Ufikiaji wa Microsoft ni mpango wa uundaji wa hifadhidata unaoruhusu kila mtu kudumisha na kuhariri hifadhidata kwa urahisi. Inafaa kwa chochote kutoka kwa miradi midogo hadi biashara kubwa, na ni programu inayoonekana sana. Hii inafanya kuwa nzuri kwa kufanya uingizaji wa data, kwani hauitaji kufanya kazi na meza na lahajedwali.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 6: Kuunda Hifadhidata Mpya
Hatua ya 1. Bonyeza kichupo cha faili na Teua "Mpya"
Hifadhidata ndio itakayokuwa na data zako zote katika aina anuwai. Unaweza kuchagua kuunda hifadhidata tupu, hifadhidata tupu ya wavuti, au chagua kutoka kwa templeti anuwai.
- Hifadhidata tupu ni hifadhidata ya Upataji wa kawaida, na ni nzuri kwa matumizi ya kawaida. Kuunda hifadhidata tupu itaunda meza moja pia.
- Hifadhidata ya wavuti imeundwa ili kuendana na zana za Uchapishaji wa wavuti za Ufikiaji. Kuunda hifadhidata tupu itaunda meza moja pia.
- Violezo ni hifadhidata zilizojengwa kabla iliyoundwa kwa matumizi anuwai. Chagua kiolezo ikiwa hautaki kutumia muda mwingi kuweka muundo wa hifadhidata pamoja.
Hatua ya 2. Taja hifadhidata yako
Mara tu unapochagua aina ya hifadhidata, ipe jina linaloonyesha ni nini. Hii itasaidia sana ikiwa utafanya kazi na hifadhidata kadhaa tofauti. Andika jina la faili la hifadhidata yako kwenye sanduku la "Jina la Faili". Chagua "Unda" ili utengeneze faili mpya ya hifadhidata.
Sehemu ya 2 ya 6: Kuongeza Takwimu kwenye Hifadhidata
Hatua ya 1. Tambua muundo bora wa data yako
Ikiwa unaunda hifadhidata tupu, utahitaji kufikiria juu ya njia bora ya kupanga data yako, na kuongeza muundo unaofaa. Kuna njia kadhaa ambazo unaweza kuunda na kuingiliana na data yako katika Ufikiaji:
- Meza - Hii ndiyo njia kuu ambayo data huhifadhiwa kwenye hifadhidata yako. Meza zinaweza kulinganishwa na lahajedwali katika Excel: data imepangwa kwa safu na safu. Kwa sababu ya hii, kuagiza data kutoka kwa Excel na programu zingine za lahajedwali ni mchakato wa moja kwa moja.
- Fomu - Fomu ni njia ambayo data imeongezwa kwenye hifadhidata yako. Wakati unaweza kuingiza data kwenye hifadhidata moja kwa moja kwenye meza, kutumia fomu huruhusu uingizaji wa data haraka na zaidi.
- Ripoti - Hizi zinafupisha na kuonyesha data kwenye hifadhidata yako. Ripoti ni za kuchambua data na kurudisha majibu kwa maswali maalum, kama vile ni faida ngapi ilitolewa, au mahali wateja wanapatikana. Hizi kawaida hutengenezwa ili kuchapishwa.
- Maswali - Hivi ndivyo unavyopata na kuchuja data yako. Unaweza kutumia maswali kuonyesha maingizo maalum kutoka kwa meza nyingi. Unaweza pia kutumia maswali kuunda na kusasisha data.
Hatua ya 2. Unda meza yako ya kwanza
Ikiwa unaanzisha hifadhidata tupu, moja kwa moja utaanza na meza tupu. Unaweza kuanza kuingiza data yako kwenye jedwali hili, iwe kwa mkono au kwa kunakili na kubandika kutoka chanzo kingine.
- Kila kipande cha data kinapaswa kutolewa kwa safu yake (uwanja), wakati kila rekodi inapaswa kuwa safu tofauti. Kwa mfano, kila safu ingekuwa mteja wakati kila uwanja utakuwa habari tofauti juu ya mteja huyo (jina la kwanza, jina la mwisho, anwani ya barua pepe, nambari ya simu, n.k.).
- Unaweza kubadilisha majina ya safu wima ili iwe rahisi kusema ni uwanja gani ni nini. Bonyeza mara mbili safu ya safu kubadilisha jina.
Hatua ya 3. Leta data kutoka chanzo kingine
Ikiwa unataka kuagiza kutoka kwa faili au eneo linaloungwa mkono, unaweza kuweka Ufikiaji ili kunyakua habari na kuiongeza kwenye hifadhidata yako. Hii ni muhimu kwa kunyakua data kutoka kwa seva ya wavuti au rasilimali nyingine inayoshirikiwa.
- Bonyeza kichupo cha Takwimu za nje.
- Chagua aina ya faili unayoingiza. Katika sehemu ya "Ingiza na Unganisha", utaona chaguzi kadhaa za aina za data. Unaweza kubofya kitufe cha Zaidi ili uone chaguo zaidi. ODBC inasimama kwa Uunganisho wa Hifadhidata Wazi, na inajumuisha hifadhidata kama SQL.
- Nenda kwenye eneo la data. Ikiwa iko kwenye seva, utahitaji kutoa anwani ya seva.
- Katika dirisha linalofuata, chagua "Taja jinsi na wapi unataka kuhifadhi data kwenye hifadhidata ya sasa." Chagua "Sawa." Fuata hatua za kuagiza data yako.
Hatua ya 4. Ongeza meza nyingine
Utataka kuweka rekodi zako tofauti katika hifadhidata tofauti. Hii itasaidia kuweka hifadhidata yako ikifanya kazi vizuri. Kwa mfano, unaweza kuwa na meza ya habari ya wateja na meza nyingine ya habari ya kuagiza. Kisha utaweza kuunganisha habari ya mteja kwenye meza ya habari ya kuagiza.
Katika sehemu ya Unda kichupo cha Nyumba, bonyeza kitufe cha meza. Jedwali jipya litaonekana kwenye hifadhidata yako. Unaweza kuingiza habari kwa njia ile ile uliyofanya kwa meza ya kwanza
Sehemu ya 3 ya 6: Kuweka Mahusiano ya Jedwali
Hatua ya 1. Elewa jinsi funguo zinavyofanya kazi
Kila meza itakuwa na ufunguo mmoja wa msingi ambao ni wa kipekee kwa kila kiingilio. Kwa chaguo-msingi, Ufikiaji huunda safu ya kitambulisho ambayo huongeza idadi kwa kila kiingilio. Hii imewekwa kama ufunguo wa msingi. Meza pia zinaweza kuwa na funguo za kigeni. Hizi ni sehemu ambazo zimeunganishwa na meza nyingine kwenye hifadhidata. Sehemu zilizounganishwa zingekuwa na data sawa.
- Kwa mfano, katika meza yako ya Maagizo, unaweza kuwa na uwanja wa Kitambulisho cha Mteja ili kufuatilia ni mteja gani aliyeagiza bidhaa ipi. Unaweza kuunda uhusiano wa uwanja huo na uwanja wa kitambulisho kwenye meza yako ya Wateja.
- Kutumia uhusiano husaidia kuweka data yako sawa, yenye ufanisi, na inayoweza kusomeka.
Hatua ya 2. Bonyeza kichupo cha Zana za Hifadhidata
Bonyeza kitufe cha Uhusiano katika sehemu ya Uhusiano. Hii itafungua dirisha mpya na muhtasari wa meza zote kwenye hifadhidata. Kila uwanja utaorodheshwa chini ya jina la meza yake.
Utahitaji kuwa umeunda uwanja kwa ufunguo wa kigeni kabla ya kuunda uhusiano. Kwa mfano, ikiwa unataka kutumia Kitambulisho cha Mteja kwenye jedwali la Maagizo, tengeneza uwanja kwenye Jedwali la Maagizo linaloitwa Wateja na uache wazi. Hakikisha ni muundo sawa na uwanja unaounganisha (nambari katika kesi hii)
Hatua ya 3. Buruta uwanja unaotaka kutumia kama ufunguo wa kigeni
Achia kwenye uwanja ambao uliunda kwa ufunguo wa kigeni. Bonyeza Unda kwenye dirisha inayoonekana kuweka uhusiano kwa uwanja. Mstari utaonekana kati ya meza mbili, ikiunganisha uwanja.
Angalia kisanduku ili "Tekeleze Uadilifu wa Upendeleo" wakati wa kuunda uhusiano. Hii inamaanisha kuwa ikiwa data inabadilishwa katika uwanja mmoja, uwanja mwingine unasasishwa kiatomati. Hii itasaidia kuweka data yako sahihi
Sehemu ya 4 ya 6: Kufanya Maswali
Hatua ya 1. Elewa jukumu la maswali
Maswali ni vitendo ambavyo hukuruhusu kuona haraka, kuongeza, na kuhariri data kwenye hifadhidata yako. Kuna aina anuwai ya swala, kuanzia utaftaji rahisi hadi uundaji wa meza mpya kulingana na data iliyopo. Maswali ni zana muhimu kwa ripoti za ujenzi.
Maswali yamegawanywa katika aina kuu mbili: Chagua na Tenda. Chagua maswali ya kuvuta data kutoka kwa meza na inaweza kufanya mahesabu. Maswali ya vitendo yanaweza kuongeza, kuhariri, na kufuta data kutoka kwa meza
Hatua ya 2. Tumia Mchawi wa Swala kuunda swala la msingi la Teua
Ikiwa unataka kuunda swala la msingi la kuchagua, tumia Mchawi wa Swala kukutembea kupitia hatua. Unaweza kupata Mchawi wa Swala kutoka kwa Unda kichupo. Hii itakuruhusu kutazama sehemu maalum kutoka kwenye meza.
Kuunda Swala la Chagua na Vigezo
Hatua ya 1. Fungua zana ya Ubunifu wa Swala
Unaweza kutumia vigezo kupunguza swala lako la kuchagua na kuonyesha tu habari unayohitaji. Kuanza, bonyeza kitufe cha Unda na uchague Ubunifu wa Swala.
Hatua ya 2. Chagua meza yako
Sanduku la Jedwali la Onyesho litafunguliwa. Bonyeza mara mbili kwenye meza ambayo unataka kuuliza swali, kisha bonyeza Bonyeza.
Hatua ya 3. Ongeza sehemu ili kurudishwa
Bonyeza mara mbili kwenye kila uwanja kwenye meza ambayo unataka kuongeza kwenye swala. Mashamba yataongezwa kwenye gridi ya Kubuni.
Hatua ya 4. Ongeza vigezo vyako
Unaweza kutumia aina anuwai ya vigezo, kama maandishi au kazi. Kwa mfano, ikiwa ungetaka kuonyesha bei zilizo juu zaidi ya $ 50 kutoka kwa shamba lako la "Bei", utaingia
=50
katika vigezo. Ikiwa ungetaka kuonyesha wateja tu kutoka Uingereza, ungeandika
Uingereza
kwenye uwanja wa Vigezo.
Unaweza kutumia vigezo vingi kwa kila swali
Hatua ya 5. Bonyeza Run ili uone matokeo yako
Kitufe cha Run kiko kwenye kichupo cha Kubuni. Matokeo yako ya Swala yataonyeshwa kwenye dirisha. Bonyeza Ctrl + S ili kuhifadhi swala.
Kuunda Swala la Chagua na Vigezo
Hatua ya 1. Fungua zana ya Ubunifu wa Swala
Hoja ya parameta itakuruhusu kutaja ni nini unataka kupata kila wakati swali linapoendeshwa. Kwa mfano, ikiwa una hifadhidata na wateja kutoka miji anuwai, unaweza kutumia hoja ya kuuliza ni mji gani unataka kuonyesha matokeo.
Hatua ya 2. Unda swala teule na taja meza (s)
Ongeza maeneo yatakayopatikana katika swala kwa kubonyeza mara mbili kwenye muhtasari wa jedwali.
Hatua ya 3. Ongeza parameta kwenye sehemu ya Vigezo
Vigezo vinaashiria "" karibu na parameta. Maandishi ndani ya mabano yataonyeshwa kwa haraka inayoonekana wakati hoja inaendeshwa. Kwa mfano, kuhamasisha jiji, bonyeza kiini cha Vigezo kwa uwanja wa jiji, na andika
[Mji upi?]
Unaweza kumaliza vigezo na "?" au ":", lakini sio na "!" au "."
Hatua ya 4. Fanya swala ya anuwai nyingi
Unaweza kutumia vigezo vingi kuunda anuwai anuwai ya matokeo ya hoja yako. Kwa mfano, ikiwa uwanja ni uwanja wa Tarehe, unaweza kurudisha tarehe kadhaa kwa kuandika
Kati ya [Ingiza tarehe ya kuanza:] Na [Ingiza tarehe ya kumalizika:]
. Utapokea vidokezo viwili utakapoendesha swala.
Kuunda Swala ya Jedwali la Kufanya
Hatua ya 1. Bonyeza Unda kichupo na uchague Ubunifu wa Swala
Unaweza kutumia maswali kuvuta data maalum kutoka kwa meza zilizopo na kuunda meza mpya na data hii. Hii ni muhimu sana ikiwa unataka kushiriki sehemu maalum za hifadhidata yako, au unda fomu maalum za sehemu ndogo za hifadhidata yako. Utahitaji kuunda swala la kawaida la kuchagua kwanza.
Hatua ya 2. Chagua meza (s) ambazo unataka kuvuta data kutoka
Bonyeza mara mbili kwenye meza ambazo unataka kuvuta data yako kutoka. Unaweza kuvuta kutoka kwa meza nyingi ikiwa ni lazima.
Hatua ya 3. Chagua sehemu ambazo unataka kupata data kutoka
Bonyeza mara mbili kila uwanja ambao unataka kuongeza kutoka kwa muhtasari wa jedwali. Itaongezwa kwenye gridi ya swala yako.
Hatua ya 4. Weka vigezo vyako
Ikiwa unataka kutaja data maalum kutoka kwa uwanja, tumia sehemu ya vigezo kuweka kichujio. Tazama sehemu ya "Kuunda Swala Teule na Vigezo" hapo juu kwa maelezo zaidi.
Hatua ya 5. Jaribu swali lako ili kuhakikisha kuwa inarudisha matokeo unayotaka
Kabla ya kuunda meza yako, endesha swala ili kuhakikisha kuwa inachota data zote sahihi. Rekebisha vigezo na uwanja wako hadi upate data yote unayotaka.
Hatua ya 6. Hifadhi swala
Bonyeza Ctrl + S ili kuhifadhi swala kwa matumizi ya baadaye. Itaonekana katika fremu yako ya kusogea upande wa kushoto wa skrini. Bonyeza kwenye swala ili uchague tena na kisha bonyeza kwenye kichupo cha Kubuni.
Hatua ya 7. Bonyeza kitufe cha "Fanya Jedwali" katika kikundi cha Aina ya Swala
Dirisha litaonekana kuuliza jina lako jipya la meza. Ingiza jina la meza na bonyeza OK.
Hatua ya 8. Bonyeza kitufe cha Run
Jedwali lako jipya litaundwa na swala uliloweka. Jedwali litaonekana katika fremu yako ya urambazaji upande wa kushoto.
Kuunda Swala la Kiambatisho
Hatua ya 1. Fungua swala lililoundwa hapo awali
Unaweza kutumia swala la kuongezea kuongeza data kwenye meza ambayo tayari ipo kutoka meza nyingine. Hii ni muhimu ikiwa unahitaji kuongeza data zaidi kwenye jedwali ulilounda na swala la kutengeneza meza.
Hatua ya 2. Bonyeza kitufe cha Ongeza kwenye kichupo cha Kubuni
Hii itafungua Append sanduku la mazungumzo. Chagua meza unayotaka kuongezea.
Hatua ya 3. Badilisha vigezo vya swala yako ili vilingane na kile unachotaka kuongeza
Kwa mfano, ikiwa uliunda meza na vigezo "2010" kwa uwanja wa Mwaka, ibadilishe iwe mwaka ambao unataka kuongeza, kama "2011".
Hatua ya 4. Weka mahali unataka data kuongezewa
Hakikisha kuweka sehemu sahihi kwa kila safu ambayo unaongeza. Kwa mfano, wakati wa kutumia mabadiliko yaliyo hapo juu, data inapaswa kuongezewa kwenye uwanja wa Mwaka kwenye Kiambatisho cha safu.
Hatua ya 5. Endesha swala
Bonyeza kitufe cha Run kwenye kichupo cha Kuunda. Hoja itaendeshwa na data itaongezwa kwenye meza. Unaweza kufungua meza ili uhakikishe kuwa data imeongezwa kwa usahihi.
Sehemu ya 5 ya 6: Kuunda na Kutumia Fomu
Hatua ya 1. Chagua meza ambayo unataka kuunda fomu
Fomu hukuruhusu kuona data kwa kila uwanja, na pia ubadilishe haraka kati ya rekodi au uunda mpya. Fomu ni muhimu kwa vipindi virefu vya kuingia kwa data, kwani watu wengi hupata kazi rahisi zaidi kuliko meza.
Hatua ya 2. Bonyeza kitufe cha Fomu katika kichupo cha Unda
Hii itaunda fomu kulingana na sehemu zilizomo kwenye meza moja kwa moja. Ufikiaji hufanya kazi nzuri sana ya kuunda moja kwa moja uwanja ambao ni saizi sahihi, lakini unaweza kubadilisha ukubwa na kuzunguka vitu vyovyote kwenye fomu ambayo unataka.
- Ikiwa hutaki shamba maalum kuonyeshwa kwenye fomu, unaweza kubofya kulia juu yake na uchague Futa.
- Ikiwa meza zako zina uhusiano, hati ya data itaonekana chini ya kila rekodi, ikionyesha data iliyounganishwa. Unaweza kuhariri data yako iliyounganishwa kwa njia rahisi sana. Kwa mfano, kila mwakilishi wa mauzo kwenye hifadhidata yako anaweza kuwa na hifadhidata ya wateja iliyoambatanishwa na rekodi zao.
Hatua ya 3. Nenda kwenye fomu yako mpya
Vifungo vya mshale chini huhama kutoka kwa rekodi hadi kwenye rekodi. Mashamba yatakuwa na watu na data yako ya rekodi unapobadilisha kati yao. Unaweza kutumia vifungo pembeni kuhamia rekodi ya kwanza au ya mwisho.
Hatua ya 4. Bonyeza kitufe cha data ili kutumia meza
Hii iko kona ya juu kushoto, na itakuruhusu kuanza kubadilisha maadili ya meza yako kwa kutumia fomu.
Hatua ya 5. Fanya mabadiliko kwenye rekodi zilizopo
Unaweza kuhariri maandishi katika uwanja wowote wa kila rekodi ili kubadilisha data kwenye jedwali. Mabadiliko yataonyesha kiatomati kwenye jedwali, na vile vile kwenye meza yoyote iliyounganishwa.
Hatua ya 6. Ongeza rekodi mpya
Bonyeza kitufe cha "Ongeza Rekodi" karibu na vifungo vya urambazaji ili kuunda rekodi mpya mwisho wa orodha. Kisha unaweza kutumia sehemu kuingiza data kwenye rekodi tupu kwenye jedwali. Hii ni njia rahisi sana ya kuongeza habari mpya kuliko kupitia mwonekano wa meza.
Hatua ya 7. Hifadhi fomu ukimaliza
Hakikisha kuhifadhi fomu yako kwa kubonyeza Ctrl + S ili uweze kuipata tena baadaye. Itaonekana katika fremu yako ya kusogea upande wa kushoto wa skrini.
Sehemu ya 6 ya 6: Kuunda Ripoti
Hatua ya 1. Chagua meza yako au swala
Ripoti hukuruhusu kuonyesha haraka muhtasari wa data yako. Mara nyingi hutumiwa kwa ripoti za mapato na usafirishaji, na inaweza kulengwa kwa karibu matumizi yoyote. Ripoti huchora data kutoka kwa meza au maswali ambayo umeunda.
Hatua ya 2. Bonyeza kichupo cha Unda
Chagua aina ya ripoti unayotaka kuunda. Kuna njia kadhaa tofauti ambazo unaweza kwenda kuunda ripoti. Ufikiaji unaweza kuunda ripoti yako moja kwa moja, au unaweza kuunda moja ya kawaida.
- Ripoti - Hii itaunda ripoti-kiotomatiki na data zote kutoka kwa chanzo chako. Hakuna kitakachopangwa, lakini kwa hifadhidata ndogo hii labda inatosha kuonyesha unachohitaji.
- Ripoti Tupu - Hii itaunda ripoti tupu ambayo unaweza kujaza na data yako kadiri uonavyo inafaa. Utaweza kuchagua kutoka kwa uwanja wowote unaopatikana ili kuunda ripoti ya kawaida.
- Ripoti Mchawi - Mchawi wa ripoti atakuongoza kupitia mchakato wa uundaji wa ripoti, ikiruhusu kuchagua na kupanga data yako, na kisha uifomatie ipasavyo.
Hatua ya 3. Weka chanzo cha ripoti tupu
Ikiwa umechagua kuunda ripoti tupu, utahitaji kuchagua chanzo chake. Kwanza, bonyeza Panga kichupo kisha uchague Karatasi ya Mali. Vinginevyo, unaweza pia bonyeza alt="Image" + Enter.
Bonyeza mshale wa chini karibu na uwanja wa Chanzo cha Rekodi. Orodha ya meza na maswali yako yanayopatikana yataonekana. Chagua moja na itapewa ripoti
Hatua ya 4. Ongeza sehemu kwenye ripoti yako
Mara tu unapokuwa na chanzo, unaweza kuanza kuongeza sehemu kutoka kwa ripoti yako. Bonyeza kichupo cha Umbizo, na kisha bonyeza Ongeza Sehemu Zilizopo. Orodha ya Shamba itaonekana kwenye fremu ya kulia.
- Bonyeza na buruta sehemu ambazo unataka kuongeza kwenye fremu ya Kubuni. Rekodi hiyo itaonekana kwenye ripoti hiyo. Unapoongeza nyongeza za ziada, zitawekwa moja kwa moja na sehemu zilizopo.
- Unaweza kubadilisha ukubwa wa shamba kwa kubonyeza kingo na kuburuta panya.
- Futa sehemu kutoka kwa ripoti kwa kubofya kichwa na bonyeza kitufe cha Futa.
Hatua ya 5. Ongeza vikundi kwenye ripoti yako
Vikundi vinakuruhusu kuchanganua habari haraka katika ripoti, kwani hukuruhusu kupanga habari zinazohusiana. Kwa mfano, unaweza kutaka kupanga mauzo kwa eneo au kwa muuzaji. Vikundi vinakuruhusu kufanya hivi.
- Bonyeza kichupo cha Kubuni, bonyeza kitufe cha Kikundi na Aina.
- Bonyeza kulia kwenye sehemu yoyote ya uwanja unayotaka kuongeza kwenye kikundi. Chagua Kikundi Kwenye menyu.
- Kichwa kitaundwa kwa kikundi. Unaweza kurekebisha kichwa kwa kila kitu unachotaka kuweka lebo kwenye kikundi.
Hatua ya 6. Hifadhi na ushiriki ripoti yako
Mara tu ripoti yako ikikamilika, unaweza kuihifadhi na kisha kuishiriki au kuiprinta kama hati yoyote. Tumia hii kushiriki utendaji wa kampuni na wawekezaji, mawasiliano ya habari na wafanyikazi, na mengi zaidi.