowote wa kila rekodi ili kubadilisha data kwenye jedwali. Mabadiliko yataonyesha kiatomati kwenye jedwali, na vile vile kwenye meza yoyote iliyounganishwa.

Tumia Hatua ya 39 ya Ufikiaji wa Microsoft
Tumia Hatua ya 39 ya Ufikiaji wa Microsoft

Hatua ya 6. Ongeza rekodi mpya

Bonyeza kitufe cha "Ongeza Rekodi" karibu na vifungo vya urambazaji ili kuunda rekodi mpya mwisho wa orodha. Kisha unaweza kutumia sehemu kuingiza data kwenye rekodi tupu kwenye jedwali. Hii ni njia rahisi sana ya kuongeza habari mpya kuliko kupitia mwonekano wa meza.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 40
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 40

Hatua ya 7. Hifadhi fomu ukimaliza

Hakikisha kuhifadhi fomu yako kwa kubonyeza Ctrl + S ili uweze kuipata tena baadaye. Itaonekana katika fremu yako ya kusogea upande wa kushoto wa skrini.

Sehemu ya 6 ya 6: Kuunda Ripoti

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 41
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 41

Hatua ya 1. Chagua meza yako au swala

Ripoti hukuruhusu kuonyesha haraka muhtasari wa data yako. Mara nyingi hutumiwa kwa ripoti za mapato na usafirishaji, na inaweza kulengwa kwa karibu matumizi yoyote. Ripoti huchora data kutoka kwa meza au maswali ambayo umeunda.

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 42
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 42

Hatua ya 2. Bonyeza kichupo cha Unda

Chagua aina ya ripoti unayotaka kuunda. Kuna njia kadhaa tofauti ambazo unaweza kwenda kuunda ripoti. Ufikiaji unaweza kuunda ripoti yako moja kwa moja, au unaweza kuunda moja ya kawaida.

  • Ripoti - Hii itaunda ripoti-kiotomatiki na data zote kutoka kwa chanzo chako. Hakuna kitakachopangwa, lakini kwa hifadhidata ndogo hii labda inatosha kuonyesha unachohitaji.
  • Ripoti Tupu - Hii itaunda ripoti tupu ambayo unaweza kujaza na data yako kadiri uonavyo inafaa. Utaweza kuchagua kutoka kwa uwanja wowote unaopatikana ili kuunda ripoti ya kawaida.
  • Ripoti Mchawi - Mchawi wa ripoti atakuongoza kupitia mchakato wa uundaji wa ripoti, ikiruhusu kuchagua na kupanga data yako, na kisha uifomatie ipasavyo.
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 43
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 43

Hatua ya 3. Weka chanzo cha ripoti tupu

Ikiwa umechagua kuunda ripoti tupu, utahitaji kuchagua chanzo chake. Kwanza, bonyeza Panga kichupo kisha uchague Karatasi ya Mali. Vinginevyo, unaweza pia bonyeza alt="Image" + Enter.

Bonyeza mshale wa chini karibu na uwanja wa Chanzo cha Rekodi. Orodha ya meza na maswali yako yanayopatikana yataonekana. Chagua moja na itapewa ripoti

Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 44
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 44

Hatua ya 4. Ongeza sehemu kwenye ripoti yako

Mara tu unapokuwa na chanzo, unaweza kuanza kuongeza sehemu kutoka kwa ripoti yako. Bonyeza kichupo cha Umbizo, na kisha bonyeza Ongeza Sehemu Zilizopo. Orodha ya Shamba itaonekana kwenye fremu ya kulia.

  • Bonyeza na buruta sehemu ambazo unataka kuongeza kwenye fremu ya Kubuni. Rekodi hiyo itaonekana kwenye ripoti hiyo. Unapoongeza nyongeza za ziada, zitawekwa moja kwa moja na sehemu zilizopo.
  • Unaweza kubadilisha ukubwa wa shamba kwa kubonyeza kingo na kuburuta panya.
  • Futa sehemu kutoka kwa ripoti kwa kubofya kichwa na bonyeza kitufe cha Futa.
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 45
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 45

Hatua ya 5. Ongeza vikundi kwenye ripoti yako

Vikundi vinakuruhusu kuchanganua habari haraka katika ripoti, kwani hukuruhusu kupanga habari zinazohusiana. Kwa mfano, unaweza kutaka kupanga mauzo kwa eneo au kwa muuzaji. Vikundi vinakuruhusu kufanya hivi.

  • Bonyeza kichupo cha Kubuni, bonyeza kitufe cha Kikundi na Aina.
  • Bonyeza kulia kwenye sehemu yoyote ya uwanja unayotaka kuongeza kwenye kikundi. Chagua Kikundi Kwenye menyu.
  • Kichwa kitaundwa kwa kikundi. Unaweza kurekebisha kichwa kwa kila kitu unachotaka kuweka lebo kwenye kikundi.
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 46
Tumia Ufikiaji wa Microsoft Hatua ya 46

Hatua ya 6. Hifadhi na ushiriki ripoti yako

Mara tu ripoti yako ikikamilika, unaweza kuihifadhi na kisha kuishiriki au kuiprinta kama hati yoyote. Tumia hii kushiriki utendaji wa kampuni na wawekezaji, mawasiliano ya habari na wafanyikazi, na mengi zaidi.

Vidokezo

Ilipendekeza: